得意先マスタレコードに対する変更は、セキュリティの観点から機密性が高い場合があります。このため、Bike Company の内部管理部門は、すべての得意先変更が権限のあるマネージャによって承認されるように管理を導入することを主張しています。この需要をシステムで処理する方法を教えてください。
SAP S/4HANA では、得意先マスタレコードで '機密項目' を設定することができます。これにより、別の権限ユーザによるチェックフラグが設定され、マスタデータ変更に 4 つの目のチェック原則が適用されます。
このチェックが実行されるまで、得意先はすべての支払に対してブロックされるため、会社への財務上の損失が回避されます。ただし、新規受注や請求書の入力など、その他のトランザクションも引き続き可能です。一方、カスタマが使用されるたびに警告が表示され、チェックがまだ保留中であることがユーザに通知されます。
コンプライアンス上の理由から、ユーザは独自のカスタマ変更を承認することはできません。
この図は、SAP S/4HANA の得意先マスタデータに適用される 4 つの目の原則を示しています。
最初の従業員が得意先マスタデータを登録または変更します。すべての必要な情報が完全かつ正確であり、会社の標準およびガイドラインに従っていることを確認する必要があります。
最初の従業員が得意先マスタデータの登録または変更を完了したら、2 人目の従業員が得意先マスタデータをレビューおよび承認するための依頼を開始します。
SAP S/4HANA は、システムまたは電子メール (設定されている場合) を介して承認待ちの申請について 2 番目の従業員に通知します。
- 自動メッセージにより、レコードにアクセスするたびに、この得意先に対する変更が保留中であることがユーザに通知されます。
- 得意先への自動支払は、変更がチェックされるまで失敗します。
2 番目の従業員は SAP S/4HANA にログインし、最初の従業員によって行われたサプライヤマスタデータの変更または登録をレビューします。会社標準、ガイドライン、および規制要件に照らして情報を検証します。
また、不一致、不整合、または情報の欠落もチェックします。
2 人目の従業員が得意先マスタデータを満足できると判断した場合、変更または登録を承認し、プロセスが終了します。
問題が見つかった場合は、申請を却下し、コメントまたは提案とともに最初の社員に返送することができます。
得意先マスタデータ依頼が却下された場合、最初の従業員は 2 人目の従業員が指摘した問題を修正します。修正が行われると、承認のために申請が再送信されます。
最終承認および有効化: 2 人目の従業員が得意先マスタデータを承認すると、変更または新規得意先が SAP システムで有効化され、トランザクションで使用できるようになります。