Acceso a los servicios del sistema de gestión de documentos (SGD)
El servicio de gestión de documentos (SGD) es un sistema que archiva documentos y establece enlaces entre estos documentos archivados y los objetos de aplicación dentro de la cuenta corriente contractual (FI-CA). Cada documento incluye tanto la imagen original como los datos de gestión, incluidos detalles como la identidad del creador, la fecha de creación y el tipo de documento. Los datos de gestión para documentos se almacenan en una tabla de base de datos dentro del sistema SAP, mientras que las imágenes se pueden almacenar en varios sistemas de almacenamiento, ya sea implícita o explícitamente.
La flexibilidad de DMS permite el almacenamiento de imágenes de documentos en cualquier sistema de almacenamiento compatible a través de varias interfaces. Estos documentos se pueden asociar sin problemas con objetos de aplicación dentro del framework DMS, lo que facilita la recuperación y la gestión directamente desde el contexto del objeto de aplicación correspondiente.
Además, en el contexto de Tax and Revenue Management (TRM), el servicio de gestión de documentos se integra perfectamente con el paquete de formularios para procesos como el registro de impuestos y la declaración de impuestos.
Para los responsables de front-end, el acceso al Servicio de Gestión de Documentos es conveniente a través de dos vías:
- El mosaico Gestión de documentos, que forma parte del grupo Tratamiento de correspondencia.
- La ficha Documento al procesar la agrupación de formularios durante el registro fiscal o los procedimientos de declaración de impuestos.
Los responsables de back end pueden acceder al Servicio de gestión de documentos a través de la transacción estándar FPDMS, accesible a través del menú SAP: Contabilidad → Gestión financiera → Cuenta corriente contractual → Gestión de documentos.
Cargando documento nuevo
Puede cargar sin esfuerzo un documento en el servicio de gestión de documentos (SGD) al modificar una agrupación de formularios existente no procesada, como una declaración de impuestos. Siga estos pasos sencillos:
- Dentro de la agrupación de formularios, navegue a la pestaña Documentos → Documento asignado" o a la pestaña Servicio de gestión de documentos y haga clic en el botón Cargar.
Nota
Tenga en cuenta que existe una distinción entre utilizar la opción Cargar de la pestaña Documentos asignados y la pestaña Gestión de servicios de documentos. Si opta por el primero, el documento se asociará automáticamente con la agrupación de formularios. Si selecciona esta última, deberá asignarla después de que se haya cargado el documento. Vale la pena mencionar que si accede directamente al servicio de gestión de documentos desde el mosaico de SAP Fiori, no se podrá acceder a la pestaña Documento asignado. - En la ventana emergente, haga clic en el icono push junto al campo Nombre de archivo para cargar el documento.
- Introduzca todos los detalles necesarios, como Categoría de documento, Impuesto general y Datos de aplicación (por ejemplo, socio comercial, cuenta de contrato y objeto de contrato) y, a continuación, haga clic en el botón Cargar.
- Su documento se ha cargado correctamente y encontrará una nueva entrada en la lista Documento asignado.
- También puede encontrar el documento en la pestaña Servicio de gestión de documentos.
Asignación/anulación de asignación de documentos
Puede gestionar asignaciones de documentos para el objeto de aplicación utilizando el botón Asignar en la pestaña "Servicio de gestión de documentos y el botón Anular asignación en la pestaña Documento asignado.
Búsqueda de documentos
En DMS, puede investigar la referencia de utilización de un documento o utilizar criterios de selección ampliados para identificar documentos relacionados.
- Al hacer clic en el botón Referencia de utilización, el sistema presentará todos los paquetes de formularios de registro de impuestos y declaración de impuestos conectados al documento seleccionado. Al hacer clic en un enlace en los resultados se muestra información detallada de la agrupación de formularios.
- Al utilizar Ampliar selección e introducir criterios específicos, como Categoría de documento, ID de socio comercial e ID de contrato, se rellenará la tabla de resultados con documentos relevantes en el Servicio de gestión de documentos. Desde allí, puede optar por asignar el documento específico a la aplicación actual mediante el botón Asignar.
Visualización de documentos
En DMS, el botón Visualizar muestra los datos administrativos del documento, mientras que el botón Visualizar imagen muestra el propio documento.
Visualización del historial de correspondencia
Cuando se debe imprimir un documento, se genera una entrada en la tabla de correspondencia. Para acceder al historial de correspondencia de este documento, puede seleccionar el documento y hacer clic en el botón Historial de correspondencia dentro de SGD. Se desencadenará un mensaje de error si el documento carece de un historial correspondiente.
Modificación y borrado de documento
En DMS, puede modificar los datos administrativos de un documento en modo de edición, habilitando varias acciones como:
- Desconectar la imagen modificando el estado a Ya no existe la imagen.
- Actualización de datos de aplicación como el socio comercial, la cuenta de contrato y el objeto de contrato.
Además, puede borrar un documento SGD existente seleccionándolo y haciendo clic en el botón Borrar.
