Configuration du grand livre pour afficher les régularisations

Greg a besoin d'une introduction sur les régularisations d'un point de vue comptable, car il ne connaît pas ce concept.

Deuxièmement, dans le cadre du processus de clôture, il a besoin d'aide sur la comptabilisation des écritures au journal pour enregistrer les régularisations ou à l'aide d'écritures périodiques. Il doit connaître les applications utilisées dans le système SAP pour enregistrer ces transactions.

Au cours de la clôture, le service de la comptabilité doit identifier, conformément aux pratiques comptables, les régularisations (acomptes) qui doivent être enregistrées dans le grand livre, conformément aux règles générales comptables (GAAP).

Une régularisation est une charge ou un produit qui est constaté (c'est-à-dire qui appartient à la période en cours) mais la facture n'a pas été reçue ou émise. Il peut s'agir, par exemple, d'un loyer pour un bâtiment échu dans la période comptable en cours, mais qui n'a pas été payé. Pour cette raison, ces produits et charges doivent être régularisés, c'est-à-dire qu'ils doivent être répartis sur les périodes au cours desquelles ils sont engagés.

En revanche, un report est une charge ou un produit comptabilisé(e) dans la période en cours (facture envoyée/reçue), mais la transaction commerciale réelle, ou une partie de celle-ci, est réellement engagée dans une période future. Il peut s'agir, par exemple, d'une assurance payée au cours d'une période couvrant l'ensemble de l'exercice comptable ou d'un paiement anticipé d'un client pour des services qui n'ont pas encore été exécutés.

Maintenant que Greg dispose d'un aperçu des régularisations, il souhaite voir comment elles peuvent être enregistrées dans le système SAP.

Pour vous assurer que les charges ou les produits sont comptabilisés dans la période correcte, vous pouvez saisir des pièces de régularisation au moyen d'une écriture au journal ou utiliser l'application Chargement des écritures au journal général, puis les contre-passer dans une étape ultérieure.

L'exemple ci-dessus fait référence au paiement anticipé d'un contrat de leasing d'entrepôt payé sur une base trimestrielle. Dans la période 12, nous payons la totalité des charges de 1 500 EUR pour les périodes 12, 1 et 2.

Pour la période 12, nous comptabilisons une régularisation de 1 000 EUR, puis contre-passons l'écriture dans la période 1. Par conséquent, nous ne déclarons les frais qu'à hauteur de 500 EUR dans la période 12.

Le modèle d'écriture comptable pour contre-passer une écriture au journal est sélectionné lorsque l'écriture au journal est comptabilisée en fin de mois. Lors de la clôture, une étape permet de planifier un job pour annuler automatiquement l'écriture au journal dans la période comptable suivante.

Lorsque le job est exécuté, il sélectionne les écritures au journal avec la même date de contre-passation planifiée et annule les écritures de ces écritures au journal en fonction de la date de contre-passation planifiée. Vous pouvez afficher les écritures de contre-passation à l'aide de l'application Gestion d'écritures au journal.

Greg peut également utiliser une écriture périodique s'il est souvent nécessaire de saisir des régularisations.

Passons à la rubrique suivante et voyons comment utiliser les écritures périodiques pour enregistrer les régularisations.

Greg va apprendre à utiliser une écriture périodique pour configurer une écriture de régularisation dans le système SAP.

Le programme d'écritures périodiques est adapté à la comptabilisation des régularisations car le même montant est comptabilisé exactement sur les mêmes comptes dans chaque période comptable.

L'en-tête ou la règle de périodicité (voir ci-dessus) vous permet d'indiquer les dates de début et de fin, la fréquence (mensuelle, trimestrielle, etc.) et le jour du mois où la comptabilisation aura lieu. Dans chaque période, le jeu d'écritures est Débit Charges et Crédit Autres dettes (ou Provisions).

L'enregistrement d'une régularisation en tant que charge est comptabilisé sur le compte de la manière suivante :

• Autres dettes : si vous êtes certain du motif et du montant de la régularisation
• Provisions : si vous n'êtes pas certain du montant et/ou du motif de la régularisation et que vous ne pouvez que l'estimer