Eingehende Lieferantenrechnungen bearbeiten

Buchungslogik der Zahlungsverwaltung und Buchung von Rechnungen und Gutschriften herausfinden

Objective

After completing this lesson, you will be able to den Verbindlichkeitsprozess erläutern und Lieferantenrechnungen und Gutschriften im System buchen

Verbindlichkeitsprozess

Source-to-Pay-Prozess

Lernen Sie Jennifer kennen. Sie beendete gerade ihr Betriebswirtschaftsstudium und begann in der Buchhaltungsabteilung der Bike Company zu arbeiten. Bike Company produziert Fahrräder und E-Scooter aus nachhaltigen Materialien.

Jennifer arbeitet als Kreditorenbuchhalterin. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Bearbeitung und Organisation eingehender Lieferantenrechnungen. Jennifer möchte erfahren, wie sie ihre täglichen Rechnungsbearbeitungsaufgaben in SAP S/4HANA ausführt.

Jennifer ist sich des allgemeinen Beschaffungsprozesses oder Source-to-Pay bewusst, bei dem ihre Buchhaltungsabteilung eine wichtige Rolle spielt. Wenn es um ihre Hauptaufgaben geht, stellt sie fest, dass sie zum Teilprozess des Source-to-Pay-Prozesses gehören, nämlich dem Prozess „Rechnung bis Zahlung".

In Bezug auf diesen Teilprozess werden Jennifers Aufgaben darin bestehen,

  • Lieferantenrechnungen bearbeiten

  • Kreditorenbuchhaltung bearbeiten

Die Abbildung zeigt den Prozess „Source-to-Pay“, der in fünf Teilprozesse unterteilt ist: Source-to-Contract, Procure-to-Receipt, Request to Resolution, Invoice to Pay und Manage Supplier and Collaboration. In der Phase „Invoice to Pay“ gibt es zwei Teilprozesse: Supplier Invoice Management und Payables Management. Die Lieferantenrechnungsverwaltung umfasst die Aufgabe Lieferantenrechnungen bearbeiten, während die Kreditorenbuchhaltung die Kreditorenbuchhaltung und die Zahlungsabwicklung umfasst.

Lebenszyklus von Lieferantenrechnungen

Bei ihrer täglichen Arbeit wird Jennifer viele Lieferantenrechnungen empfangen und verarbeiten. In dieser Schulung konzentrieren wir uns auf die ersten Schritte des Lebenszyklus von Lieferantenrechnungen:

  • Rechnungseingang und -bearbeitung

  • Rechnungskorrektur

Mit anderen Worten, Jennifer wird lernen, wie Sie verschiedene Rechnungen im Finanzbuchhaltungssystem pflegen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen.

Die Abbildung zeigt den Lebenszyklus von Lieferantenrechnungen, der sechs Hauptphasen umfasst: Ankunft, Verarbeitung, Korrektur (falls erforderlich), Zahlungsvorbereitung, Zahlung und Korrespondenz.

Lieferantenrechnungspositionen

Wenn Jennifer eine Lieferantenrechnung erhält, stellt sie fest, dass diese Rechnung, sobald sie im System erfasst wird, aus Sicht der Finanzbuchhaltung zu einem Buchungsbeleg wird. Das bedeutet, dass verschiedene Daten, die auf der Rechnung aufgeführt sind, Teil eines Buchungsbelegs werden. Schauen wir uns das nun genauer an.

Wählen Sie die Wiedergabetaste, um mehr über die Informationen aus einer Lieferantenrechnung zu erfahren, die zugeordnet und in Felder eines Buchungsbelegs übertragen werden.

Lieferantenrechnung - Buchungsbeleg

Die Informationen, die in einem Buchungsbeleg angezeigt werden, stammen also aus der Lieferantenrechnung. Es gibt jedoch auch einige Informationen, die aus dem Lieferantenstammsatz stammen. Schauen wir uns das nun etwas genauer an.

Wählen Sie die Wiedergabetaste, um mehr über die Informationen aus dem Lieferantenstammsatz zu erfahren, die zugeordnet und in Felder eines Buchungsbelegs übertragen werden.

Transaktionstypen für Lieferanten

Bei der Arbeit mit SAP S/4HANA stellt Jennifer fest, dass es vier Lieferantenvorgangsarten gibt:

  • Rechnung

  • Gutschrift

  • Nachbelastung

  • Nachentlastung

Wenn die Lieferantenrechnung eingeht, muss sie sie logisch gesehen unter der Vorgangsart Rechnung bearbeiten. In diesem Fall erhält das Lieferantenkonto eine Habenbuchung.

Eine Gutschrift ist eine Transaktionsart für eine Transaktion, bei der ein Lieferant uns Geld schuldet und uns eine Rückerstattung ausstellen wird. In diesem Fall erhält das Lieferantenkonto eine Sollbuchung.

Eine Nachbelastung wird gebucht, wenn z.B. zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungseingang einige Extrapreise anfallen. In diesem Fall erhält das Lieferantenkonto eine Habenbuchung.

Eine nachträgliche Entlastung wird gebucht, wenn z.B. zusätzlich zur Gutschrift einige Extrapreise anfallen. In diesem Fall erhält das Lieferantenkonto eine Sollbuchung.

Jennifer stellt fest, dass sie als Kreditorenbuchhalterin die meiste Zeit Rechnungen und Gutschriften bearbeiten wird. Nachbelastungen und Nachentlastungen werden meist von der Logistikabteilung bearbeitet und beziehen sich auf Warenlieferungen.

Die Abbildung zeigt vier Arten von Transaktionen in Bezug auf Lieferantenkonten. Die Transaktion „Rechnung“ stellt den ersten Eingang einer Lieferantenrechnung dar und erhöht den Lieferantenkontensaldo. Die Transaktion Gutschrift weist auf eine Lieferantenerstattung hin, die den Lieferantenkontosaldo verringert. Die Transaktion Nachträgliche Belastung zeigt zusätzliche Kosten vom Lieferanten nach der ursprünglichen Rechnung an, wodurch der Lieferantenkontensaldo weiter erhöht wird. Schließlich stellt der Vorgang Nachentlastung zusätzliche Gutschriften für den Lieferanten dar, wodurch der Saldo des Lieferantenkontos über die ursprüngliche Gutschrift oder Rückerstattung hinaus reduziert wird.

Lieferantenrechnungserstellung/Eingangsrechnungserstellung

Nun hat Jennifer viel über Lieferantenrechnungen gehört und freut sich sehr, wie Sie eine solche Buchung vornehmen können. Beginnen wir mit einer ersten Option, um eine solche Buchung mit der App „Lieferantenrechnung anlegen" vorzunehmen.

Wählen Sie die Wiedergabetaste, um zu erfahren, wie Sie mit der App Lieferantenrechnung anlegen Rechnungsinformationen in das System eingeben. Folgen Sie den Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um allgemeine Informationen einzugeben, Termine anzugeben, den richtigen Lieferanten auszuwählen usw.

Lieferantenrechnung anlegen

Üben Sie mit der interaktiven Simulation, mit der SAP-Fiori-App Lieferantenrechnung anlegen eine Lieferantenrechnung für Ihren Lieferanten anzulegen.

ExerciseStart Exercise

Eingangsrechnungserstellung

Lieferantenrechnungen können auch mit einer anderen App im System gebucht werden. Dies ist die App Eingangsrechnungen anlegen. Zeigen Sie an, welche Apps im System Ihres Unternehmens für Ihren Benutzer verfügbar sind, und fragen Sie Kollegen, welcher Eintrag in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Erfahren Sie mehr über diese App und wie Sie sie verwenden, indem Sie der interaktiven Simulation folgen.

Eingangsrechnung anlegen

Üben Sie mit der interaktiven Simulation das Anlegen einer Lieferantenrechnung für Ihren Lieferanten mit der SAP-Fiori-App Eingangsrechnungen anlegen.

ExerciseStart Exercise

Lieferantengutschrift anlegen/Eingangsgutschrift buchen

Jennifer ist Teil eines Gesprächs mit ihren neuen Kollegen. Sie sprechen darüber, dass es aufgrund verspäteter Lieferungen in letzter Zeit Probleme mit einem Lieferanten gegeben hat. Sie hatten sogar damit begonnen, nach einem anderen möglichen Lieferanten zu suchen. Nach einem Gespräch mit dem bestehenden Lieferanten wären die Lieferungen in der vergangenen Woche jedoch pünktlich gewesen, und der Lieferant hätte eine Gutschrift angeboten, um die gute Geschäftsbeziehung zu bestätigen. Diese Gutschrift ist nun tatsächlich eingetroffen.

Jennifer hat nun gelernt, eine Lieferantengutschrift mit der App Eingangsrechnung anlegen zu buchen. Wie bei der Kreditorenrechnungsbuchung gibt es auch hier eine zweite Möglichkeit. Dies ist die App Eingangsrechnungen anlegen.

Jennifer möchte nun wissen, wie eine solche Gutschrift mit der App Lieferantenrechnung anlegen im System gebucht wird.

Wählen Sie dazu die Wiedergabetaste, und sehen Sie sich das folgende Video an.

Lieferantengutschrift anlegen (ohne Bezug)

Unser Lieferant hat uns aufgrund der guten Zusammenarbeit eine Gutschrift gesendet. Üben Sie das Anlegen einer Lieferantengutschrift mit der SAP-Fiori-App Lieferantenrechnung anlegen.

ExerciseStart Exercise

Eingehende Lieferantengutschrift

Jennifer hat nun gelernt, eine Lieferantengutschrift mit der App Eingangsrechnung anlegen zu buchen. Wie bei der Kreditorenrechnungsbuchung gibt es auch hier eine zweite Möglichkeit. Dies ist die App Eingangsrechnungen anlegen.

Erfahren Sie mehr über diese App und wie Sie sie verwenden, indem Sie der interaktiven Simulation folgen.

Eingehende Lieferantengutschrift anlegen

Unser Lieferant hat uns aufgrund der guten Zusammenarbeit Gutschriften gesendet. Üben Sie das Anlegen einer Lieferantengutschrift mit der SAP-Fiori-App Eingangsrechnungen anlegen.

ExerciseStart Exercise

Rechnungen in Fremdwährung

Fremdwährungsrechnungen

Die Lieferanten von Jennifers Unternehmen sind auf der ganzen Welt ansässig. Lieferantenrechnungen stammen aus verschiedenen Ländern und in unterschiedlichen Währungen. Jennifer möchte erfahren, wie Lieferantenrechnungen in verschiedenen Währungen gebucht werden.

Sie können Belege in jeder Fremdwährung erfassen, für die im System ein Währungsschlüssel definiert ist. Wenn Sie eine Kreditorenrechnung in Fremdwährung buchen, speichert das System den Betrag für jede Belegposition sowohl in Haus- als auch in Fremdwährung. Bei der Eingabe des Betrags in Fremdwährung rechnet das System die Posten gleichzeitig mit dem zum Buchungsdatum gültigen Umrechnungskurs in die Hauswährung um.

Die Abbildung zeigt die Rechnungen von Lieferanten aus verschiedenen Ländern und hebt die verwendeten Währungen hervor. Ein Lieferant aus den USA stellt Rechnungen in US-Dollar (USD) aus, ein Lieferant aus Australien stellt Rechnungen in australischen Dollar (AUD) aus und ein Lieferant aus Deutschland stellt Rechnungen in Euro (EUR) aus.

Um eine Kreditorenrechnung in einer Fremdwährung in SAP S/4HANA zu buchen, können Sie dieselben Apps wie für Buchungen in der Hauswährung verwenden. Sie werden auf ein Feld mit der Bezeichnung "Währungsschlüssel" stoßen. Während in vielen Szenarios die Hauswährung standardmäßig vorgeschlagen wird, ist es wichtig zu wissen, dass dies geändert werden kann. Wenn Sie mit dem gewünschten Währungsschlüssel vertraut sind, z.B. USD für US-Dollar, können Sie ihn direkt eingeben oder die Suchfunktion wählen.

Weitere Informationen zu Lieferantenbuchungen in Fremdwährung finden Sie im Video:

Zusammenfassung

  • Lieferantenrechnungen werden zu Buchungsbelegen und integrieren Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung.

  • Zu den verschiedenen Vorgangsarten gehören Rechnung, Gutschrift, Nachbelastung und Nachentlastung.

  • Lieferantenrechnungen können mit Apps wie Lieferantenrechnung anlegen und Eingangsrechnungen anlegen gebucht werden.

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