Exécution du rapprochement automatique pour la gestion régulière

Greg comprend le processus de rapprochement car il avait une affectation au sein de l'équipe Comptabilité clients. Il souhaite comprendre comment exécuter le rapprochement automatique pour les comptes généraux.

Les comptes généraux configurés comme comptes soumis à la gestion des postes non soldés doivent être rapprochés régulièrement. Un utilisateur peut rapprocher manuellement les postes débiteurs non soldés avec les postes créditeurs et, si le solde est nul, ils peuvent être comparés et rapprochés.

Autre processus : les postes non soldés peuvent être automatiquement rapprochés en exécutant l'application Rapprocher automatiquement les postes non soldés. Le programme de rapprochement peut alors être exécuté aussi souvent que nécessaire ou planifié comme un job. Le programme de rapprochement compare les valeurs saisies dans la zone Affectation des postes individuels comptabilisés avec les postes débiteurs et créditeurs non soldés.

Ainsi, si les zones Affectation ont la même valeur et que le solde des postes individuels dans la devise de la pièce est égal à zéro, le système SAP compare les postes et comptabilise une pièce de rapprochement, ayant ainsi le statut "Rapproché".

Pour rapprocher les postes non soldés à l'aide de la zone Affectation, des critères de rapprochement doivent être configurés dans le système SAP. Si les critères de rapprochement (par exemple, zone d'affectation) concordent et que le solde est nul, les postes sont comparés puis rapprochés.

Dans l'exemple ci-dessus, les postes non soldés ont été comptabilisés sur le compte de compensation général. Le programme de rapprochement rapproche les postes non soldés qui ont la même affectation et si les débits et crédits associés présentent un solde nul. Le programme a trouvé une correspondance pour les affectations XA9 et YA11 qui sont maintenant rapprochées. Aucune correspondance n'a été trouvée pour l'affectation "XA18" et restera ouverte.

Ainsi, le programme de rapprochement comprime les postes non soldés des comptes sélectionnés dans des groupes et les rapproche s'ils ont la même société, le même type de compte, le même numéro de compte, le même numéro de compte collectif, le même code devise et le même code compte général spécial.

Le programme utilise également un maximum de cinq critères utilisateur supplémentaires de l'en-tête de pièce ou des postes individuels pour créer des groupes. 

Greg rappelle l'option Clé de tri dans le segment Société de la fiche compte général. Il détermine la valeur renseignée dans la zone Affectation lorsque les pièces sont comptabilisées dans le grand livre. Le système SAP a configuré des clés de tri qui sont sélectionnées lors de la gestion de la fiche compte général. Par exemple, la clé de tri 001 met à jour la zone Affectation avec la date comptable lorsque les pièces sont comptabilisées dans le grand livre.

Dans les images ci-dessus, vous pouvez voir que la Clé de tri dans le compte général 65003000 est définie sur 0008. Indique que le système doit renseigner le centre de coûts dans la zone Affectation de ce poste individuel. Dans l'écran Écriture au journal, la zone Affectation apparaît dans la section Détails. Si cette zone est renseignée manuellement, elle écrasera la clé de tri par défaut. Une fois l'écriture au journal comptabilisée, le système place automatiquement les données dans la zone Affectation, dans ce cas, le centre de coûts 10101101.

Cette zone peut être utilisée pour le filtrage ou la comparaison lors de l'utilisation des applications de postes individuels de grand livre, ou comme décrit ci-dessus comme critère de comparaison dans le programme de rapprochement.