Änderungen an den Kundenstammsätzen können aus Sicherheitssicht sensibel sein. Aus diesem Grund hat die interne Kontrollabteilung der Bike Company darauf bestanden, eine Kontrolle zu implementieren, die sicherstellt, dass alle Kundenänderungen von einem autorisierten Manager genehmigt werden. Wie wird mit diesem Bedarf im System umgegangen?
In SAP S/4HANA ist es möglich, sensible Felder im Kundenstammsatz zu konfigurieren, die dazu führen, dass der Kunde von einem anderen berechtigten Benutzer für die Validierung gekennzeichnet wird, um das Vier-Augen-Validierungsprinzip auf Stammdatenänderungen anzuwenden.
Bis diese Validierung durchgeführt wird, wird der Kunde für alle Zahlungen gesperrt, wodurch finanzielle Verluste an das Unternehmen verhindert werden. Andere Vorgänge, wie das Erfassen neuer Kundenaufträge oder Rechnungen, sind jedoch weiterhin möglich. Andererseits wird der Benutzer bei jeder Verwendung des Kunden durch eine Warnung darauf hingewiesen, dass noch Validierungen ausstehen.
Aus Compliance-Gründen kann ein Benutzer niemals seine eigenen Kundenmodifikationen genehmigen.
Diese Grafik beschreibt das Vier-Augen-Prinzip, das auf Kundenstammdaten in SAP S/4HANA angewendet wird.
Der erste Mitarbeiter legt die Kundenstammdaten an oder ändert sie. Sie müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen vollständig, korrekt und den Unternehmensstandards und -richtlinien entsprechen.
Wenn der erste Mitarbeiter das Anlegen oder Ändern der Kundenstammdaten abschließt, initiiert er eine Anforderung an einen zweiten Mitarbeiter, die Kundenstammdaten zu prüfen und zu genehmigen.
SAP S/4HANA benachrichtigt den zweiten Mitarbeiter über die ausstehende Genehmigungsanforderung über das System oder per E-Mail, sofern konfiguriert.
- Eine automatische Meldung informiert Benutzer jedes Mal, wenn auf seine Datensätze zugegriffen wird, darüber, dass Änderungen für diesen Kunden ausstehen.
- Automatische Zahlungen an den Kunden schlagen fehl, bis die Änderungen validiert wurden.
Der zweite Mitarbeiter meldet sich an SAP S/4HANA an und prüft die vom ersten Mitarbeiter vorgenommenen Änderungen oder das Anlegen der Lieferantenstammdaten. Sie validieren die Informationen anhand von Unternehmensstandards, Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen.
Sie prüfen auch auf Abweichungen, Inkonsistenzen oder fehlende Informationen.
Wenn der zweite Mitarbeiter die Kundenstammdaten für zufriedenstellend hält, genehmigt er die Änderungen oder das Anlegen, und der Prozess ist abgeschlossen.
Wenn sie Probleme feststellen, können sie die Anfrage ablehnen und mit ihren Kommentaren oder Vorschlägen an den ersten Mitarbeiter zurücksenden.
Wenn die Kundenstammdatenanfrage abgelehnt wird, korrigiert der erste Mitarbeiter die Probleme, auf die der zweite Mitarbeiter hingewiesen hat. Sie reichen die Anforderung erneut zur Genehmigung ein, wenn die Korrekturen vorgenommen werden.
Endgültige Genehmigung und Aktivierung: Wenn der zweite Mitarbeiter die Kundenstammdaten genehmigt, werden die Änderungen oder der neue Kunde im SAP-System aktiviert und stehen für die Verwendung in Transaktionen zur Verfügung.