Introducción a la administración de la empresa

Trabajar con colas de aprobación

Trabajar en ubicaciones de la empresa

Trabajar en el administrador de la unidad organizativa

Trabajar con el administrador de informes

Uso de la personalización de texto

Trabajar en datos de importación

Trabajar en Gestionar campos personalizados

Trabajar en las parametrizaciones de la empresa

Gestión de entidades legales

Creación y gestión de campos de usuario

Objective

After completing this lesson, you will be able to crear y gestionar campos de usuario en Administración de empresa para Concur Travel.

Crear un nuevo campo de usuario

En la página Gestionar campos personalizados, puede acceder a los campos Usuario y Viaje. En la pestaña Campos de usuario, tiene las siguientes capacidades:

Añadir un nuevo campo de usuario
Editar campos de usuario existentes

Captura de pantalla de la sección Gestionar campos personalizados - Campos de usuario: Se resalta la pestaña Campos de usuario, que muestra un campo personalizado denominado Division_NAI_US (Centro de coste) con el Tipo de datos como Texto/Desplegable, máx. La longitud es 50 y se fija como Obligatorio.

Pasos

Para crear un nuevo campo de usuario personalizado, seleccione Nuevo campo de usuario.

Captura de pantalla de la sección Gestionar campos personalizados - Campos de usuario en la sección Administración de SAP Concur. Se resalta la pestaña Campos de usuario, que muestra un campo personalizado denominado Division_NAI_US (Centro de coste) con el tipo de datos Texto/Desplegable, máx. La longitud es 50 y se fija como Obligatorio. Se resalta el botón Nuevo campo de usuario.

Introduzca la información relevante y, a continuación, seleccione Guardar.

Captura de pantalla de la página de creación Nuevo campo de usuario en SAP Concur. El formulario permite a los administradores introducir un nombre de campo personalizado, un nombre de visualización, un tipo de datos y configurar la longitud mínima/máxima. Hay campos para añadir opciones desplegables, clasificar o modificar su orden y seleccionar qué configuraciones de viaje utilizan el campo. La configuración de visualización condicional incluye hacer que el campo sea obligatorio, mostrarlo en la página Mi perfil o permitir que los usuarios lo editen.

Para obtener más información sobre las opciones relacionadas, revise el siguiente gráfico etiquetado y la tabla correspondiente.

Captura de pantalla del formulario Nuevo campo de usuario en SAP Concur con círculos numerados que resaltan secciones de entrada clave. Consulte la explicación de las posiciones numeradas en la tabla correspondiente que sigue en el texto principal.

Campo	Descripción/Acción
1: Nombre de campo personalizado	Introduzca el nombre del campo. Este nombre aparecerá en la pestaña Campos de usuario para que pueda editar el campo personalizado. Nota Se recomienda no permitir información personal, confidencial o de identificación única en los campos personalizados.
2: Nombre de visualización	Introduzca un nombre de visualización. El nombre de visualización aparecerá en la página Perfil de usuario. El nombre de visualización aparecerá entre paréntesis en la pestaña Campos de usuario. Si no introduce un nombre de visualización, el Nombre de campo personalizado aparecerá en la página Perfil de usuario.
3: Tipo de datos	Seleccione un tipo de datos y los campos asociados. Más información: consulte Determinación de tipos de campos a continuación.
4: Introduzca valores opcionales para el atributo	Introduzca según corresponda. Nota El campo Valor (para almacenar) debe ser unívoco.
5: Uso en estas configuraciones de viaje	Seleccione las configuraciones de viaje adecuadas. Nota Los campos personalizados también se pueden habilitar en la página Configuración de viaje, en la sección Atributos personalizados.
6: Opciones de visualización condicionales	Para activar las Opciones de visualización condicional, marque la casilla de selección correspondiente. Dispone de las siguientes opciones: Campo obligatorio: esta casilla de verificación no está disponible para el tipo de campo Sí/No porque los usuarios deben poder seleccionar la casilla de verificación o dejarla desmarcada (desactivada). Si selecciona esta casilla de verificación para los tipos de campo Texto/Desplegable, Texto explicativo o Número, las otras dos opciones de visualización se seleccionarán automáticamente y no se podrán borrar. Mostrar este campo en la página Mi perfil: haga que este campo aparezca en las páginas de perfil de los usuarios. Si desactiva esta casilla de verificación, el campo personalizado aparecerá solo a los administradores en el registro del usuario; el usuario no podrá ver ni editar este campo en el perfil. Permitir a los usuarios editar este campo en su perfil: seleccione esta casilla de verificación para permitir que los usuarios editen el contenido de este campo en sus páginas de perfil. Si desactiva esta casilla de verificación, el campo se mostrará atenuado a los usuarios y no estará disponible para su edición. Los administradores podrán editar el campo en el registro del usuario.

Opciones adicionales

Las siguientes opciones no se muestran en el gráfico etiquetado anteriormente y están disponibles para configuraciones específicas:

Enviar a Sabre: este campo solo aparece si los perfiles de Sabre se han activado mediante el campo Perfiles de Sabre activados: Administración→Sistema de viajes de→viajes Administración→Ver agencias de viajes . Para obtener más información, consulte la Guía de servicio de viajes de Sabre Profiles.
Nombre de campo de generación de informes: utilice esta sección para asignar sus campos personalizados a campos dedicados en el modelo de almacén de datos de Concur. Tenga en cuenta que esta sección de la página aparece solo para clientes con el módulo Archivo de DW y la propiedad del módulo Archivo de informes de DW establecida en verdadero.

Tipos de datos

Cuando selecciona un tipo de datos, hay cuatro opciones disponibles. Para cada nuevo campo personalizado, determine el tipo de datos del campo. Revise la siguiente tabla para obtener más información sobre los tipos de datos disponibles.

Tipo de datos	Descripción/Acción
Texto/Desplegable	Crea un texto o un menú desplegable. Para este tipo de campo: Fije el número de caracteres disponibles en el campo Longitud máxima. Seleccione si desea introducir valores opcionales. Si lo deja en blanco, el usuario podrá escribir información en el campo. Si introduce valores opcionales, estos valores se mostrarán al usuario en una lista. Para 200 posiciones o menos, la lista es una lista desplegable. Si hay más de 200 elementos, la lista se convierte en una lista de búsqueda en la que el usuario escribe unas pocas letras y aparecen los resultados. No hay un límite máximo para el número de artículos que puede agregar. Para introducir valores opcionales, introduzca el nombre de la opción y el valor almacenado y, a continuación, seleccione Añadir. Nota Este tipo de datos acepta letras y números. Por ejemplo, si añade un campo de usuario llamado Centro de coste, puede visualizar al usuario el nombre del centro de coste [Ventas] e incluir el código de centro de coste asociado [1234] como el valor que se almacenará en la base de datos. Utilice los botones Arriba, Abajo, Modificar y Borrar para modificar los valores.
Texto explicativo	Crea un campo de texto: Para este tipo de campo, fije el número de caracteres disponibles en el campo Longitud máxima. Los usuarios podrán escribir en el campo hasta la longitud máxima y no aparecerán con un menú desplegable.
Número	Crea un campo numérico: Para este tipo de campo, introduzca valores opcionales si desea que los usuarios seleccionen de un menú desplegable. Si deja los valores opcionales en blanco, los usuarios podrán escribir cualquier número en el campo. Los valores opcionales están restringidos solo a números.
Sí/No	Crea una casilla de verificación que los usuarios pueden seleccionar para activar o desactivar

Ejemplos de tipos de datos

Ahora que ha revisado las diferentes opciones disponibles para los tipos de datos, veamos algunos ejemplos. En cada ejemplo a continuación, verá una comparación de cómo se introducen los datos y cómo aparecen en el perfil de usuario.

Nota

A medida que revisa los siguientes ejemplos, es posible que observe que, en función del campo de usuario, es posible que desee seleccionar un tipo de datos entre los demás en función de la información que esté recopilando.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Texto/Desplegable con valores.

Captura de pantalla que muestra dos pantallas de SAP Concur: A la izquierda, la interfaz Edición de campos de usuario, donde el campo personalizado Division_NAI_US está configurado como un campo obligatorio Texto/Desplegable con las opciones 1947, 2314, 4321 y 9823 (todo resaltado). A la derecha se encuentra la página Mi perfil: Información personal, donde, en Información de la empresa, el campo desplegable Centro de costos (obligatorio) muestra estas mismas opciones para la selección del usuario (resaltadas).

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Texto/Desplegable con valores vacíos.

Captura de pantalla que muestra dos pantallas de SAP Concur: a la izquierda está la interfaz Editar campo de usuario, donde el campo personalizado Division_NAI_US está fijado como un campo obligatorio Texto/Desplegable con valores opcionales vacíos. A la derecha se encuentra la página Mi perfil: Información personal, donde, en Información de la empresa, se muestra el cuadro de texto libre editable Centro de costos (obligatorio), lo que permite al usuario escribir valores (resaltados).

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Texto explicativo.

Captura de pantalla que muestra el proceso de configuración de un campo personalizado en SAP Concur. A la izquierda, la página Campo de usuario de edición muestra el campo Division_NAI_US con el nombre de visualización Centro de coste. El Tipo de datos se fija en Texto explicativo, con las opciones de longitud máxima y mínima resaltadas. En la otra pantalla, la página Mi perfil - Información personal muestra el campo Centro de coste (obligatorio) resaltado en la sección Información de la empresa como un gran cuadro de entrada de texto libre.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Número sin valores.

Capturas de pantalla que muestran la configuración de un campo personalizado en SAP Concur: A la izquierda, la página Campo de usuario de edición muestra el campo Division_NAI_US con el nombre de visualización Centro de coste. El tipo de datos se fija en Número y la sección para introducir valores de atributo opcionales se resalta, pero esta sección no contiene ningún valor; está vacía. La otra captura de pantalla es la página Mi perfil - Información personal, donde el campo Centro de coste (obligatorio) en la sección Información de la empresa se resalta como un cuadro de texto libre, donde solo se acepta la entrada numérica.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Número con valores opcionales.

Captura de pantalla que muestra la configuración de un campo personalizado en SAP Concur y su apariencia en la página de perfil de usuario. A la izquierda, la pantalla Editar campo de usuario muestra el campo Division_NAI_US con el nombre de visualización Centro de coste y el tipo de datos está fijado en Número. Se han introducido varios valores opcionales, específicamente 1947, 2314, 4321 y 9823, para este atributo, como se muestra en la sección resaltada. En la página Mi perfil - Información personal, se resalta el campo Centro de costos (obligatorio) en la sección Información de la empresa. Incluye un menú desplegable que enumera estas opciones numéricas.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Sí/No.

Gestionar campos de usuario existentes

Además de añadir nuevos campos de usuario personalizados, también puede editar y borrar campos personalizados existentes si la información ha cambiado o simplemente ya no necesita el campo. Para obtener más información, revise los siguientes pasos sobre la edición y eliminación de campos de usuario.

Pasos

Asegúrese de que se encuentra en la pestaña Campos de usuario y, a continuación, seleccione el campo personalizado que desea editar o borrar.
Modifique o borre el campo personalizado.
En la pantalla Editar campo de usuario, tiene tres opciones:
- Grabar
  - Para modificar, realice las modificaciones necesarias y, a continuación, seleccione Guardar.
  - Asegúrese de aplicar los cambios a todas las configuraciones de viaje que utilizan el campo.
- Borrar
  Seleccione Eliminar si el campo ya no es necesario. Asegúrese de que no hay configuraciones que utilicen este campo antes de borrar.
- Cancelar
  Seleccione Cancelar si no es necesario realizar modificaciones.

Resumen

Crear un nuevo campo de usuario: definir nombre, nombre de visualización, tipo de datos, valores, configuraciones de viaje, visualizar y editar opciones condicionales y, a continuación, guardar
Siga las prácticas recomendadas de privacidad: no almacene información personal, confidencial o de identificación única en campos personalizados
Seleccione el tipo de datos adecuado: Texto/Desplegable, Texto explicativo, Número, Sí/No; establezca longitudes, valores opcionales, comportamiento de búsqueda
Los campos de tipo de datos Sí/No no pueden ser obligatorios

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