Methoden zum Anlegen und Pflegen von Lieferantenstammdaten ermitteln

Jennifer interessiert sich nun dafür, wie die Erstellung und Verwaltung der Lieferantendatenbank optimiert werden kann.

SAP S/4HANA bietet verschiedene Methoden zum effizienten Anlegen, Bearbeiten und Steuern der Qualität der Lieferantenstammdaten. Beispielsweise ist es möglich, einen vorhandenen Lieferanten zu kopieren und als Vorlage zu verwenden. Es ist auch möglich, einen Lieferanten auf mehrere Unternehmen zu erweitern, sodass alle ihn mit eigenen Einstellungen verwenden können. Darüber hinaus kann ein berechtigter Benutzer mit einem Massen-Upload oder Änderungen der Lieferantenstammsätze fortfahren. Sehen wir uns die verschiedenen Optionen an.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, einen neuen Lieferanten anzulegen, besteht darin, einen vorhandenen Geschäftspartner mit ähnlichen Merkmalen auszuwählen und dann zu kopieren. Da alle Einstellungen des Modellgeschäftspartners in den neuen Lieferantenstammsatz kopiert werden, müssen sie sorgfältig überprüft werden, um zu ermitteln, welche Einstellungen beibehalten oder aktualisiert werden müssen.

Beispielsweise sind Name und Adresse des neuen Lieferanten Einstellungen, die wahrscheinlich aktualisiert werden müssen, während die Rollen oder Zahlungsbedingungen wahrscheinlich ohne Änderungen gepflegt werden können.

Sehen wir uns an, wie Sie einen Lieferanten kopieren.

SAP S/4HANA bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Funktion zur Prüfung auf doppelte Geschäftspartner basierend auf dem Adressdatenindex zu aktivieren. Wenn diese Anpassung vorhanden ist, informiert ein Dialogfenster den Benutzer, der einen Geschäftspartner anlegt, darüber, dass bereits ein potenzieller doppelter Geschäftspartner in der Datenbank vorhanden ist, der durch den Prozentsatz der Ähnlichkeit zwischen den eingegebenen Adressen bestimmt wird.

Von diesem Popup-Fenster aus ist es möglich, auf den potenziellen doppelten Lieferanten zur Prüfung zuzugreifen oder mit dem Erstellungsprozess fortzufahren.

SAP S/4HANA stellt auch Analyseberichte bereit, mit denen der Benutzer die Gesamtdatenqualität und den Prozentsatz doppelter Lieferanten in der Datenbank überwachen kann. Durch die regelmäßige Überwachung dieser Berichte können Sie Datenqualitätsprobleme proaktiv identifizieren und beheben.

Bei Fusionen und Übernahmen ist es beispielsweise wichtig, doppelte Lieferanten zwischen den beiden Organisationen zu identifizieren und zu verwalten.

Darüber hinaus ist diese Funktion nützlich, um die Datenqualität zu verbessern, wenn es eine hohe Fluktuation bei den Mitarbeitern in der Kreditorenbuchhaltung oder eine hohe Anzahl von befristeten Mitarbeitern gibt, was häufig bedeutet, dass die Kenntnisse über das System und die Verfahren schlecht sind.

Auf Anfrage der Compliance- und Audit-Abteilungen kann die Funktion für die Prüfung auf doppelte Lieferanten dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Kontrollen zu verbessern.

Indem sichergestellt wird, dass keine doppelten Lieferanten im System angelegt werden, kann das Unternehmen das Risiko von Betrug, Strafen bei Nichteinhaltung von Vorschriften und Audit-Komplikationen reduzieren.

Einer der Hauptvorteile des Geschäftspartnerkonzepts in SAP S/4HANA ist die Möglichkeit, die allgemeinen Daten des Partners zu vereinheitlichen und zu teilen und gleichzeitig jedem Unternehmen, das Geschäfte mit ihm führt, Flexibilität zu bieten, um seine wichtigsten Einstellungen individuell anzupassen.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein Lieferant, der von zwei oder mehr Unternehmen verwendet wird, nur einmal in der Datenbank angelegt werden sollte (daher gibt es nur eine Lieferanten-ID-Nummer). Dann muss jedes Unternehmen, das sich mit diesem Lieferanten befasst, seinem Stammsatz zugeordnet und die relevanten individuellen Einstellungen vorgenommen werden, z.B. das Abstimmkonto oder die zwischen den beiden Parteien vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Jennifer wird nun prüfen, wie ein Lieferant an einen neuen Buchungskreis angehängt werden kann und wie seine Einstellungen dann an die Anforderungen dieses neuen Unternehmens angepasst werden können.

Um das Anlegen und Pflegen von Geschäftspartnern zu vereinfachen und einen vereinfachten Überblick über die Geschäftsvorfälle mit einem bestimmten Drittanbieter zu bieten, empfiehlt es sich, einen eindeutigen Geschäftspartner anzulegen und ihm so viele Rollen wie nötig zuzuordnen.

Wenn beispielsweise ein Kunde bereits in der Datenbank vorhanden ist und er im Laufe der Zeit zu einem Lieferanten wird, sollte das Verfahren darin bestehen, dem vorhandenen Geschäftspartner die neue Rolle „Lieferant" hinzuzufügen und keinen neuen Geschäftspartner anzulegen.

Bei Lieferanten ist zu beachten, dass die Anforderungen der Einkaufsabteilung und der Buchhaltungsabteilung über zwei verschiedene Rollen verwaltet werden. Daher müssen die meisten Lieferanten in SAP S/4HANA zusätzlich zu jeder anderen Rolle, an die der Geschäftspartner möglicherweise bereits angehängt ist, an diese beiden separaten Rollen angehängt werden.

Sehen wir uns mit Jennifer an, wie Sie einem Geschäftspartner mehrere Rollen hinzufügen.

In SAP S/4HANA ist es immer möglich, Änderungen am Lieferantenstammsatz mit der Standard-App Änderungen an Lieferanten anzeigen nachzuverfolgen. In dieser App legt der Benutzer fest, welche Stammdaten geprüft werden sollen, z.B. die Eingabe einer oder mehrerer Lieferantennummern oder die Benutzer-ID, die die Änderungen vorgenommen hat.

Weitere Selektionskriterien sind, ob allgemeine Daten, Buchungskreis- und Einkaufsorganisationsdaten überprüft werden sollen und für welche Buchungskreise oder Einkaufsorganisationen. Bei der Ausführung des Reports kann geprüft werden, wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden und was die Änderungen aus alten und neuen Werten bestehen.

Jennifer wird nun anzeigen, wie Lieferantenänderungen im System verfolgt werden. Schauen wir uns das mal mit ihr an.

Jennifer ist nun zuversichtlich, dass Änderungen an einem einzelnen Lieferanten einfach vom System verarbeitet werden können. Sie fragt sich jedoch, ob Tools verfügbar sind, um mehrere Lieferanten gleichzeitig zu verarbeiten, z.B. wenn ein neues Unternehmen der Gruppe beitritt und mehrere Lieferanten dafür autorisiert werden müssen, oder ob ein Unternehmen beschließt, die Zahlungsbedingungen für Hunderte seiner Lieferanten zu ändern.

Diese Anforderungen können von SAP S/4HANA einfach erfüllt werden: Das System verfügt über eine Standardanwendung, um den Massen-Upload von Lieferantenstammsätzen durchzuführen, die z.B. zum Hochladen von Daten aus einem Altsystem verwendet werden können.

Darüber hinaus ist eine weitere App für die Durchführung von Massenänderungen an Lieferantenstammsätzen vorgesehen. Er ermöglicht es dem Benutzer, zuerst die zu ändernden Lieferanten auszuwählen und dann, welche Zonen und Werte aktualisiert werden sollen.

In der Regel ist die Berechtigung zur Verwendung dieser Apps zur Massenpflege von Lieferanten auf das Administrationsteam beschränkt, aber die Anwendungsbenutzer können aufgefordert werden, am Massenpflegeprozess teilzunehmen.