Lieferantenstammdaten anlegen

In SAP S/4HANA geht dem Anlegen eines Lieferanten das Anlegen eines Geschäftspartners voraus. Sehen wir uns an, wie beide Konzepte zusammenhängen.

Ein Geschäftspartner ist ein Dritter, an dem Ihr Unternehmen ein geschäftliches Interesse hat. Dabei kann es sich um eine Person, eine Gruppe von Personen oder eine Organisation handeln.

In SAP S/4HANA ist der Geschäftspartner der Stammsatz, mit dem Sie Ihre Lieferanten verwalten. Der Geschäftspartner wird auch verwendet, um andere Arten von Dritten zu verwalten, z.B. Kunden oder Mitarbeiter.

Das System bietet einen zentralen Einstiegspunkt zum Anlegen, Bearbeiten und Anzeigen von Stammdaten für Geschäftspartner in Bezug auf verschiedene Geschäftsprozesse. Ein Geschäftspartner sollte in den Stammdaten nur einmal vorhanden sein, unabhängig von der Anzahl der Geschäftsprozesse, an denen er beteiligt ist. Das bedeutet beispielsweise, dass ein Drittanbieter, der sowohl Kunde als auch Lieferant ist, nur einmal in SAP eingerichtet werden muss.

Das Anlegen eines Geschäftspartners in SAP S/4HANA erfordert die Ermittlung einiger obligatorischer Organisationselemente:

• Typ: Der Geschäftspartnertyp (GP-Typ) ist der Begriff, mit dem ein Geschäftspartner als natürliche Person (z.B. eine Privatperson), Gruppe (z.B. eine Erbengemeinschaft) oder Organisation (juristische Person oder Teil einer juristischen Person, z.B. eine Abteilung eines Unternehmens) klassifiziert wird.
• Gruppierung: Jeder Geschäftspartner muss beim Anlegen einer Gruppierung zugeordnet werden. Die Gruppierung ermittelt die GP-Nummer aus einem vordefinierten Nummernkreis. Diese Nummerierung kann extern oder intern sein.
• Rolle: Eine GP-Rolle entspricht im Allgemeinen einem Geschäftskontext, in dem ein Geschäftspartner auftreten kann, und stellt die anwendungsspezifischen Daten bereit. Ein Geschäftspartner kann mehrere Rollen haben, z.B. Lieferant Buchhaltung), Debitor Buchhaltung), Kunde (SD) oder Lieferant (MM).

In diesem Kurs verwenden wir die Standardgeschäftspartnerrolle „Kreditor" für die Kreditorenbuchhaltung. Diese GP-Rolle ermöglicht die Eingabe der buchungskreisspezifischen (= kreditorenspezifischen) Daten für einen Geschäftspartner.

Sehen wir uns weitere Details zu diesen Komponenten an:

Ein Geschäftspartner kann nur mit einem GP-Typ verknüpft werden, d.h. ein Partner ist entweder eine Person oder eine Organisation. Die Kategorie bestimmt, welche Felder in den Stammdaten verfügbar sind, z.B. das Geburtsdatum einer Person oder die Rechtsform einer Organisation.

Jeder neue Geschäftspartner muss einer Gruppierung zugeordnet werden. Diese Gruppierung bestimmt den Geschäftspartner und kann daher nicht mehr geändert werden, nachdem der Geschäftspartner angelegt wurde.

Ein GP kann mit einer unbegrenzten Anzahl von GP-Rollen verknüpft werden. Zunächst müssen die allgemeinen Daten des Geschäftspartners vervollständigt werden. Sie enthält anwendungsneutrale Daten wie Adresse, Telefonnummer oder Bankdaten.

Anschließend kann der GP mit mehreren zusätzlichen Benutzerrollen verknüpft werden, eine für jeden Geschäftsprozess, an dem er beteiligt ist. Beispielsweise ist der GP beim Anlegen sowohl mit der Rolle „Kunde" als auch mit der Rolle „Lieferant" verknüpft. Einige Monate später wird eine neue Rolle für „Verbraucher" hinzugefügt.

Für jede GP-Rolle werden spezifische Daten gespeichert. Auf diese Weise wird die Pflege reduziert, und es werden keine redundanten Daten gespeichert, da die allgemeinen Daten einmal definiert werden und unabhängig von der Funktion eines Geschäftspartners oder anwendungsspezifischen Erweiterungen sind.

Wenn einem GP die Rolle Kreditor FI zugeordnet wurde, fordert das System Sie auf, ihn den Buchungskreisen zuzuordnen, in denen dieser Geschäftsprozess ausgeführt wird, und führt die erforderliche Einrichtung durch. Der Lieferant kann beispielsweise in drei europäischen Unternehmen mit jeweils unterschiedlichen Zahlungsbedingungseinstellungen und nicht für amerikanische Unternehmen angelegt werden.

Darüber hinaus müssen Sie beachten, dass die Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens und die Einkaufsabteilung unterschiedliche Anforderungen haben, die in SAP über zwei verschiedene Module behandelt werden: FI und MM. Dies führt zur Verwendung von zwei verschiedenen Rollen, wenn derselbe Lieferant in den beiden Modulen aktiviert werden muss. Beispielsweise ist die Einstellung für das Hauptbuchabstimmkonto nur für die Buchhaltungsabteilung relevant, genauso wie der Lieferplan nur für die Einkaufsabteilung relevant ist.

Insgesamt sollte die gemeinsame Verwendung derselben Geschäftspartnernummer für einen Kunden und Lieferanten Ihre täglichen Aufgaben erleichtern, da es weniger IDs gibt, die in der Stammsatzdatenbank und im täglichen Betrieb verwaltet werden müssen.

Abhängig von Ihren spezifischen Prozessen oder wenn Ihr Unternehmen unterschiedliche Nummernsätze in Altsystemen oder externen Systemen verwendet hat, kann die gemeinsame Nutzung der Nummernkreise die Benutzer jedoch zu Verwirrung und Fehlern führen.

Jennifer ist nun zuversichtlich, dass sie einen Lieferantengeschäftspartner im System anlegen kann. Üben wir auch das Anlegen eines Lieferanten.

Jennifer ist sich bewusst, dass Lieferanten in einigen Fällen nur einmal verwendet werden. Sie fragt sich, wie diese Einmallieferanten im System verwaltet werden können.

SAP S/4HANA ermöglicht das Anlegen von Einmallieferanten für die Geschäftspartner, mit denen Sie nur einmal einen Geschäftsvorgang haben, in der Regel für einen niedrigen Wert. Die von SAP ausgelieferte Standardkontengruppe für Einmallieferanten (oder -kunden) wird als „CPD – Conto-Pro-Diverse" identifiziert und enthält in ihrer Konfiguration das Kennzeichen „CpD-Konto". Daher werden die Einmallieferanten (oder -kunden) in SAP als „CPD" bezeichnet.

In der Regel enthält der CpD-Lieferant keine Adress- oder Bankdaten im Stammsatz. Diese Informationen müssen dann in den Geschäftsbeleg eingegeben werden, z.B. die Eingangsrechnung. Das System erkennt den Lieferanten als zur CPD-Gruppe gehörend und fordert den Benutzer automatisch auf, die im Stammsatz fehlenden Daten zu vervollständigen.

In der Regel können Anbieter, die nicht mit der Kerntätigkeit des Unternehmens verbunden sind, mit niedrigen Rechnungsbeträgen und selten verwendeten Anbietern als CPD-Lieferanten behandelt werden: Ein Geschenk-Shop für ein Mitarbeiterpensions-Geschenk, eine lokale Wohltätigkeitsorganisation, ein Restaurant für eine Teambuilding-Veranstaltung. Lokale Buchhaltungs- oder interne Regeln können sich auf die Fälle auswirken, in denen die Funktion für Einmallieferanten verwendet werden kann.

Sehen wir uns an, wie Einmallieferanten verwendet werden:

Bei so vielen Lieferanten in der Datenbank ist Jennifer neugierig, wie das Reporting dieser Stammdaten im System erfolgen kann. Sehen wir uns das gemeinsam an.

Kreditorenliste anzeigen ist die Hauptanwendung zum Abrufen und Melden von Lieferanten. Standardmäßig stehen mehrere Selektionskriterien zur Verfügung, die zur Eingrenzung der Recherche verwendet werden können, z.B. nach Buchungskreis oder Land.

Der Anwendungsbenutzer kann einfach zusätzliche Selektionskriterien hinzufügen, z.B. "Angelegt von", um die Lieferanten abzurufen, die von einem bestimmten Anwendungsbenutzer angelegt wurden, einschließlich sich selbst.

Darüber hinaus können die Informationen, die die Liste enthalten muss, vom Benutzer ausgewählt werden. Die abgerufenen Daten können gefiltert und sortiert sowie in eine Datei exportiert werden.

Eine weitere wichtige Anwendung für die Prüfung von Lieferanten ist das Lieferanteninformationsblatt. Sie bietet eine komprimierte Übersicht nicht nur über Stammdaten, sondern auch über Bewegungs- und Statistikdaten.

Jennifer prüft, wie Lieferanten im System gemeldet werden.