En la versión estándar de SAP, existen tres procesos de formulario principales:
- Registro
- Declaraciones de impuestos
- Reembolso
El framework de procesamiento de formularios también admite procesos personalizados basados en formularios adicionales.
El procesamiento de un formulario puede desencadenar diferentes acciones: crear documentos de facturación, crear registros de datos maestros, crear documentos contables, generar posiciones de workflow, etc.
En SAP Tax and Revenue Management, existen varios procedimientos impulsados por formularios, incluidos los registros fiscales, las devoluciones y los reembolsos.
Todos estos procedimientos tienen un elemento común: se derivan de una declaración presentada por el contribuyente. Estas declaraciones se someten a validación y cualquier discrepancia es abordada en el centro de trabajo por un funcionario de impuestos.
Dentro de SAP, esta declaración está simbolizada por ISR (solicitud de servicio de Internet) o TTG (tabla transparente para formularios). Los usuarios tienen la flexibilidad de crear la interfaz en Web Dynpro (ABAP).
La agrupación de formularios sirve como entidad de procesamiento central para estas declaraciones.
Un formulario enviado, ya sea un formulario de registro, una declaración de impuestos o una solicitud de reembolso, se somete a varias etapas a lo largo de su ciclo de vida. El estado dado depende principalmente de la exactitud de la información proporcionada y del caso específico que se está manejando. Los envíos incorrectos o comprometidos pueden iniciar un flujo de trabajo que incluya más tareas relacionadas con la auditoría. Los reembolsos determinados también pueden activar otro proceso de aprobación antes del desembolso final. Cada una de estas fases potenciales se registra utilizando distintos estados para supervisar los escenarios e iniciar protocolos empresariales adicionales.
Este es un ejemplo de un proceso típico basado en formularios para una agencia tributaria. El ejemplo que se muestra es la demostración de un envío de declaración de impuestos común.
Para los impuestos basados en formularios, los formularios de presentación de impuestos (agrupaciones de formularios) se cargan desde sistemas OCR externos (reconocimiento óptico de caracteres) mediante la interfaz.
La solución admite el proceso de carga mediante el workbench de migración de la industria.
Además, el responsable de impuestos también puede procesar manualmente los formularios de presentación de impuestos. Esto es necesario, por ejemplo, si el contribuyente no cumplió con su obligación de presentar y la autoridad fiscal necesita hacer una presentación estimada. Como canal adicional, la solución admite procesos de presentación y pago en Internet mediante los servicios en línea de contribuyente de SAP.
Una vez que se ha archivado y creado un envío de impuestos en el sistema, se validan los envíos.
La evaluación y la facturación se pueden procesar como parte del centro de trabajo Responsable fiscal. Sin embargo, el proceso normal es utilizar la actividad en masa para procesar agrupaciones de formularios, donde se ejecutan reglas en el Business Rule Framework para verificar la consistencia y la exactitud de los datos y producir la evaluación fiscal.
Una vez que una declaración de impuestos se ha verificado correctamente en función de las reglas específicas del cliente en el motor de reglas, se crea un documento de facturación.
En caso de discrepancias, se crea un work item y, mediante el flujo de trabajo, la declaración de impuestos se envía al centro de trabajo Responsable fiscal para su procesamiento posterior.
A continuación, se facturan los documentos de facturación que crean documentos de facturación, que es la base para la notificación de liquidación de impuestos. Si es necesario, las notificaciones de liquidación de impuestos se generan como correspondencia de salida (papel, correo electrónico, etc.), por ejemplo, para confirmar la recepción de una declaración de impuestos o si se identifican discrepancias para informar al contribuyente.
Junto con el documento de facturación, el sistema también genera el documento contable de libro auxiliar (crédito o reembolso) en la cuenta de contribuyente que produce documentos de cuenta corriente contractual.