创建和管理旅行字段

Objective

After completing this lesson, you will be able to 在 Concur Travel 的公司管理中创建和管理旅行字段。

创建新的自定义旅行字段

旅行字段选项卡上,您具有以下功能:

  • 添加新的旅行字段
  • 编辑现有旅行字段

步骤

  1. 要创建新的自定义旅行字段,请选择新旅行字段

    Concur 中“管理自定义字段 - 旅行字段”页面的屏幕截图。显示的部分位于“旅行字段”选项卡下。它显示三个自定义旅行字段的列表。每个字段都显示其数据类型(文本/下拉菜单或长文本)、最大长度(50 个字符)、是否为必填(是)以及是否显示在行程中(是)。此部分下的新建旅行字段按钮将突出显示。
  2. 输入相关信息,然后选择保存

    Concur 中“新旅行字段”创建页面的屏幕截图。表单包括自定义字段名称、显示名称、数据类型(选择为文本/下拉列表)、最大和最小长度字段,以及用于设置属性值的选项。在表单底部,突出显示了“保存”和“取消”按钮。

    要了解有关相关设置的详细信息,请查看以下标记的图形和相应的表。

    Concur 中“新旅行字段”设置页面的屏幕截图,关键字段编号为 1-6。有关编号功能的信息,请参阅主文本中的表。
    Field描述/操作
    1:自定义字段名称输入字段的名称。此名称将显示在旅行字段选项卡上,以便您可以编辑自定义字段。

    注意

    最佳实践不允许自定义字段中出现个人、敏感或唯一识别信息。
    2:显示名称如果需要,输入显示名称。
    • 在预订过程中,用户将看到显示名称。
    • 显示名称将显示在旅行字段选项卡上的括号中。
    • 如果不输入显示名称,则预订期间将显示自定义字段名称。
    3:数据类型

    选择数据类型和关联字段。有关详细信息,请参阅下面的确定字段类型。

    4:输入属性的可选值

    根据需要输入 。

    注意

    值(待存储)字段必须唯一。

    5:在这些差旅配置中使用

    Field描述/操作
    配置选择适当的差旅配置。

    6:在这些规则等级中使用

    Field描述/操作
    规则等级选择适当的规则等级。自定义字段的规则类连接与差旅配置连接无关;自定义字段不必链接到差旅配置即可绑定到该配置中的规则类。配置或排定课程可以关联旅行字段。

    警告

    此功能不适用于对自定义字段使用自定义存储过程的公司(必须完成自定义工作才能提取特定数据)。在这些情况下,与这些规则等级一起使用列表不会出现在编辑旅行字段页面上。

    7:条件显示设置

    Field描述/操作
    必填字段启用此复选框以将字段设置为必填。启用后,用户将无法继续完成预订流程,直到输入值。此选项不适用于"是/否"字段类型,因为用户应该能够选中(启用)复选框或将其留空(禁用)。

    注意

    "常规旅行显示"、"针对宾客预订显示"和"显示会议"复选框定义应显示旅行自定义字段的用例。如果未启用这些复选框,则即使启用了必填复选框,也不会显示旅行自定义字段。
    显示路线的字段数据启用此复选框以查看显示在路线上的自定义字段数据。
    在预订开始时显示启用此复选框可在预订工作流程开始时显示旅行自定义字段。

    针对常规差旅显示

    显示宾客预订

    显示会议

    启用此复选框以将字段设置为必填。启用后,用户将无法继续完成预订流程,直到输入值。此选项不适用于"是/否"字段类型,因为用户应该能够选中(启用)复选框或将其留空(禁用)。

    注意

    "常规旅行显示"、"针对宾客预订显示"和"显示会议"复选框定义应显示旅行自定义字段的用例。如果未启用这些复选框,则即使启用了必填复选框,也不会显示旅行自定义字段。
    显示差旅编辑启用此复选框可在针对出票前和出票后更改显示的 旅行确认 页面上显示自定义旅行字段。通过在此处提供这些字段,用户可以进行任何所需的更改。

    注意

    即使选中(启用)预订开始时显示复选框,自定义旅行字段也会显示在旅行确认页面上。对于要在旅行确认页面上显示的旅行自定义字段,除了启用在旅行编辑时显示选项外,还必须启用针对常规旅行显示和/或针对宾客预订显示。

    附加选项

    报告字段名称可用于特定配置。使用此部分将自定义字段映射到 Concur 数据仓库模型中的专用字段。

    注意

    只有 DW 归档模块且 DW 报告归档模块属性设置为 true 的客户端才会显示此页面部分。

数据 类型

确定数据 类型

选择数据类型时,有四个选项可用。对于每个新的自定义字段,确定字段数据类型。查看下表,了解有关可用数据类型的详细信息。

数据类型描述/操作
文本/下拉框创建文本或下拉菜单。对于此字段类型:
  1. 设置 最大长度 字段中可用的字符数。
  2. 选择是否输入可选值。
    • 如果将此字段留空,用户将能够在字段中输入信息。
    • 如果输入可选值,则这些值将在列表中显示给用户。
    • 对于 200 个或更少的项目,清单为下拉列表。
    • 如果超过 200 个项目,则列表将变为查找列表,其中用户键入几个字母并显示结果。
    • 您添加的项目数量没有最大限制。
  3. 要输入可选值,请输入选项名称和存储值,然后单击添加
  4. 使用向上、向下、更改和删除按钮修改值。
长文本创建文本字段:对于此字段类型,设置最大长度字段中可用的字符数。用户将能够键入到最大长度的字段,并且不会显示下拉菜单。
编号创建数字字段:对于此字段类型,如果希望用户从下拉菜单中进行选择,请输入可选值。如果将可选值留空,用户将可以在字段中输入任意数字。可选值仅限于数字。
是/否创建一个复选框,用户可以选择该复选框来启用或清除以禁用。

数据类型示例

现在,你已经了解了可用于数据类型的不同选项,下面我们来看一些示例。在以下每个示例中,你将看到如何输入数据以及如何在预订过程中显示数据的比较。

下图是不带值的文本/下拉数据类型的示例。

该图显示了三个 Concur 界面窗口。主要背景是自定义字段“可记帐详细信息”的编辑旅行字段页面。数据类型设置为文本/下拉列表,并且存在最大和最小长度字段以及输入属性可选值的选项(全部突出显示)。显示两个前台“欢迎使用 Concur”屏幕:第一个显示“此旅行是否可记帐?”字段作为用户的必填自由文本框,第二个显示输入的值为“是”的相同字段。

下图是值为 的文本/下拉数据类型的示例。

该图显示了两个 Concur 界面窗口。主要背景是自定义字段“可记帐详细信息”的编辑旅行字段页面。数据类型设置为文本/下拉列表,并输入并突出显示下拉值“是”和“否”以及最大和最小长度字段。在前台,将显示欢迎使用 Concur 屏幕,其中显示“此旅行是否可计费?”字段显示为必填下拉菜单,其中“是”和“否”作为用户的可选选项。

下图是 长文本 数据类型的示例。

截屏:两个 Concur 屏幕。后台的主屏幕是名为“可记帐详细信息”的自定义字段的“编辑旅行字段”页面以及设置为“此旅行是否可记帐?”的显示名称。数据类型设置为“长文本”,最大长度为 10,最小长度为 1。右侧有一个叠加显示“欢迎使用 Concur!”旅行预订页面,其中字段“此旅行是否可记帐?”作为用户必须填写的必填长文本框显示。

下图是不带值的数字数据类型的示例。

截屏:两个 Concur 屏幕。后台的主屏幕是名为“可记帐详细信息”的自定义字段的“编辑旅行字段”页面以及设置为“此旅行是否可记帐?”的显示名称。数据类型设置为“数字”,并且没有向该字段添加可选值。右侧有一个叠加显示“欢迎使用 Concur!”旅行预订页面,其中字段“此旅行是否可记帐?”显示为用户必须填写的必填长文本框。

下图是带有值的"数字"数据类型的示例。

该图显示了两个 Concur 界面窗口。主要背景是自定义字段“可记帐详细信息”的编辑旅行字段页面。数据类型设置为值列表,并输入并突出显示值 1、2、3、4 和 5。在前台,将显示欢迎使用 Concur 屏幕,其中显示“此旅行是否可计费?”字段显示为必填下拉菜单,其中数字 1 到 5 作为用户的可选选项。

下图是/否数据类型的示例。

该图显示了两个 Concur 界面窗口。主要背景是自定义字段“可记帐详细信息”的编辑旅行字段页面。将数据类型设置为是/否,此部分将突出显示。选中了多个条件显示选项,包括 必填字段 、 显示行程上的字段数据 和 预订开始时显示 。在前台,将显示欢迎使用 Concur 屏幕,其中显示“此旅行是否可计费?”字段作为用户的必填复选框显示。

注意

所需选项对"是/否"字段类型不可用,因为用户应该能够启用复选框或将其清除并禁用

使用行程计划规则

您可以根据行程规则配置要触发的自定义旅行属性,允许您根据预订的差旅类型在预订流程中提出问题。

在此流程中,您必须:

  1. 设置行程规则 triggers。
  2. 更新自定义旅行字段。

注意

您将学习如何在差旅规则构建器(差旅策略单元的一部分)中设置行程规则。

对于此示例,当行程中没有汽车段时,将在预订结束时触发自定义字段。

图像显示新旅行字段的设置页面,其中突出显示以下部分:自定义字段名称输入,显示名称和数据类型设置;规则等级选择;条件显示设置,包含必填字段和显示条件的选项;显示的行程规则下拉菜单;基于自定义值的字段可见性的 If/Then 设置。

行程计划规则的注意事项

  • 行程规则仅适用于基于所选行程的预订流程结束时提出的问题:

    如果选择在预订开始时显示,旅行字段将停用。

  • 行程规则不能与 if/then 条件结合使用:

    如果启用 if/then 条件,路线规则将停用。

  • 无法组合多个规则;每个旅行字段仅允许一个规则:

    如果存在多个规则,则使用最后选择的规则。

  • 自定义旅行字段配置中的所有其他选项均可用:

    您可以将其分配到特定差旅配置或差旅等级,确定字段是否为必填字段,以及该字段应为下拉列表还是文本字段。

编辑和删除旅行字段

除了添加新的自定义旅行字段外,如果信息已更改,或者您不再需要该字段,您还可以编辑和删除现有自定义字段。要了解详细信息,请参阅以下有关编辑和删除旅行字段的步骤。

步骤

  1. 确保您位于旅行字段选项卡上,然后选择要编辑或删除的自定义字段。

    SAP Concur“管理自定义字段 - 旅行字段”管理页面的屏幕截图。“旅行字段”选项卡将突出显示。列出了三个自定义字段:Client_Meeting_NAI_US、Project_Number_NAI_US 和 Reason_Travel_NAI_US,每个自定义字段均显示数据类型、最大长度以及字段是必需的还是显示在行程中。
  2. 修改或删除自定义字段。

    SAP Concur 中“编辑旅行字段”页面的屏幕截图,侧重于自定义字段 Project_Number_NAI_US。该页面包含用于设置显示名称、数据类型、最大长度、适用的差旅配置、规则类、条件显示设置和 If/Then 显示规则的选项。在这些选项下,保存、删除和取消按钮会突出显示。

    在编辑旅行字段屏幕上,有三个选项:

    • 保存
    • 删除
    • 取消
    1. 要进行修改,请进行必要的更改,然后选择 保存 并确保将更改应用于使用该字段的所有差旅配置。
    2. 如果不再需要该字段,请选择删除。在删除之前,请确保没有配置在使用此字段。
    3. 如果不需要进行任何更改,请选择取消

摘要

  • 创建新的旅行字段:设置名称、显示名称、数据类型、值、差旅配置、条件显示设置,然后保存
  • 遵循隐私最佳实践:不要在自定义字段中存储个人、敏感或唯一标识信息
  • 配置用法:链接到差旅配置或规则等级
  • "是/否"数据类型字段无法设置为必填
  • 行程规则仅适用于预订流程结束时提出的问题;如果启用 If/then 条件,则停用行程规则