Gestión de work items fiscales

El flujo de proceso empresarial integral para el tratamiento de excepciones de formularios de impuestos es el siguiente:

1. Iniciación del contribuyente:

   El contribuyente inicia el registro fiscal o la declaración de impuestos enviando la información necesaria.

2. Generación y validación de agrupación de formularios:

   La agrupación de formularios se genera y procesa mediante una regla BRFplus. Este paso implica validar datos de formulario, calcular importes de impuestos para declaraciones de impuestos y desencadenar un flujo de trabajo si la validación identifica excepciones. Las excepciones se clasifican en función de los niveles de excepción predefinidos en la configuración y el sistema asigna una prioridad a cada uno de estos niveles. Si la validación es correcta, procede a crear datos maestros para el registro y la facturación de la declaración de impuestos, seguido de la emisión de una notificación al cliente.

3. Determinación de agente de flujo de trabajo:

   Una regla preestablecida, construida a partir de los atributos descritos en los formularios y junto con el nivel de excepción dentro del flujo de trabajo, dicta la asignación de la unidad fiscal responsable y el responsable fiscal asignado para gestionar el work item específico.

4. Work item de supervisión y proceso de gestor:

   El gestor supervisa los work items dentro de su unidad responsable. Tienen la autoridad para asignar work items abiertos a responsables fiscales y pueden reasignar tareas a responsables con una mejor disponibilidad. El responsable fiscal verifica su work item asignado en la bandeja de entrada de SAP Fiori.

   Revisan cualquier error o advertencia dentro de la agrupación de formularios, abordan los problemas de su nivel de excepción responsable, cierran los mensajes de error o de advertencia y, a continuación, vuelven a enviar la agrupación de formularios. Si su responsabilidad se limita a gestionar mensajes específicos dentro de un nivel de excepción en particular, el flujo de trabajo se reactivará para identificar a la persona o unidad adecuada encargada de abordar otras excepciones después de volver a enviar el formulario.

5. Procesamiento correcto:

   Si el formulario se procesa correctamente, se crean nuevos datos maestros para el registro de impuestos o se generan nuevos documentos de facturación y contabilización para declaraciones de impuestos.

6. Notificación de cliente:

   Al cliente se le notifica rápidamente el resultado de su registro fiscal y declaración de impuestos, recibiendo el resultado de la evaluación fiscal.

El flujo de alto nivel de la determinación de agente es el siguiente:

• Cuando se procesa la agrupación de formularios, el workflow se desencadena en BRFplus.
• Se ejecuta la tarea de workflow estándar 22600061 Asignación TRM. En esta tarea, contenía las reglas por defecto para determinar el agente.
• Si el agente se determina correctamente, el work item se asignará al agente y también derivará automáticamente la unidad fiscal y la división fiscal adecuadas. Si el sistema no puede determinar el agente, evalúa las tareas estándar (por ejemplo, 22600005: TRM Asignación a división fiscal) y reglas (y responsabilidades) para unidades fiscales y divisiones fiscales.

El flujo de determinación de agente de alto nivel se despliega de la siguiente manera:

1. Al procesar la agrupación de formularios, BRFplus desencadena el workflow.
2. Dentro del workflow, se ejecuta la tarea estándar 22600061, conocida como Asignación TRM. Esta tarea incluye reglas por defecto para la determinación de responsable.
3. Si el agente se identifica correctamente, el work item se asigna a ese agente y el sistema deriva automáticamente la unidad fiscal y el sector fiscal relevantes.
4. En los casos en los que falla la determinación de agente, el sistema procede a evaluar las tareas estándar (por ejemplo, 22600005: TRM Asignación a división fiscal) y las reglas (junto con las responsabilidades) asociadas con las unidades fiscales y las divisiones fiscales.

Es esencial establecer una estructura organizada para gestionar elementos de trabajo en los procesos de registro y declaración de impuestos. Al utilizar el componente Gestión organizativa (PA-OS), puede definir las divisiones fiscales y las unidades fiscales que representan las unidades funcionales dentro de la organización fiscal responsable de gestionar estos work items. Estas unidades se pueden completar con administradores fiscales, supervisores y responsables fiscales. A continuación, el sistema deriva el responsable fiscal, la unidad fiscal y el sector fiscal relevantes para cada work item en función de los atributos configurados en Gestión organizativa.

Estos son los pasos detallados para crear una nueva estructura organizativa:

1. Crear una organización raíz: defina una organización raíz que simboliza la autoridad fiscal. Utilice la transacción Crear organización (transacción PPOCE) que se encuentra en el menú SAP en Herramientas → Business flujo de trabajo → Plan de organización → Plan de organización → Organización y ocupación → Crear. Proporcione un identificador y una descripción para esta unidad organizativa, por ejemplo, ZTAX_AUT: Autoridad fiscal.
2. CREAR DIVISIONES FISCALES: establezca objetos organizativos para que sirvan como supervisores de línea dentro de la organización fiscal. Haga clic en Crear y seleccione Unidad organizativa es supervisor de línea de. Asigne un identificador y una descripción a estas unidades, por ejemplo, ZVAT_DIV: IVA de división. Cree divisiones adicionales según sea necesario.
3. Crear posición de cabecera para división de IVA: vincule la posición de la cabecera de división de IVA al objeto organizativo División IVA. Para ello, haga clic en Crear y seleccione Incorporar posición. Asigne un identificador y una descripción a la posición, por ejemplo, Z_VAT_DIV_HD: Jefe de división de IVA. Seleccione la casilla de selección Jefe de unidad organizativa propia.
4. Crear unidades fiscales para divisiones fiscales: designe la división fiscal como supervisor de línea para el objeto organizativo Unidad fiscal. Establezca unidades fiscales correspondientes a las divisiones fiscales creadas.
5. Crear posiciones para unidad fiscal: Genere posiciones tanto para la unidad fiscal supervisora como para el responsable fiscal. Se debe marcar la casilla de selección Jefe de unidad organizativa propia para Unidad fiscal de supervisor.
6. Crear varias unidades fiscales: si es necesario, establezca varias unidades fiscales y asigne las posiciones de responsable fiscal correspondientes a estas unidades.
7. Asignar usuarios responsables fiscales y de gestor a la posición.

Estos pasos ayudarán a estructurar la organización fiscal, lo que permitirá una gestión simplificada de los elementos de trabajo en los procesos de registro y declaración de impuestos.

SAP ofrece tareas estándar como TS22600061 para la determinación del responsable de impuestos. Para acceder a estas tareas, utilice la transacción PFTC_DIS desde el menú SAP: Herramientas → Business Workflow → Desarrollo → Herramientas de definición → Tareas/Grupos de tareas → Visualizar (transacción PFTC_DIS). Seleccione Tarea estándar e introduzca el número de tarea (excluido el prefijo "TS"). Para garantizar la consistencia de esta tarea estándar, puede utilizar la transacción SWU4.

Los detalles del work item se gestionan de la siguiente manera: El título del work item se define en "Texto del work item" en Datos básicos, mientras que la descripción detallada del work item se puede encontrar en la pestaña "Descripción".

En la ficha "Contenedor", encontrará una lista completa de todos los atributos disponibles relacionados con la cabecera de declaración de impuestos para la definición de tareas. Estos atributos abarcan elementos como el tipo de ingresos, el tipo de transacción, las fechas, etc. Estos atributos se pueden utilizar para determinar el responsable de impuestos o la unidad organizativa relevante.

En la pestaña Reglas predeterminadas, encontrará el ID de regla de determinación de agente, como 22600022 en nuestro caso. Simplemente haga doble clic en el número de regla para acceder a sus detalles.

En la regla de determinación de agente 22600022, defina los atributos utilizados en la derivación de responsabilidades para los responsables de impuestos dentro de la pestaña Contenedor. Para crear una nueva regla de derivación para responsables de impuestos, vaya a la ficha Responsabilidad y haga clic en el botón Crear responsabilidad. Como alternativa, puede crear esta responsabilidad mediante la transacción OOCU_RESP si conoce el ID de regla de determinación.

La configuración de la regla de determinación de agente implica especificar valores de parámetro. Por ejemplo, si desea que diferentes equipos gestionen work items de IVA con prioridades variables, puede definir dos reglas con los siguientes parámetros y asignar diferentes equipos según corresponda:

1. Regla 1: Para work items de IVA con prioridad alta - Tipo de agrupación de formularios (FBTYP) = ZVAT y prioridad de nivel de excepción (LVLPRIO) de 1 a 3.
2. Regla 2: Para work items de IVA con prioridad baja - Tipo de agrupación de formularios (FBTYP) = ZVAT y prioridad de nivel de excepción (LVLPRIO) de 4 a 9.

Al crear la regla, debe asignar elementos dentro de la unidad organizativa a la regla haciendo clic en el botón Insertar asignación de agente. Por ejemplo, asigne varias posiciones a diferentes reglas según su estructura organizativa.

Tenga en cuenta que las responsabilidades se pueden ajustar para satisfacer las necesidades empresariales en evolución modificando los valores o rangos de valores para los elementos de container dentro del container de reglas.

Para asignar divisiones fiscales a la tarea 22600005 (TRM: Asignaciones de divisiones), utilice la regla 22600002 (Regla para asignación de declaración de impuestos a división fiscal).

La transacción OOCU permite personalizar la tarea, lo que le permite asignar agentes potenciales para gestionar declaraciones de impuestos en función de sus necesidades específicas.

Puede asignar el elemento organizativo a la tarea estándar navegando a Datos adicionales → Asignación de agente → Actualizar en el menú de tareas estándar. Desde allí, simplemente puede hacer clic en Asignar o Anular asignación para añadir o eliminar el elemento organizativo de la tarea según sea necesario.

Para modificar la estructura organizativa existente, acceda a la transacción PPOMW a través del menú SAP: Herramientas → Business flujo de trabajo → Desarrollo → Herramientas de definición → Gestión de organización → Plan de organización → Modificar .

Por ejemplo, si necesita cambiar el gerente de la división de IVA, simplemente reemplace el usuario gerente actual con el nuevo usuario gerente. Esto se puede lograr utilizando los botones Asignar y Anular asignación ubicados en la barra de herramientas.

Las tareas y responsabilidades se pueden asignar a las siguientes entidades:

• Una unidad organizativa para la aplicación a todas las posiciones subordinadas.
• Una posición para la aplicación para los usuarios que ocupan esa posición en particular.
• Un usuario, para una aplicación a un individuo específico.

Para configurar las parametrizaciones de pool de trabajo y work item para TRM, siga estos pasos en la vía de acceso de IMG: Gestión financiera → Cuenta corriente contractual → Operaciones comerciales → Subreparto de impuestos del sector público → Procesamiento de formularios → Pools de trabajo y work items.

1. Definir niveles de excepción y asignar prioridades: en este paso, se asigna una prioridad a cada nivel de excepción. Esta priorización tiene en cuenta la diferente urgencia de los diferentes errores. La prioridad asignada a los mensajes determina su orden de procesamiento. Estas prioridades de excepción desempeñan un papel crucial en las reglas de responsabilidad para la asignación de funcionarios fiscales en función de la gravedad de la excepción.
2. Asignar niveles de excepción a mensajes: al procesar una agrupación de formularios, si los datos no cumplen los requisitos de validación, el motor de reglas genera mensajes de excepción. Puede categorizar estos mensajes de excepción en niveles de excepción específicos. Estos niveles definen la prioridad de la excepción, que, a su vez, ayuda a asignar el responsable de impuestos para tratar la excepción.
3. Definir motivos para la asignación de work item: el motivo de asignación es un elemento obligatorio cuando un gestor necesita asignar, reasignar o anular un work item para un responsable de impuestos o una unidad fiscal. Este motivo proporciona contexto y justificación para la asignación o reasignación de elementos de trabajo, lo que garantiza la transparencia y la responsabilidad en el flujo de trabajo.