Utilisation de variantes de période comptable pour contrôler l'ouverture et la clôture des périodes comptables

Greg a entendu parler de l'application de période comptable que la finance utilise pour ouvrir et clôturer les périodes comptables. Cependant, il a besoin de plus d'informations sur la manière dont et le moment où les périodes comptables sont ouvertes et clôturées en fin de période. 

Au cours de l'exercice comptable :

Dans l'exercice comptable, la période comptable en cours est généralement ouverte pour les écritures de tous les tableaux. Avec la clôture mensuelle, la période comptable est clôturée pour les livres auxiliaires et, pour les opérations de clôture mensuelle, la période comptable est toujours ouverte pour des comptes (spécifiques) dans la comptabilité générale.

L'entreprise poursuivra les opérations comptables dans la nouvelle période comptable pour tous les domaines. Une fois les activités de clôture terminées, la période précédente est clôturée pour toutes les écritures et garantit ainsi que le reporting interne et externe est exact et complet.

Fin de l'exercice comptable :

Au cours de l'exercice, les périodes comptables normales (1-12) sont utilisées pour la comptabilisation dans la comptabilité financière. En outre, il est possible d'utiliser jusqu'à 4 périodes spéciales pour votre exercice comptable. Les périodes spéciales sont facultatives et peuvent être utilisées à la fin de l'exercice comptable pour enregistrer les écritures de type de correction. Par exemple, une correction d'audit peut être comptabilisée dans l'une des périodes spéciales (par exemple, 13) et est donc séparée des périodes comptables normales.

Le système SAP utilise des variantes de période comptable pour gérer l'ouverture et la clôture des périodes comptables.

La variante de période comptable vous permet de piloter les périodes comptables ouvertes/clôturées différemment pour chaque intervalle de comptes en fonction des types de compte suivants : 

• + (valide pour tous les types de compte)
• A (Immobilisations)
• D (Client)
• K (Fournisseurs)
• M (articles)
• V (Comptes de contrats)
• S (comptes généraux)

Pour une meilleure classification des types de comptes disponibles, nous allons d'abord expliquer comment le contrôle de la période comptable est effectué lorsqu'une écriture au journal est saisie dans le système SAP.

Le système utilise la date comptable que vous indiquez lors de la saisie de pièce dans l'en-tête de pièce pour déterminer la période comptable dans laquelle la pièce est comptabilisée. Si la période comptable n'est pas affectée au type de compte générique « + » (Valide pour tous les types de compte), aucune écriture n'est possible dans cette période.

Par conséquent, le type de compte + doit être ouvert pour toutes les périodes censées être ouvertes pour tout autre type de compte et la variante de période comptable doit contenir au moins le type de compte +.

Au niveau du poste individuel, le système SAP vérifie les types de comptes A (Immobilisations), D (Client), K (Fournisseurs), M (Articles), V (Comptes de contrats) et S (Comptes généraux) pour s'assurer que la période est ouverte pour le type de compte affecté.

Pour les types de compte A, D, K, M et S, vous devez indiquer au moins un des intervalles de comptes généraux suivants si vous voulez limiter les écritures à une période comptable particulière :

• 0 – 9999999999 ou
• 0 – ZZZZZZZZZ (si vous utilisez des numéros de comptes généraux alphanumériques)

Ces intervalles de comptes contiennent toujours des comptes généraux.

Les types de comptes auxiliaires seront gérés par les comptes généraux de rapprochement correspondants.

Après s'être familiarisé avec le contrôle de période au niveau de la pièce, Greg apprend à ouvrir et à clôturer des périodes comptables normales et des périodes spéciales à l'aide de l'application Gestion des périodes comptables.

Vous disposez de deux intervalles entre les périodes pour gérer les périodes ouvertes/clôturées pour les écritures financières :

• Normal :

  La période d'intervalle Normal couvre généralement les périodes comptables 1 à 12. En règle générale, une seule période comptable est ouverte, ou deux lorsque nous effectuons la clôture mensuelle pour la période précédente.

   
• Ajustement :

  La période d'intervalle Ajustement comprend des périodes comptables supplémentaires (de 13 à 16) qui sont facultatives et sont exclusivement utilisées à la fin de l'exercice pour enregistrer des écritures qui sont généralement des écritures de correction ou des corrections d'audit que vous pouvez facilement identifier en comptabilisant dans ces périodes.

La principale différence entre ces deux intervalles réside dans le fait que l'intervalle de période Ajustement peut être utilisé pour limiter l'accès à des utilisateurs spécifiques. Cela signifie qu'à la clôture mensuelle ou à la clôture d'exercice, par exemple, vous pouvez ouvrir certaines périodes comptables pour des utilisateurs spécifiques uniquement (en particulier les périodes spéciales). Tous les autres utilisateurs ne peuvent comptabiliser qu'en fonction des options définies dans l'intervalle Normal.

Il est recommandé d'utiliser l'intervalle entre les périodes Ajustement pour les écritures dans les périodes spéciales et l'intervalle Normal pour les processus de comptabilisation dans les périodes normales.

Lors de la comptabilisation dans des périodes spéciales (13 – 16), vous devez tenir compte des points suivants :

• La date comptable doit être comprise dans la dernière période comptable normale. (par exemple, période 12).
• Vous devez saisir les périodes spéciales dans l'en-tête de pièce dans la zone Période car les périodes spéciales ne peuvent pas être déterminées automatiquement par le système.

En général, les périodes comptables sont ouvertes dans le système SAP pour les périodes indiquées dans la variante de période comptable et clôturées pour les périodes qui ne sont pas indiquées.

Remarque : les périodes comptables disponibles sont définies dans la version d'exercice.

Situation initiale :

• La société 1010 utilise la version d'exercice suivante : Exercice comptable = Année civile (12 périodes comptables, 4 périodes spéciales).
• La variante de période comptable 1010 est utilisée pour gérer les périodes comptables.
• La période comptable en cours est 03/2023.
• Contract Accounting n'est pas utilisé.

Le service de la comptabilité détermine que les livres auxiliaires doivent être clôturés à la fin d'une période comptable. Cependant, les comptes généraux doivent rester ouverts plus longtemps pour permettre les écritures de clôture mensuelle du grand livre.

Pour ce faire, saisissez les données suivantes dans la variante de période comptable affectée « 1010 » :

Types de compte : + (Valide pour tous les types de compte), A (Immobilisations), D (Client), K (Fournisseurs), M (Articles) et S (Comptes généraux).

Le service Comptabilité de la société 1010 détermine pour la clôture d'exercice 2022 que :

• le grand livre, tous les livres auxiliaires et les écritures de la gestion des articles doivent être ouverts pour la période en cours uniquement.
• Les utilisateurs auxquels le groupe d'autorisations YEC est affecté doivent pouvoir passer des écritures dans la période spéciale 13/2022 pour le compte général 12102000 utilisé pour préparer le bilan.

La période en cours est 01/2023.

Pour ce faire, saisissez les données suivantes dans la variante de période comptable affectée « 1010 » :

Types de compte : + (Valide pour tous les types de compte), A (Immobilisations), D (Client), K (Fournisseurs), M (Articles) et S (Comptes généraux).

L'application SAP Fiori Gestion des périodes comptables vous permet d'ouvrir et de clôturer des périodes comptables pour vous assurer que les écritures sur les comptes ont lieu dans les périodes comptables appropriées. Vous pouvez également choisir de planifier l'ouverture des périodes pour qu'elle s'exécute une ou plusieurs fois en fonction de vos besoins de gestion.

Cette application vous permet d'accéder à l'application SAP Fiori Gestion des variantes de période comptable et de gérer les intervalles et les types de comptes.

Pour contrôler les écritures du contrôle de gestion (CO) dans la comptabilité financière (FI), vous pouvez utiliser l'intervalle entre les périodes distinct Lié à CO.

Vous pouvez utiliser cet intervalle entre les périodes pour passer des écritures CO-FI dans la comptabilité financière pendant la clôture de période, par exemple.

Cette période n'est valide pour aucune autre écriture. Ces écritures sont contrôlées à l'aide des autres intervalles entre les périodes.

Si ce troisième intervalle n'est pas renseigné, les entrées dans les intervalles Normal et Ajustements sont également valides pour ces écritures.