Kundenstammdaten anlegen

Michael möchte zunächst verstehen, wie ein neuer Kundenstammsatz für Buchhaltungszwecke manuell angelegt wird, der die vorhandene Konfiguration verwendet. Darüber hinaus möchte er wissen, in welcher Beziehung der Kundenstammsatz und der Geschäftspartnersatz stehen.

Darüber hinaus möchte er die wichtigsten Elemente überprüfen, die zum Einrichten des Geschäftspartners erforderlich sind, z.B. den GP-Typ, die GP-Gruppierung und die GP-Rolle.

Fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort, um mit Ihrer Learning Journey zu beginnen.

Ein Geschäftspartner (GP) ist eine Entität, die eine Rolle in Ihrem Unternehmen spielt. Ein GP kann eine natürliche Person, eine Organisation oder eine Gruppe sein. Bei der Debitorenbuchhaltung konzentrieren wir uns nur auf eine natürliche Person oder eine Organisation.

In SAP S/4HANA ist der Geschäftspartner der Stammsatz, mit dem Sie Ihre Kunden verwalten müssen. Der Geschäftspartner wird auch mit anderen Arten zugehöriger Partner verwendet, z.B. Lieferanten oder Mitarbeiter.

Das System bietet einen zentralen Einstiegspunkt zum Anlegen, Bearbeiten und Anzeigen von Stammdaten für Geschäftspartner in Bezug auf verschiedene Geschäftsprozesse. Ein Geschäftspartner sollte in den Stammdaten nur einmal vorhanden sein, unabhängig von der Anzahl der Geschäftsprozesse, an denen er beteiligt ist. Das bedeutet z.B., dass eine Entität, die sowohl Kunde als auch Lieferant ist, nur einmal in SAP eingerichtet werden muss.

Das Anlegen eines Geschäftspartners in SAP S/4HANA erfordert die Ermittlung einiger obligatorischer Organisationselemente:

Kategorie

Der Geschäftspartnertyp (GP-Typ) ist der Begriff, mit dem ein Geschäftspartner als natürliche Person (z.B. eine Privatperson), Gruppe (z.B. eine Erbengemeinschaft) oder Organisation (juristische Person oder Teil einer juristischen Person, z.B. eine Abteilung eines Unternehmens) klassifiziert wird.

Gruppierung

Jeder Geschäftspartner muss beim Anlegen einer Gruppierung zugeordnet werden. Die Gruppierung ermittelt die GP-Nummer aus einem vordefinierten Nummernkreis. Diese Nummerierung kann extern oder intern sein.

Rolle

Im Allgemeinen entspricht eine GP-Rolle einem Geschäftskontext, in dem ein Geschäftspartner angezeigt werden kann und die anwendungsspezifischen Daten bereitstellen kann. Ein Geschäftspartner kann mehrere Rollen haben, z.B. FI-Kreditor (FI-AP), FI-Debitor (FI-AR), Debitor (SD) oder Lieferant (MM).

In diesem Kurs verwenden wir die Standardgeschäftspartnerrolle „Debitor für Debitorenbuchhaltung". Diese GP-Rolle ermöglicht die Eingabe der buchungskreisspezifischen (= debitorenspezifischen) Daten für einen Geschäftspartner.

Sehen wir uns diese Komponenten genauer an.

Ein Geschäftspartner kann nur mit einem GP-Typ verknüpft werden, d.h., der Partner ist entweder eine Person oder eine Organisation. Die Kategorie bestimmt die Felder, die in den Stammdaten verfügbar sind, z.B. das Geburtsdatum einer Person oder die Rechtsform einer Organisation.

Jeder neue Geschäftspartner muss einer Gruppierung zugeordnet werden. Diese Gruppierung bestimmt die Nummer des Geschäftspartners und kann daher nach dem Anlegen des Geschäftspartners nicht mehr geändert werden.

Ein Geschäftspartner kann mit einer unbegrenzten Anzahl von GP-Rollen verknüpft werden. Zunächst müssen die allgemeinen Daten des Geschäftspartners vervollständigt werden. Sie enthält anwendungsneutrale Daten, wie z.B. Adresse, Telefonnummer oder Bankdaten.

Anschließend kann der GP mit mehreren zusätzlichen Benutzerrollen verknüpft werden, eine für jeden Geschäftsprozess, an dem er beteiligt ist. Beispielsweise ist der GP beim Anlegen sowohl mit der Rolle „Kunde" als auch mit der Rolle „Lieferant" verknüpft. Einige Monate später wird eine neue Rolle für „Verbraucher" hinzugefügt.

Für jede GP-Rolle werden spezifische Daten gespeichert. Auf diese Weise wird die Pflege reduziert, und es werden keine redundanten Daten gespeichert, da die allgemeinen Daten einmal definiert werden und unabhängig von der Funktion eines Geschäftspartners oder anwendungsspezifischen Erweiterungen sind.

Wenn einem GP die Rolle Debitor Rechnungswesen), fordert das System Sie auf, ihn den Buchungskreisen zuzuordnen, in denen dieser Geschäftsprozess ausgeführt wird, und führt die erforderliche Einrichtung durch. Der Kunde kann beispielsweise in drei europäischen Unternehmen mit jeweils unterschiedlichen Einstellungen für Zahlungsbedingungen und nicht für amerikanische Unternehmen angelegt werden.

Darüber hinaus müssen Sie beachten, dass die Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens und die Vertriebsabteilung unterschiedliche Anforderungen haben, die in SAP über zwei verschiedene Module abgewickelt werden: (FI und SD). Dies führt zur Verwendung von zwei verschiedenen Rollen, wenn derselbe Kunde in den beiden Modulen aktiviert werden muss. Beispielsweise ist die Einstellung für das Hauptbuchabstimmkonto nur für die Buchhaltungsabteilung relevant, genauso wie der Lieferplan nur für die Verkaufsabteilung relevant ist.