Verwalten der Zurückstellung und Vorerfassung von Rechnungen

Fangen wir jetzt mit dem Halten an.

Mit der Funktion Beleg merken können Sie die eingegebenen Daten temporär sichern, um die Datenerfassung zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen zu können. Belege, die die SAP-S/4HANA-Anwendung enthält, müssen nicht vollständig sein. Die Kontensalden werden in den gemerkten Belegen nicht fortgeschrieben und die Daten des gemerkten Belegs stehen nicht zur Auswertung zur Verfügung.

Wenn Sie die Rechnung merken, wird der Rechnungsentwurf in einer sehr einfachen Form gesichert. Die einzigen beiden Felder, die gefüllt werden müssen (zusätzlich zu Buchungskreis und Vorgangsart), sind:

• Rechnungsdatum

• Rechnungssteller

Wenn eine Rechnung gemerkt wird, bedeutet dies Folgendes:

• Der Beleg könnte unvollständig sein.

• Der Belegsaldo ist möglicherweise noch nicht null.

• Der Beleg kann nicht in der Kreditoreneinzelpostenliste angezeigt werden.

• Es ist möglich, dass der Beleg noch nicht für die Buchung bereit ist.

Diese Funktion kann auch für Lieferantengutschriften verwendet werden.

Die Funktion Vorerfassen wurde entwickelt, um die Idee eines Vier-Augen-Prinzips der Rechnung zu verwirklichen. Das bedeutet, dass z.B. ein Buchhalter die Informationen in das System eingibt und der andere prüft. Viele Unternehmen nutzen die Parkfunktion. Dieser Prozess wird in der Regel von der Workflow-Funktion unterstützt.

Das Vorerfassen der Rechnung bedeutet auch, dass die Rechnung als Entwurf gesichert wird. Dieses Mal müssen Sie möglicherweise weitere Daten eingeben. Vorerfasste Rechnungen können auch in die Kreditoreneinzelpostenliste aufgenommen werden.

Die folgenden Rechnungsfelder müssen ausgefüllt werden, wenn Sie eine Rechnung vorerfassen möchten:

• Rechnungsdatum

• Rechnungssteller

• Referenz

• Buchungskreis

Wenn eine Rechnung vorerfasst wird, bedeutet dies Folgendes:

• Der Beleg könnte unvollständig sein.

• Der Belegsaldo ist möglicherweise noch nicht null.

• Es ist möglich, den Beleg in der Kreditoreneinzelpostenliste anzuzeigen.

• Es ist möglich, dass der Beleg noch nicht für die Buchung bereit ist.

• Der Entwurf wird nicht an die nächste Person im Prozess gesendet.

Wenn Sie die Eingabe Ihres Belegs abgeschlossen haben, wählen Sie die Option Rechnung vollständig sichern.

Wenn Sie Ihre Rechnung vollständig sichern möchten, müssen Sie Folgendes ausfüllen: Alle Muss- oder Pflichtfelder der Rechnung

Wenn eine Rechnung vollständig gesichert wird, bedeutet dies Folgendes:

• Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt.

• Der Workflow darf die nächsten Schritte des Prozesses initiieren.

• Der Belegsaldo ist Null.

• Es ist möglich, den Beleg in der Kreditoreneinzelpostenliste anzuzeigen.

• Der Beleg ist bereit für die Buchung oder die nächsten Schritte.

Mit der App Liste der Lieferantenrechnungen können Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Lieferantenrechnungen z.B. gemerkt, vorerfasst, vollständig gesichert oder gebucht wurden. Mit dieser App können Sie nach Lieferantenrechnungen suchen und das Suchergebnis als Arbeitsvorrat für Lieferantenrechnungen verwenden.

Abhängig vom Status können Sie z.B. Folgendes tun:

• Status Gebucht: Sie können zur Lieferantenrechnung navigieren. Sie können die Detaildaten überprüfen und die Lieferantenrechnung stornieren oder freigeben.

• Status Gemerkt: Sie können zur Lieferantenrechnung navigieren. Sie können die Funktion Bearbeiten wählen und die Daten ändern und die Lieferantenrechnung simulieren, merken oder buchen.

• Status Entwurf (persönlich): Lieferantenrechnungen mit dem Status Entwurf (privat) werden immer dann angelegt, wenn Sie mit der Erfassung einer Rechnung über die Kachel Lieferantenrechnung anlegen beginnen. In der Liste der Lieferantenrechnungen werden Lieferantenrechnungen mit dem Status Entwurf (privat) nur für Ihren Benutzer angezeigt.