Optimierung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen

Jennifer hat nun viel Wissen über die Grundfunktionen der Kreditorenbuchhaltung gewonnen. Nun möchte sie herausfinden, mit welchen Tools und Techniken die Kreditorenbuchhalter ihre Arbeit beschleunigen, effizienter gestalten und zu schwierigeren Aufgaben beitragen können.

Im Rahmen des Onboardings traf Jennifer verschiedene Kollegen und deren Arbeitsweise. Sie bemerkte, dass selbst mit den gleichen Apps kleine Dinge auf dem Bildschirm der Kollegen anders aussehen können. Es scheint Einstellungen zu geben, die ein Benutzer für sich selbst auswählen kann. Ein Kollege zeigt ihr die App Einstellungen für Lieferantenrechnungen bearbeiten an.

Mit dieser App können Sie benutzerspezifische Parameter für Lieferantenrechnungen auswählen. Diese App stellt folgende Parameter bereit:

• Buchungsbeleg anzeigen: Wenn aktiviert, wird eine Lieferantenrechnung gebucht oder vorerfasst: Sie erhalten als Information sowohl die Rechnungsnummer als auch den Buchungsbeleg.)

• Buchungskreis als Standardwert übernehmen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der für die Rechnung eingegebene Buchungskreis in der Wertehilfe für Bestellreferenzen in der App Lieferantenrechnungen verwalten (Sicht Lieferantenrechnung anlegen) vorgeschlagen.

• Lieferant als Standardwert übernehmen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der für die Rechnung eingegebene Lieferant in der Wertehilfe für Bestellreferenzen in der App Lieferantenrechnungen verwalten (Sicht Lieferantenrechnung anlegen) vorgeschlagen.

• Standardwährung aus Finanzwesen deaktivieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Währung für die Rechnung nicht vorgeschlagen.

Erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Kreditorenrechnungen im SAP-S/4HANA-System erfassen, indem Sie das bereitgestellte Video ansehen.

Jennifer ist sehr überrascht, dass Lieferantenrechnungen über sehr unterschiedliche Kanäle und Wege beim Unternehmen ankommen. Sie möchte nun wissen, welche Möglichkeiten es gibt, z.B. Kreditorenrechnungen, die auch in einer Excel-Datei oder in elektronischer Form verfügbar sind, schnell und effektiv im System zu buchen.

Das Bild beschreibt mögliche Techniken zum Buchen von Lieferantenrechnungen aus Excel oder Lieferantenrechnungen, die in elektronischer Form im System verfügbar sind.

Zusätzlich zu den Rechnungen hat ein Lieferant eine Excel-Datei mit den Rechnungsdaten gesendet. Jennifer wird nun gebeten, die Rechnungen zu buchen, und möchte die Excel-Datei verwenden und den Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren. Ein Kollege gibt ihr den Tipp, dass es eine Importfunktion für den Import von Kreditorenrechnungen in das SAP-System gibt. Jennifer will nun mehr darüber wissen, wie der Import funktioniert.

Jennifer, sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie den Import von Lieferantenrechnungen durchführen.

Mit dieser App können Sie mehrere Lieferantenrechnungen gleichzeitig in das System importieren. Sie können eine Vorlagendatei herunterladen, die Rechnungsinformationen eingeben und die ausgefüllte Datei wieder in die App hochladen. Anschließend können Sie die Rechnungen buchen oder vollständig sichern. Es ist möglich, die Rechnungen vor der Buchung auf Fehler zu prüfen.

Mit dieser App können Sie Anlagen hochladen, die Sie als elektronische Rechnungsbelege in Ihrem Verzeichnis gespeichert haben. Es ist möglich, jede hochgeladene Datei als Anlage mit der entsprechenden Rechnung zu verknüpfen.

Geschäftlicher Nutzen:

• Vereinfachen Sie die Rechnungsbearbeitung von Anfang an mit einer Benutzeroberfläche für das Hochladen von Kundeneinstufungen.

• Steigern Sie die Prozesseffizienz, indem Sie die Erkennung von Bilddaten und die Rechnungserstellung im digitalen Kern automatisieren.

• Priorisieren Sie Rechnungen, die von Experten bearbeitet werden müssen.

• Legen Sie sofortigen Zugriff auf das Rechnungsbild in SAP S/4HANA Cloud für Kreditorenbuchhalter und -prüfer an.

• Verhindern Sie fehlende Verknüpfungen zwischen Beleg und Transaktion.

Jennifer hat einen Auftrag zur Änderung der Referenznummer in einer Lieferantenrechnung erhalten, die bereits gebucht wurde, da die eingegebene falsch ist. Außerdem hat ein Kollege gemeldet, dass sich die Zahlungsbedingungen eines Kreditors für uns verbessert haben und die Zahlungsbedingungen nun in allen Kreditorenposten angepasst werden sollen, die für diesen Lieferanten noch offen sind. Der Lieferantenstammsatz wurde bereits angepasst. Jennifer sieht viel zu erledigen, da der Lieferant viele offene Rechnungen im System hat.

Daher sucht sie nach Informationen, wie diese Änderungen so effektiv wie möglich im System vorgenommen werden können.

Zunächst einige Hintergrundinformationen zu Änderungen gebuchter Belege:

Rechnungslegungsvorschriften erfordern, dass Buchungsbelegänderungen auf ein Minimum beschränkt werden, sobald ein FI-Beleg in SAP S/4HANA gebucht wurde. In jedem Fall können alle buchhaltungsbezogenen Informationen wie Buchungsschlüssel, Kontonummern, Buchungsdatum, Beträge usw. unter keinen Umständen geändert werden, da diese Daten bereits zu einer Aktualisierung der Kontensalden geführt haben.

Darüber hinaus ist es möglich, SAP so anzupassen, dass bestimmte Regeln angewendet werden, sodass die Änderungen an Feldern nur unter bestimmten Bedingungen zulässig sind. Beispielsweise werden die Änderungen nur akzeptiert, wenn die Buchungsperiode offen ist oder wenn der Einzelposten noch nicht abgestimmt wurde. Der Grund dafür ist, unerwünschte Modifikationen von Daten zu verhindern, die eine Abstimmung unmöglich machen oder die Auditierbarkeit der Daten gefährden könnten.

Im folgenden Video erfahren Sie mehr über die möglichen Änderungen (Einzel- und Massenänderungen) in gebuchten Lieferantenrechnungen: