Erläutern der für die Kreditorenverwaltung relevanten Felder für Lieferantenstammdaten

Jennifer kann nun die Lieferanteneinstellungen auf Buchungskreisebene überprüfen.

Zusätzlich zu den allgemeinen Daten des Geschäftspartners wurde jedes Unternehmen, das es als Lieferant verwendet, unter der entsprechenden FI-Kreditorenrolle deklariert. Auf dieser Ebene ist es möglich, die Einstellungen dieses Lieferanten auf Buchungskreisebene zu definieren.

Unter dem Buchungskreis finden wir die Schlüsseleinstellungen, die auf der Registerkarte Finanzwesen gruppiert sind:

• Abstimmkonto: Dies ist das Sachkonto, das das Kreditorennebenbuch in der Bilanz darstellt.
• Zahlungsbedingungen: Diese werden automatisch in den von der Buchhaltungsabteilung generierten Lieferantenrechnungen vorgeschlagen. Er kann dann modifiziert werden.
• Doppelte Rechnung prüfen: SAP gibt einen Alert aus, wenn identische Rechnungen erfasst werden.
• Zahlungsbedingungen für Gutschriften: Diese werden automatisch auf Rechnungskorrekturen gesetzt.
• Zahlungsmethoden: Legt fest, welche Zahlungsmethoden vom Lieferanten akzeptiert werden.
• Zahlungssperre: Hiermit wird jede Zahlung an den Lieferanten gesperrt.
• Abweichender Zahlungsempfänger: Diese Zahlungen werden an diesen abweichenden Zahlungsempfänger adressiert.

Jennifer kann nun die Lieferantenstammdaten auf Buchungskreisebene wie folgt zusammenfassen:

Jennifer interessiert sich besonders für die Funktion zur Prüfung auf doppelte Rechnungen in SAP S/4HANA.

Wenn diese Option auf Lieferantenstammsatzebene aktiviert ist, prüft das System auf doppelte Rechnungen dieses Lieferanten. Jede neue Rechnung wird mit den bereits in der Datenbank vorhandenen Rechnungen verglichen, indem die folgenden Felder abgeglichen werden:

• Referenzbelegnummer
• Buchungskreis
• Lieferant
• Währung
• Belegdatum

Wenn das Feld Referenzbelegnummer leer gelassen wird, gleicht das System zusätzlich den Betrag in Belegwährung ab.

Wenn ein doppelter Eintrag erkannt wird, generiert das System abhängig von der von jedem Unternehmen implementierten Konfiguration eine Warn- oder Fehlermeldung. Der Benutzer muss dann die Warnung validieren oder die in der Fehlermeldung angegebenen Daten korrigieren, um die Rechnung sichern zu können.

Die Möglichkeit, einem Lieferantenstammsatz einen abweichenden Zahlungsempfänger hinzuzufügen, erscheint Jennifer sehr nützlich. Lassen Sie uns mehr erfahren.

In einigen Fällen kann ein Lieferant einen abweichenden Zahlungsempfänger als Empfänger von Zahlungen definieren, die über das automatische Zahlungsprogramm verarbeitet werden. Dies kann passieren, wenn eine lokale Filiale einer Organisation Services für eine bessere Reaktivität bereitstellt, aber alle Zahlungen an ihre Zentrale per Überweisung erfolgen müssen.

Um dies in SAP S/4HANA einzurichten, sollten sowohl die lokale Filiale als auch die Zentrale als Geschäftspartner angelegt werden, wobei auch die Bankverbindung der Zentrale angegeben wird. Anschließend sollte im Stammsatz der lokalen Filiale das Feld für den abweichenden Zahlungsempfänger mit der Geschäftspartnernummer der Zentrale gefüllt werden. Wenn die offenen Rechnungen der lokalen Filiale für die Zahlung durch das automatische Zahlungsprogramm verarbeitet werden, werden die Mittel auf das Bankkonto der Zentrale umgebucht.

Es ist möglich, bei entsprechender Berechtigung im Stammsatz eines Lieferanten die Eingabe von Zahlungsverbindungen (Adresse und Bankinformationen) bei der manuellen Eingabe direkt in jedem Beleg des Lieferanten zu ermöglichen. Aufgrund der möglichen Auswirkungen auf die Sicherheit sollte diese Option jedoch mit Vorsicht verwendet werden.

Zusätzlich kann im Lieferantenstammsatz eine Liste von abweichenden Zahlungsempfängern angegeben werden, aus der der Benutzer bei der Belegerfassung auswählen kann. Dies schränkt das Risiko von Fehlern oder Missbrauch ein.

Schauen wir uns das Kennzeichen für den abweichenden Zahlungsempfänger im System an.