Maschinelles Ausgleichen für reguläre Pflege durchführen

Greg versteht den Ausgleichsprozess, da er eine Zuordnung im Debitorenteam hatte. Er möchte wissen, wie ein automatischer Ausgleich für Sachkonten ausgeführt werden kann.

Sachkonten, die als OP-verwaltete Konten eingerichtet sind, sollten regelmäßig ausgeglichen werden. Ein Benutzer kann die offenen Sollposten manuell mit Habenposten ausgleichen. Wenn der Saldo null ist, können sie abgeglichen und ausgeglichen werden.

Ein alternativer Prozess besteht darin, dass die offenen Posten automatisch ausgeglichen werden können, indem die App Offene Posten automatisch ausgleichen ausgeführt wird. Das Ausgleichsprogramm kann dann beliebig oft ausgeführt oder als Job eingeplant werden. Das Ausgleichsprogramm gleicht die im Feld Zuordnung eingegebenen Werte der gebuchten Belegpositionen mit den offenen Soll- und Habenpositionen ab.

Wenn also die Zuordnungsfelder denselben Wert haben und der Saldo der Belegpositionen in Belegwährung gleich null ist, gleicht das SAP-System die Positionen ab und bucht einen Ausgleichsbeleg und hat somit den Status "Ausgeglichen".

Um die offenen Posten über das Feld Zuordnung auszugleichen, müssen im SAP-System Ausgleichskriterien konfiguriert sein. Wenn die Ausgleichskriterien (z.B. Zuordnungsfeld) übereinstimmen und der Saldo null ist, werden die Posten abgeglichen und dann ausgeglichen.

Im obigen Beispiel wurden offene Posten auf das Verrechnungssachkonto gebucht. Das Ausgleichsprogramm gleicht offene Posten aus, die dieselbe Zuordnung haben und wenn sich die zugehörigen Soll- und Habenbeträge zu null saldieren. Das Programm hat eine Übereinstimmung für die Zuordnungen XA9 und YA11 gefunden, die nun gelöscht werden. Für den Einsatz „XA18" wurde keine Übereinstimmung gefunden und bleibt offen.

Daher verdichtet das Ausgleichsprogramm offene Posten der ausgewählten Konten in Gruppen und gleicht sie aus, wenn sie denselben Buchungskreis, dieselbe Kontoart, dieselbe Kontonummer, dieselbe Abstimmkontonummer, denselben Währungscode und dasselbe Sonderhauptbuchkennzeichen haben.

Das Programm verwendet außerdem maximal fünf zusätzliche Benutzerkriterien aus dem Belegkopf oder den Belegpositionen, um Gruppen anzulegen. 

Greg erinnert sich an die Einstellung Sortierschlüssel im Buchungskreissegment des Hauptbuchstammsatzes. Sie bestimmt, welcher Wert im Feld Zuordnung gefüllt wird, wenn Belege in das Hauptbuch gebucht werden. Das SAP-System hat Sortierschlüssel konfiguriert, die bei der Pflege des Hauptbuchstammsatzes ausgewählt werden. Beispielsweise aktualisiert der Sortierschlüssel 001 das Feld Zuordnung mit dem Buchungsdatum, wenn Belege in das Hauptbuch gebucht werden.

In den obigen Bildern sehen Sie, dass der Sortierschlüssel im Sachkonto 65003000 auf 0008 gesetzt ist. Dies gibt an, dass das System die Kostenstelle im Feld Zuordnung dieses Einzelpostens füllen soll. Auf dem Bild Buchungsbeleg sehen Sie, dass das Feld Zuordnung im Detailbereich angezeigt wird. Wenn dieser Wert manuell gefüllt wird, wird der Standardwert für den Sortierschlüssel überschrieben. Sobald der Buchungsbeleg gebucht wurde, platziert das System die Daten automatisch in das Feld Zuordnung, in diesem Fall die Kostenstelle 10101101.

Dieses Feld kann zur Filterung oder zum Abgleich bei Verwendung der Hauptbuch-Einzelpostenanwendungen oder wie oben als Abgleichskriterium im Ausgleichsprogramm beschrieben verwendet werden.