Prozessschritte – Dienstleistungs- und Materialbeschaffung
| Prozessschritt | Beschreibung |
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| Rahmenvertrag anlegen (Mengenkontrakt) (optional) | Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung zwischen einer Einkaufsorganisation und einem Lieferanten, eine bestimmte Menge eines Produkts in einem angegebenen Zeitraum zu verringern oder zu erhöhen. Die Einkaufsorganisation erfüllt einen Kontrakt, indem sie Bestellaufträge dafür aufgibt. Diese Bestellungen werden nun als Kontraktabrufe (oder Abrufe) bezeichnet. Der Lieferant erfüllt den Kontrakt, indem er die abgerufene Menge bereitstellt. Wenn Sie einen Abruf anlegen, beziehen Sie sich auf den entsprechenden Kontrakt. Das System aktualisiert automatisch die abgerufenen Mengen im Kontrakt. |
Dienstleistungsbeschaffung - Spesen für externen Mitarbeiter buchen
Prozessschritte – Buchen von Aufwänden für externe Mitarbeiter
| Prozessschritt | Beschreibung |
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| Bestellung für Nebenkosten mit Textpositionen anlegen | Sie geben die Bestelldaten ein, prüfen die Bestellung auf Vollständigkeit und sichern die Bestellung. |
| Bestellpositionen überwachen (optional) | In dieser Vorgehensweise können Sie jede Position in Bestellungen überwachen. Standardmäßig werden jedoch nur überfällige Positionen in der App aufgelistet. Standardmäßig werden jedoch nur überfällige Positionen in der App aufgelistet. |
| Lieferantenrechnung mit Bestellbezug anlegen (mit Positionssperre) | Sie geben die allgemeinen Bestelldaten ein, geben Bestellbezüge ein, geben Zahlungsinformationen ein und prüfen die Rechnungspositionsdaten. Betrag und Menge entsprechen den Werten der Bestellung. Notiz Wenn der Positionsbetrag in der Lieferantenrechnung vom Bestellbetrag abweicht, kann der Positionsbetrag geändert werden, und die Rechnung wird auf Positionsebene mit einem Sperrgrund gesperrt. |
| Gesperrte Lieferantenrechnung mit Benachrichtigung prüfen (optional) | In dieser Vorgehensweise werden Lieferantenrechnungen mit Zahlsperre angezeigt. Zur Zahlung gesperrt ist ein dynamischer Link, der nur im Rechnungskopf sichtbar ist, wenn die Rechnung zur Zahlung gesperrt ist. Der Link enthält Daten, die für die Erläuterung der Sperrsituation und ihrer möglichen Lösung relevant sind (Aktionen zum Kontaktieren des Lieferanten/Einkäufers, blockbezogene Statistiken). Situation und Benachrichtigung werden gemäß den in den vorbereitenden Schritten festgelegten Selektionskriterien ausgelöst. Das System erkennt Skontosituationen automatisch durch einen täglichen Job und weist auf kritische Situationen hin, indem es die Benachrichtigungsfunktion auf der Startseite verwendet. Auf diese Weise können Teammitglieder proaktiv auf potenziell überfällige Skonti reagieren und negative Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens vermeiden. Notiz Sie müssen die folgenden Schritte ausführen:
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Dienstleistungsbeschaffung – Einkauf von Fremdleistungen mit Servicematerialposition
Option 1: Manuelles Anlegen eines Leistungserfassungsblatts
| Prozessschritt | Beschreibung |
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| Bestellung für Dienstleistungspositionen anlegen | Sie geben die Bestelldaten ein, prüfen die Bestellung auf Vollständigkeit und sichern die Bestellung. Notiz Der Leistungserbringer in der Bestellung muss derjenige sein, der die Zeit im nächsten Schritt erfasst. Notiz Der Leistungserbringer kann dem Projekt zugeordnet werden, um die Zeiterfassung zu optimieren und das Leistungserfassungsblatt automatisch zu aktualisieren. |
| Leistungserfassungsblatt pflegen | Die Bestellung wird ausgefüllt. Anschließend wird das Leistungserfassungsblatt gesichert und zur Genehmigung gesendet. Er sollte automatisch genehmigt werden, wenn der Workflow Automatische Freigabe des Leistungserfassungsblatts im vorausgesetzten Schritt Flexiblen Workflow für Leistungserfassungsblätter konfigurieren aktiviert ist. Wenn ein anderer Workflow aktiviert ist, muss das Leistungserfassungsblatt möglicherweise von einem entsprechenden Empfangsbeleg genehmigt werden. |
| Lieferantenrechnung mit LEB-Bezug anlegen | Sie geben die allgemeinen Daten für die Rechnung ein, geben die Bestellreferenzen ein, prüfen die Rechnungspositionsdaten (Betrag und Menge entsprechen den Werten der Wareneingänge), geben die Zahlungsinformationen ein, geben die Steuerdaten ein und geben den Bruttobetrag der Rechnung ein. Sie simulieren die Lieferantenrechnung und prüfen, ob Fehlermeldungen angezeigt werden. Wenn keine Fehler vorliegen, wird die Lieferantenrechnung gebucht. |
Option 2: Automatisches Anlegen eines Leistungserfassungsblatts
| Prozessschritt | Beschreibung |
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| Bestellung für Dienstleistungspositionen anlegen | Sie geben die Bestelldaten ein, prüfen die Bestellung auf Vollständigkeit und sichern die Bestellung. |
| Leistungserfassungsblätter aus Zeiterfassung prüfen | Sie müssen den Umfangsbestandteil "Zeiterfassung" ausführen, bevor Sie diesen Schritt testen. Nachdem die Zeiterfassung genehmigt wurde, wird das Leistungserfassungsblatt automatisch angelegt. |
| Fehlerprotokolle für die Verarbeitung von Leistungserfassungsblättern überprüfen (optional) | Wenn beim Anlegen oder Löschen des Leistungserfassungsblatts Fehler auftreten, wird ein Fehlerprotokoll geschrieben. |
| Automatisches Anlegen von Leistungserfassungsblättern aus Zeiterfassung einplanen (optional) | In diesem Prozessschritt planen Sie das automatische Anlegen von Leistungserfassungsblättern aus der Zeiterfassung ein. Dieses Verfahren wird für die Fehlerbehandlung verwendet, z.B. für die erneute Verarbeitung der fehlgeschlagenen Zeiterfassungen. |
| Lieferantenrechnung mit LEB-Bezug anlegen | Sie geben die allgemeinen Daten für die Rechnung ein, geben die Bestellreferenzen ein, prüfen die Rechnungspositionsdaten (Betrag und Menge entsprechen den Werten der Wareneingänge), geben die Zahlungsinformationen ein, geben die Steuerdaten ein und geben den Bruttobetrag der Rechnung ein. Sie simulieren die Lieferantenrechnung und prüfen, ob Fehlermeldungen angezeigt werden. Wenn keine Fehler vorliegen, wird die Lieferantenrechnung gebucht. |
Option 3: Leistungserfassungsblätter importieren
| Prozessschritt | Beschreibung |
|---|---|
| Bestellung für Dienstleistungspositionen anlegen | Sie geben die Bestelldaten ein, prüfen die Bestellung auf Vollständigkeit und sichern die Bestellung. Notiz Der Leistungserbringer in der Bestellung muss derjenige sein, der die Zeit im nächsten Schritt erfasst. Notiz Der Leistungserbringer kann dem Projekt zugeordnet werden, um die Zeiterfassung zu optimieren und das Leistungserfassungsblatt automatisch zu aktualisieren. |
| Import von Leistungserfassungsblättern für bestimmte Benutzer konfigurieren | In diesem Schritt stellen Sie sicher, dass der Import von Leistungserfassungsblättern für bestimmte Benutzer aktiviert ist. |
| Leistungserfassungsblätter importieren | In diesem Schritt laden Sie die Leistungserfassungsblätter hoch. |
| Lieferantenrechnung mit LEB-Bezug anlegen | Sie geben die allgemeinen Daten für die Rechnung ein, geben die Bestellreferenzen ein, prüfen die Rechnungspositionsdaten (Betrag und Menge entsprechen den Werten der Wareneingänge), geben die Zahlungsinformationen ein, geben die Steuerdaten ein und geben den Bruttobetrag der Rechnung ein. Sie simulieren die Lieferantenrechnung und prüfen, ob Fehlermeldungen angezeigt werden. Wenn keine Fehler vorliegen, wird die Lieferantenrechnung gebucht. |
Dienstleistungsbeschaffung – Beschaffung von Limitpositionen für ein Projekt
Prozessschritt – Beschaffung von Limitpositionen für ein Projekt
| Prozessschritt | Beschreibung |
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| Bestellanforderung für Limitposition anlegen | Sie geben die Bestellanforderungsdaten ein und sichern die Bestellanforderung. Notiz Wenn Sie das Feld Sachkonto ausfüllen, stellen Sie sicher, dass das verwendete Sachkonto bereits Ressource und Kennzahl zugeordnet ist. Ist dies nicht der Fall, tritt beim Anlegen des Einkaufsbelegs ein Fehler auf: Das Sachkonto ist keiner Aufwandsart zugeordnet. |
| Bestellanforderung in Bestellung umsetzen | Sie wählen eine Bestellanforderung aus und legen eine Normalbestellung an. |
| Anlegen eines Leistungserfassungsblatts mit flexiblem Workflow | Die Bestellung wird ausgefüllt. Anschließend wird das Leistungserfassungsblatt gesichert und zur Genehmigung gesendet. Er sollte automatisch genehmigt werden, wenn der Workflow Automatische Freigabe des Leistungserfassungsblatts im vorausgesetzten Schritt Flexiblen Workflow für Leistungserfassungsblätter konfigurieren aktiviert ist. Wenn ein anderer Workflow aktiviert ist, muss das Leistungserfassungsblatt möglicherweise von einem entsprechenden Empfangsbeleg genehmigt werden. |
| Lieferantenrechnung mit Bestellbezug anlegen | Sie geben die allgemeinen Daten für die Rechnung ein, geben die Bestellreferenzen ein, prüfen die Rechnungspositionsdaten (Betrag und Menge entsprechen den Werten der Wareneingänge), geben die Zahlungsinformationen ein, geben die Steuerdaten ein und geben den Bruttobetrag der Rechnung ein. Sie simulieren die Lieferantenrechnung und prüfen, ob Fehlermeldungen angezeigt werden. Wenn keine Fehler vorliegen, wird die Lieferantenrechnung gebucht. |
Dienstleistungsbeschaffung - Spesen für interne Mitarbeiter ohne Bestellbezug buchen
Prozessschritt – Buchen von Aufwänden für interne Mitarbeiter ohne Bestellbezug
| Prozessschritt | Beschreibung |
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| Lieferantenrechnung ohne Bestellung/WE anlegen | Mit diesem Prozess legen Sie eine Einzelrechnung an. Informationen zum Massen-Upload von Lieferantenrechnungen finden Sie im Umfangsbestandteil Kreditorenbuchhaltung (J60). |
Einkaufsbelegbearbeitung (optionale Schritte)
Prozessschritt – Einkaufsbelegverarbeitung (optionale Schritte)
| Prozessschritt | Beschreibung |
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| Lieferantenrechnung genehmigen (optional) | Sie wählen einen Rechnungsbeleg aus, der zur Zahlung gesperrt ist, und geben die Rechnung frei. |
| Workflow zum Genehmigen von Lieferantenrechnungen (optional) | Als Genehmigender (in einem vorbereitenden Schritt festgelegt) suchen Sie in der App Meine Inbox nach einer Lieferantenrechnung. Auf dem Bild Freigabe der gesperrten Rechnung können Sie die Drucktaste Freigeben wählen. |
| Rechnungsstorno (optional) | Sie stornieren eine Lieferantenrechnung. |
| WE/RE-Verrechnung | Sie suchen nach Einkaufsbelegen. Wenn Bestellungen vorhanden sind, die ausgeglichen werden müssen, wählen Sie einen aus, und wählen Sie Buchen. Der Ausgleichsbeleg wird angelegt, und Sie notieren die im folgenden Schritt zu verwendende Belegnummer. |
| Buchhaltungsbeleg stornieren (optional) | In diesem Schritt stornieren Sie die WE/RE-Verrechnungsbuchung mit der im vorherigen Schritt angelegten Ausgleichsbelegnummer. Nachdem der Buchhaltungspflegebeleg storniert wurde, wird die Stornobelegnummer angezeigt. |
| Sachkonto mit Ressource und Kennzahl zuordnen (optional) | In dieser Vorgehensweise ordnen Sie ein Sachkonto zu einer Ressource und einer Kennzahl zu. Stellen Sie sicher, dass das verwendete Sachkonto bereits Ressource und Kennzahl zugeordnet ist. Ist dies nicht der Fall, tritt beim Anlegen des Einkaufsbelegs ein Fehler auf, der besagt, dass das Sachkonto keiner Aufwandsart zugeordnet ist. |