Lieferantenrechnungen und Einzelposten verwalten

Jennifer hat bereits eine große Anzahl von Lieferantenrechnungen verarbeitet. Wenn sie sie in das System eingibt, stellt sie fest, dass sie in der App Kreditorenposten bearbeiten eine Übersicht über alle Rechnungen für einen bestimmten Lieferanten auf dem Konto dieses Lieferanten erhalten kann. Jennifer hat aber auch von Kollegen gehört, dass es sinnvoll sein kann, die Analyse eines Kreditors mit den Verkehrszahlen/Salden zu starten.

Sie können die Filterkriterien wie Lieferant, Buchungskreis und Geschäftsjahr eingeben. Wenn Sie Geschäftsjahre später vergleichen möchten, können Sie das Vergleichsgeschäftsjahr eingeben.

Auf der ersten Registerkarte der App werden die Salden für die ausgewählten Kreditoren angezeigt. In den Spalten zwei und drei sind die Haben- und Sollwerte für jede Buchungsperiode aufgeführt, gefolgt von einer Spalte mit den Salden. Um eine gründliche Analyse einer Buchungsperiode (z.B. August) durchzuführen, ist es wichtig zu ermitteln, welche spezifischen Buchungen die Soll- und Habenwerte für diesen Zeitraum beeinflusst haben. Wenn Sie den Wert in der Spalte Soll für diese Buchungsperiode auswählen, gelangen Sie zu den einzelnen Buchungen, die für diesen Wert gebucht wurden.

Um alle Buchungen aus einer Buchungsperiode gleichzeitig anzuzeigen und Zeit zu sparen, wählen Sie den Saldowert für die Buchungsperiode aus.

Das Ändern des Layouts durch Wechseln der Sicht, z.B. von Standard zu SAP-Clearing-Daten, ist eine Option. Beachten Sie, dass Ihr Projektteam möglicherweise spezifische Ansichten für Ihre Organisation erstellt hat.

Zu den zusätzlichen Funktionen dieser App gehören die Möglichkeit, die Sicht zu ändern, durch Auswahl der blauen Nummer des Belegs zum Buchungsbeleg zu navigieren, den Einzelposten zu bearbeiten, Korrespondenz zu generieren, den Einzelposten für die Zahlung zu sperren oder zu entsperren und einzelne Zahlungen anzulegen.

Es ist auch möglich, die Einzelpostenliste zu importieren oder die Einstellungen zu ändern, z.B. um verschiedene Felder anzuzeigen.

Sehen wir uns nun die Apps Kreditorensalden anzeigen und Kreditorenposten bearbeiten genauer an. Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie Kreditorensalden und Einzelposten analysieren.

Wenn Jennifer die Kreditorenposten anzeigt, bemerkt sie, dass einige von ihnen den Status rot haben und als offen klassifiziert sind, während die anderen den Status grün haben und als ausgeglichen klassifiziert sind.

Jennifer gibt an, dass eine neue Lieferantenrechnung immer dann, wenn sie im System erfasst wird, den Status „Offen" erhält. Dieser Status bleibt so, bis eine Gegenbuchung erfolgt ist. Bei einer Rechnung ist eine Gegenbuchung die Zahlung. Sobald wir diese Rechnung bezahlen, wird ihr Status in „Ausgeglichen" geändert.

Um mehr über offene und ausgeglichene Status in SAP S/4HANA Finance – Kreditorenkonten – zu erfahren, wählen Sie die Wiedergabetaste des folgenden Videos.

In der Regel kann ein offener Posten ausgeglichen werden, sobald eine Zahlung erfolgt ist. Es gibt jedoch auch eine andere Situation, in der Finanzbuchhalter Routineaufgaben für bestehende Konten durchführen. In diesem Fall können offene Posten über einen manuellen Ausgleich ausgeglichen werden.

Ein manueller Ausgleich würde bedeuten, dass Jennifer sich vorhandene Kreditorenkonten ansieht und die Einzelposten abgleicht, die ausgeglichen werden könnten. Beispiel: Abgleich vorhandener offener Rechnungen mit vorhandenen Gutschriften.

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie Kreditorenkonten ausgleichen und ausgeglichene Posten verifizieren. Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Finanzwesen!