Introducción a la administración de la empresa

Trabajar con colas de aprobación

Trabajar en ubicaciones de la empresa

Trabajar en el administrador de la unidad organizativa

Trabajar con el administrador de informes

Uso de la personalización de texto

Trabajar en datos de importación

Trabajar en Gestionar campos personalizados

Trabajar en las parametrizaciones de la empresa

Gestión de entidades legales

Creación y gestión de campos de viaje

Objective

After completing this lesson, you will be able to crear y gestionar Campos de viaje en Administración de la empresa para Concur Travel.

Crear un nuevo campo de viaje personalizado

En la pestaña Campos de viaje, tiene las siguientes capacidades:

Añadir un nuevo campo de viaje
Editar campos de viaje existentes

Pasos

Para crear un nuevo campo de viaje personalizado, seleccione Nuevo campo de viaje.

Introduzca la información relevante y, a continuación, seleccione Guardar.

Captura de pantalla de la página de creación Nuevo campo de viaje en Concur. El formulario incluye campos para Nombre de campo personalizado, Nombre de visualización, Tipo de datos (seleccionado como Texto/Desplegable), Longitud máxima y mínima, y opciones para establecer valores de atributo, entre otras opciones. En la parte inferior del formulario, hay resaltados los botones “Guardar” y “Cancelar”.

Para obtener más información sobre las opciones relacionadas, revise el siguiente gráfico etiquetado y la tabla correspondiente.

Captura de pantalla de la página de configuración Nuevo campo de viaje en Concur, con campos clave numerados del 1 al 6. Consulte la tabla en el texto principal para obtener información sobre las funciones numeradas.

Campo	Descripción/Acción
1: Nombre de campo personalizado	Introduzca el nombre del campo. Este nombre aparecerá en la pestaña Campos de viaje para que pueda editar los campos personalizados. Nota Se recomienda no permitir información personal, confidencial o de identificación única en los campos personalizados.
2: Nombre de visualización	Introduzca un nombre de visualización, si lo desea. Los usuarios verán el nombre de visualización durante el proceso de reserva. El nombre de visualización aparecerá entre paréntesis en la pestaña Campos de viaje. Si no introduce un nombre de visualización, el nombre del campo personalizado aparecerá durante la reserva.
3: Tipo de datos	Seleccione un tipo de datos y los campos asociados. Para obtener más información, consulte Determinación de tipos de campos a continuación.
4: Introduzca valores opcionales para el atributo	Introduzca según corresponda. Nota El campo Valor (para almacenar) debe ser unívoco.

5: Uso en estas configuraciones de viaje

Campo	Descripción/Acción
Configuraciones	Seleccione las configuraciones de viaje adecuadas.

6: Utilizar en estas clases de reglas

Campo	Descripción/Acción
Clases de reglas	Seleccione las clases de reglas adecuadas. Las conexiones de clase de regla a campos personalizados son independientes de las conexiones de configuración de viaje; un campo personalizado no tiene que vincularse a una configuración de viaje para poder vincularse a las clases de regla dentro de esa configuración. La configuración o la clase pueden asociar campos de viaje. Atención Esta función no está disponible para las empresas que utilizan procedimientos almacenados personalizados para campos personalizados (se tuvo que realizar un trabajo personalizado para extraer datos específicos). En estos casos, la lista Utilizar con estas clases de regla no aparecerá en la página Editar campo de viaje.

Campo

Descripción/Acción

Clases de reglas

Seleccione las clases de reglas adecuadas. Las conexiones de clase de regla a campos personalizados son independientes de las conexiones de configuración de viaje; un campo personalizado no tiene que vincularse a una configuración de viaje para poder vincularse a las clases de regla dentro de esa configuración. La configuración o la clase pueden asociar campos de viaje.

Atención

Esta función no está disponible para las empresas que utilizan procedimientos almacenados personalizados para campos personalizados (se tuvo que realizar un trabajo personalizado para extraer datos específicos). En estos casos, la lista Utilizar con estas clases de regla no aparecerá en la página Editar campo de viaje.

7: Opciones de visualización condicionales

Campo	Descripción/Acción
Campo obligatorio	Active esta casilla de verificación para que el campo sea obligatorio. Si esta opción está habilitada, el usuario no podrá continuar con el proceso de reserva hasta que se introduzca un valor. Esta opción no está disponible para el tipo de campo Sí/No, ya que los usuarios deben poder seleccionar (activar) la casilla de verificación o dejarla desmarcada (desactivada). Nota Visualizar para viajes regulares, Visualizar para reservas de invitado y Visualizar para reuniones definen los casos de uso en los que se debe visualizar un campo personalizado de viaje. Si ninguna de estas casillas de verificación está habilitada, el campo personalizado del viaje no se mostrará, incluso si la casilla de verificación Obligatorio está habilitada.
Mostrar datos de campo en itinerario	Active esta casilla de verificación para ver los datos del campo personalizado que aparecen en el itinerario.
Mostrar al inicio de la reserva	Active esta casilla de verificación para mostrar el campo personalizado del viaje al principio al reservar un flujo de trabajo.
Visualizar para viajes regulares Mostrar para reservas de huéspedes Mostrar para reuniones	Active esta casilla de verificación para que el campo sea obligatorio. Si esta opción está habilitada, el usuario no podrá continuar con el proceso de reserva hasta que se introduzca un valor. Esta opción no está disponible para el tipo de campo Sí/No, porque los usuarios deben poder seleccionar (activar) la casilla de verificación o dejarla desmarcada (desactivada). Nota Visualizar para viajes regulares, Visualizar para reservas de invitado y Visualizar para reuniones definen los casos de uso en los que se debe visualizar un campo personalizado de viaje. Si ninguna de estas casillas de verificación está habilitada, el campo personalizado del viaje no se mostrará, incluso si la casilla de verificación Obligatorio está habilitada.
Visualizar para ediciones de viaje	Active esta casilla de verificación para mostrar los campos de viaje personalizados en la página Confirmación del viaje que aparece para los cambios previos y posteriores a la emisión del boleto. Al hacer que estos campos estén disponibles aquí, el usuario puede realizar los cambios que desee. Nota Los campos de viaje personalizados se muestran en la página Confirmación de viaje incluso si la casilla de verificación Mostrar al inicio de la reserva está seleccionada (habilitada). Para que se muestre un campo personalizado de viaje en la página Confirmación de viaje, además de habilitar la opción Mostrar en ediciones de viaje, también debe habilitar Mostrar para viajes regulares y/o Mostrar para reservas de invitados.

Opciones adicionales

El nombre del campo de informes está disponible para configuraciones específicas. Utilice esta sección para asignar sus campos personalizados a campos dedicados en el modelo de almacén de datos de Concur.

Nota

Esta sección de la página aparece solo para clientes con el módulo Archivo de DW y la propiedad del módulo Archivo de informes de DW establecida en verdadero.

Datos Tipos

Determinación de tipos de datos

Cuando selecciona un tipo de datos, hay cuatro opciones disponibles. Para cada nuevo campo personalizado, determine el tipo de datos del campo. Revise la siguiente tabla para obtener más información sobre los tipos de datos disponibles.

Tipo de datos	Descripción/Acción
Texto/Desplegable	Crea un texto o un menú desplegable. Para este tipo de campo: Fije el número de caracteres disponibles en el campo Longitud máxima. Seleccione si desea introducir valores opcionales. Si lo deja en blanco, el usuario podrá escribir información en el campo. Si introduce valores opcionales, estos valores se mostrarán al usuario en una lista. Para 200 posiciones o menos, la lista es una lista desplegable. Si hay más de 200 elementos, la lista se convierte en una lista de búsqueda en la que el usuario escribe unas pocas letras y aparecen los resultados. No hay un límite máximo para el número de artículos que puede agregar. Para introducir valores opcionales, introduzca el nombre de la opción y el valor almacenado y, a continuación, haga clic en Añadir. Utilice los botones Arriba, Abajo, Modificar y Borrar para modificar los valores.
Texto explicativo	Crea un campo de texto: para este tipo de campo, establezca el número de caracteres disponibles en el campo Longitud máxima. Los usuarios podrán escribir en el campo hasta la longitud máxima y no aparecerán con un menú desplegable.
Número	Crea un campo numérico: para este tipo de campo, introduzca valores opcionales si desea que los usuarios elijan en un menú desplegable. Si deja los valores opcionales en blanco, los usuarios podrán escribir cualquier número en el campo. Los valores opcionales están restringidos solo a números.
Sí/No	Crea una casilla de verificación que los usuarios pueden seleccionar para activar o desactivar.

Ejemplos de tipos de datos

Ahora que ha revisado las diferentes opciones disponibles para los tipos de datos, veamos algunos ejemplos. En cada ejemplo a continuación, verá una comparación de cómo se introducen los datos y cómo aparecen durante el proceso de reserva.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Texto/Desplegable sin valores.

La imagen muestra tres ventanas de interfaz de Concur. El fondo principal es la página Edición de campos de viaje para el campo personalizado Detalles facturables. El tipo de datos se fija en Texto/Desplegable y hay campos de longitud máxima y mínima, así como opciones para introducir valores opcionales para el atributo (todos resaltados). Se muestran dos pantallas de primer plano Bienvenido a Concur: la primera muestra el mensaje ¿Este viaje es facturable? como una casilla de texto libre obligatoria para el usuario, y el segundo muestra el mismo campo con el valor Sí introducido.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Texto/Desplegable con valores.

La imagen muestra dos ventanas de interfaz de Concur. El fondo principal es la página Edición de campos de viaje para el campo personalizado Detalles facturables. El tipo de datos se fija en Texto/Desplegable, con los valores desplegables Sí y No introducidos y resaltados, junto con los campos de longitud máxima y mínima. En primer plano, se muestra una pantalla Bienvenido a Concur que muestra cómo se puede facturar el campo ¿Este viaje es facturable? aparece como un menú desplegable obligatorio con Sí y No como opciones seleccionables para el usuario.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Texto explicativo.

Captura de pantalla que muestra dos pantallas de Concur. La pantalla principal en segundo plano es la página Editar campo de viaje para un campo personalizado llamado Detalles facturables y el Nombre de visualización configurado como ¿Este viaje es facturable? El tipo de datos se fija en Texto explicativo con una longitud máxima de 10 y una longitud mínima de 1. En el lado derecho, una superposición muestra el mensaje ¡Bienvenido a Concur! página de reserva de viaje, donde el campo ¿Este viaje es facturable? aparece como un cuadro de texto explicativo obligatorio que el usuario debe rellenar.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Número sin valores.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Número con valores.

El siguiente gráfico es un ejemplo del tipo de datos Sí/No.

Nota

La opción requerida no está disponible para el tipo de campo Sí/No porque los usuarios deben poder activar la casilla de verificación o dejarla desactivada.

Trabajar con reglas de itinerario

Puede configurar atributos de viaje personalizados para desencadenarlos en función de las reglas de itinerario, lo que le permite dirigir preguntas formuladas durante el proceso de reserva en función del tipo de viaje reservado.

En este proceso, debe:

Configure los desencadenadores de la regla de itinerario .
Actualice el campo de viaje personalizado.

Nota

Aprenderá a configurar reglas de itinerario en el Generador de reglas de viaje (parte de la unidad de política de viajes).

Para este ejemplo, el campo personalizado se activará al final de la reserva, cuando no haya ningún segmento de vehículo en el itinerario.

La imagen muestra la página de configuración para un nuevo campo de viaje con las siguientes secciones resaltadas: Entrada de nombre de campo personalizado con configuración de nombre de visualización y tipo de datos; selección de clases de regla; configuración de visualización condicional con opciones para campos obligatorios y condiciones de visualización; menú desplegable Reglas de itinerario para visualización y configuración If/Then para la visibilidad de campos basada en valores personalizados.

Consideraciones para las reglas del itinerario

Las reglas de itinerario solo están disponibles para preguntas formuladas al final del proceso de reserva según el itinerario seleccionado:
Si selecciona visualizar al inicio de la reserva, el campo de viaje se desactiva.
Las reglas de itinerario no funcionarán junto con las condiciones if/then:
Si activa las condiciones if/then, las reglas de itinerario se desactivan.
No puede combinar varias reglas; solo se permite una regla por campo de viaje:
Si existen varias reglas, se utiliza la última seleccionada.
Todas las demás opciones en la configuración del campo de viaje personalizado son posibles:
Puede asignarlo a configuraciones de viaje o clases de viaje específicas, determinar si el campo es obligatorio y si debe ser un campo desplegable o de texto.

Editar y eliminar un campo de viaje

Además de añadir nuevos campos de viaje personalizados, también puede editar y eliminar campos personalizados existentes si la información ha cambiado o simplemente ya no necesita el campo. Para obtener más información, revise los siguientes pasos para editar y eliminar campos de viaje.

Pasos

Asegúrese de que se encuentra en la pestaña Campos de viaje y, a continuación, seleccione el campo personalizado que desea editar o eliminar.
Modifique o borre el campo personalizado.
En la pantalla Editar campo de viaje, tiene tres opciones:
- Grabar
- Borrar
- Cancelar
1. Para modificar, realice los cambios necesarios y, a continuación, seleccione Guardar y asegúrese de aplicar los cambios a todas las configuraciones de Viaje que utilizan el campo.
2. Seleccione Eliminar si el campo ya no es necesario. Asegúrese de que no hay configuraciones que utilicen este campo antes de borrar.
3. Seleccione Cancelar si no es necesario realizar modificaciones.

Resumen

Crear un nuevo campo de viaje: establecer nombre, nombre de visualización, tipo de datos, valores, configuraciones de viaje, configuración de visualización condicional y, a continuación, guardar
Siga las prácticas recomendadas de privacidad: no almacene información personal, confidencial o de identificación única en campos personalizados
Configurar uso: enlace a configuraciones de viaje o clases de reglas
Los campos de tipo de datos Sí/No no pueden ser obligatorios
Las reglas de itinerario solo están disponibles para preguntas formuladas al final del proceso de reserva; las reglas de itinerario se desactivan si activa las condiciones If/then

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