Exploration de la gestion des commandes clients pour les prestataires de services.

Objective

After completing this lesson, you will be able to analysez les composants clés de la gestion des commandes clients pour les services professionnels.

Introduction

À qui s'adresse cette leçon

Bienvenue dans notre leçon sur SAP Sales Order Processing, spécialement conçue pour les consultants débutants. Ce sujet vise à vous fournir une compréhension fondamentale de la gestion des commandes clients dans SAP S/4HANA Cloud, en vous fournissant les connaissances nécessaires pour améliorer le niveau de service que vous fournissez à vos clients.

Que vous soyez nouveau sur le terrain ou que vous cherchiez à approfondir votre expertise pour votre développement personnel, ce cours vous guidera à travers les fondamentaux du traitement des commandes clients, de la création et de la gestion des commandes clients à la gestion efficace des documents de facturation, des avoirs et des notes de débit.

Pourquoi ce cours

Imaginez une entreprise aux prises avec un traitement inefficace des commandes clients, où les erreurs de facturation sont fréquentes et où la satisfaction client diminue. En tant que nouveau consultant SAP Sales Order Processing, ce cours vous fournira les connaissances fondamentales nécessaires pour résoudre ces problèmes.

Vous apprendrez à optimiser la gestion des commandes clients, à rationaliser les processus de facturation et à améliorer la qualité de service globale.

Fort de ces compétences, vous serez en mesure de fournir à votre client des solutions expertes, améliorant considérablement leur efficacité opérationnelle et leur satisfaction client, tout en faisant progresser votre croissance professionnelle dans le paysage des ventes numériques.

À quoi s'attendre

Dans ce cours, vous utiliserez une variété de supports pour améliorer votre expérience d'apprentissage. Vous allez lire le contenu détaillé qui couvre les fondamentaux de SAP Sales Order Processing dans SAP S/4HANA Cloud. Des graphiques informatifs vous aideront à visualiser les concepts et processus clés.

Vous verrez également des vidéos de démonstration montrant le logiciel de traitement des commandes clients en action, fournissant ainsi des informations pratiques sur ses fonctionnalités. En outre, les vidéos liées au contenu expliqueront et illustreront plus en détail les points importants, ce qui vous aidera à mieux comprendre et conserver les informations. Cette combinaison de lecture, de visuels et de vidéos garantira une expérience d'apprentissage complète et attrayante.

Donc, si vous êtes prêt, commençons.

Sujets clés de l’unité 1

Avant de nous pencher sur les détails, voyons un aperçu général de ce à quoi nous nous attendons. La gestion des commandes clients dans SAP S/4HANA Cloud est une séquence complète d'activités essentielles pour gérer les commandes clients et le processus de facturation dans les scénarios de services basés sur projet.

Nous nous concentrerons sur la compréhension de l'intégralité de la séquence de processus, y compris la création et la gestion des documents de facturation, des avoirs et des notes de débit. Vous apprendrez à utiliser les applications SAP clés telles que Gestion des commandes clients, Ma boîte de réception et Planification de création de facture pour rationaliser ces processus.

Sujets clés que nous aborderons :

  1. Introduction à la gestion des commandes clients

    La gestion des commandes client implique différentes étapes, de la création des commandes clients à la finalisation des documents de facturation. Nous commencerons par les notions de base, en comprenant les termes et concepts clés tels que les commandes clients, les factures, les avoirs et les notes de débit.

  2. Étapes de processus pour la gestion des commandes clients

    Nous allons détailler les étapes du processus de commande client :

    • Processus de facturation : Étapes de création des factures clients.
    • Processus d'avoir : Étapes de création d'un avoir pour des retours ou des ajustements.
    • Processus de note de débit : étapes de création d'une note de débit pour les frais supplémentaires.
  3. Applications SAP prenant en charge la gestion des commandes clients

    Découvrez comment naviguer et utiliser des applications SAP cruciales :

    • Gestion des commandes clients : créez, modifiez et gérez efficacement les commandes clients.
    • Ma boîte de réception : traitez les tâches de workflow où que vous soyez, effectuez des actions standard et gérez efficacement les tâches.
    • Planification de la création de facturation : automatisez la création des documents de facturation pour optimiser la charge du système et les temps de traitement.
  4. Rôles et responsabilités

    Comprendre les différents rôles impliqués dans la gestion des commandes clients :

    • Gestionnaire du traitement des factures : responsable de la création et de la gestion des documents de facturation.
    • Chef de projet : gère les commandes client au sein des projets clients.
    • Comptable de projet : gère les aspects financiers de la facturation du projet.
  5. Application pratique et simulations

    Nous fournirons des simulations pratiques pour renforcer votre compréhension :

    • Création de documents de facturation : suivez les instructions étape par étape pour créer des factures clients.
    • Gestion des notes de crédit et de débit : exercez-vous à créer des notes de crédit et de débit et à comprendre leur impact sur la facturation.

Interfaces visuelles et fonctionnalités

Lorsque nous explorons le traitement des commandes clients, prêtez attention aux interfaces visuelles des applications SAP. Nous mettrons en évidence :

  • Les fonctionnalités de navigation et la manière de filtrer et de trier les commandes clients.
  • Importance des écritures au journal dans le processus de facturation.
  • Comment gérer les documents de facturation, y compris leur création, leur modification et leur annulation.

Avantages d'un traitement rationalisé des commandes clients

La gestion efficace des commandes clients permet de contrôler l'ensemble des sous-processus de facturation, garantissant ainsi l'exactitude et la ponctualité des services basés sur projet. La compréhension de ces processus et outils améliorera votre capacité à gérer efficacement les commandes clients et à améliorer l'efficacité globale de la facturation des projets.

Profitez du voyage !

Cette introduction de haut niveau pose les jalons d'une analyse plus approfondie de chaque composant et de ses fonctionnalités. Au fur et à mesure de votre progression dans les leçons, vous acquerrez une compréhension complète de la gestion des commandes clients dans SAP S/4HANA Cloud, en vous dotant des compétences nécessaires pour gérer efficacement les commandes clients et les processus de facturation.

Commençons par explorer le traitement des commandes clients et exploitons tout le potentiel des solutions de service SAP !

Gestion des commandes clients

Description

La gestion des commandes client décrit la séquence de processus complète pour la gestion des commandes clients et le processus de facturation dans le scénario des services basés sur projet. Il inclut les sous-processus de facturation et englobe la création de documents de facturation (factures), les demandes d'avoir manuelles pour les retours et les ajustements et les demandes de note de débit manuelles pour des frais supplémentaires.

Dans le sous-processus de facturation, le processus principal de gestion des projets clients déclenche la création de la facture client.

Dans le sous-processus d'avoir, un avoir est créé en référence à une facture client existante en cas de retours ou d'ajustements en faveur du client. Les demandes d'avoir peuvent également être utilisées pour lancer le processus de création d'un avoir pour le projet.

Dans le sous-processus de note de débit manuelle, une demande de note de débit est créée manuellement en cas de frais supplémentaires et d'ajustements de la facture en faveur du prestataire de services, puis traitée pour créer une nouvelle facture client.

Les pièces facturables sont reflétées dans le processus de comptabilité clients.

Étapes clés du processus

  • Création de documents de facturation : création de factures clients et d'écritures au journal
  • Créer un avoir : créer un avoir avec référence à une facture client et une écriture au journal
  • Créer une demande de note de débit manuelle
  • Créer une facture client en référence à une demande de document de facturation et une écriture au journal

Avantages

  • Rationaliser le traitement des commandes clients pour le scénario des services basés sur projet

  • Contrôler les sous-processus de facturation complets : facturation, avoir et demande de note de débit manuelle

Compréhension de la gestion des commandes clients dans Professional Services (J14)

Remarque

Un système de formation SAP S/4HANA Cloud est requis pour effectuer l'exercice suivant.

Systèmes de formation pour étudiants autonomes : si vous travaillez sur le contenu de formation à votre rythme dans SAP Learning Hub, veuillez acheter un contingent SAP Learning System Access pour accéder au système de formation conçu pour accompagner les exercices dans le contenu du cours de formation. Accédez à SAP Learning System Access Démarrage rapide et recherchez le code de la formation pour localiser le système de formation approprié.

Pour exécuter cet exercice avec les meilleures performances du système, vous pouvez supprimer tout autre rôle utilisateur affecté à votre utilisateur, à l'exception du rôle générique S4C fourni. Vous pouvez quand même affecter d'autres rôles comme requis dans l'exercice suivant et vous pouvez exécuter cette tâche dans la même étape si nécessaire.

Certains exercices utilisent les caractères ### comme caractères génériques pour votre numéro d'utilisateur à trois chiffres. Une fois que vous êtes dans la barre de lancement SAP Fiori du système de formation, ouvrez l'icône de profil utilisateur dans le coin supérieur droit. Vous y verrez votre utilisateur : A suivi de chiffres. Utilisez les trois derniers chiffres de votre utilisateur de manière cohérente à la place de ### lorsque vous voyez ### dans un exercice.

Tâche 1: Créer et traiter le document de facturation de projet

Étapes

  1. Planifiez la préparation de facturation de projet pour créer les demandes de document de facturation (DDF) pour votre projet à l'aide d'un processus par lots.

    1. Ouvrez l'application Planification de la préparation de facturation de projet.

    2. Sélectionnez Créer. Acceptez la description par défaut et poursuivez.

    3. Acceptez la date proposée et l'exécution immédiate et poursuivez.

    4. Dans l'écran des paramètres, sélectionnez votre ID projet, décochez Sans demande de facturation de projet et cliquez sur Planifier.

    5. Dans l'écran suivant, vous verrez le job récemment créé avec le statut En cours de traitement. Vous pouvez rafraîchir l'écran avec F5 jusqu'à ce que le statut affiché soit Terminé.

  2. Une fois le job finalisé, vérifiez les demandes de document de facturation que vous venez de créer et affichez-leur une évaluation de leur contenu.

    • La demande de document de facturation créée pour le poste de facturation des temps et des frais reflète-t-elle correctement les reports et les rectifications de poste que vous avez effectués dans l'exercice du chapitre 5 ?
    • La DDF avec frais fixes affiche-t-elle le montant approprié pour les dates d'échéance de facturation sélectionnées ?
    1. Ouvrez l'application Création de documents de facturation.

    2. Sélectionnez Options de facturation et activez Activé toutes les options, mais la dernière qui doit être définie sur Désactivé.

    3. Cliquez sur l'un des numéros de document commercial et sélectionnez l'option Afficher demande de document de facturation. Pour le document Temps et frais, vous devez être en mesure de vérifier que les nombres agrégés correspondent à ceux de la demande de facturation de projet que vous avez créée dans l'exercice Chapitre 5.

  3. À partir de l'application Création de documents de facturation, créez le document de facturation pour au moins une des demandes de documents de facturation et enregistrez-le.

    1. Sélectionnez les documents dans l'échéancier de factures et cliquez sur Créer documents de facturation.

    2. Sélectionnez le type de document de facturationCI01 (Facture) et gérez la date de la facture comme date du jour, par exemple.

    3. Une fois les détails des factures affichés, sélectionnez "Sauvegarder tout" pour passer leur statut de Temporaire à Terminé.

    4. Ouvrez l'application Gestion des documents de facturation et dans la zone Donneur d'ordre, saisissez 10100002. Rechercher. Vous devez voir tous les documents de facturation créés pour votre projet dans la liste.

    5. Vous pouvez également ouvrir l'application Gestion de la facturation de projet. Sélectionnez votre projet et effectuez une recherche. La colonne Facturé affiche désormais le montant facturé cumulé pour chaque élément de facturation dans le projet. Cliquez sur l'un des chiffres facturés. Une fenêtre pop-up affiche la liste des factures associées. Cliquez sur le lien ID de facture pour ouvrir le document dans l'application Gestion des documents de facturation.

    6. Sélectionnez la section Flux de processus pour afficher la séquence des documents jusqu'à ce moment.

      Remarque

      Vous pouvez également créer les demandes de documents de facturation à partir de l'application Gestion de la facturation de projet. Une fois la facturation traitée et la demande de facturation de projet créée, vous pouvez sélectionner "Envoyer".

      Un écran pop-up est proposé à ce stade pour sélectionner le type de document à créer (document de facturation provisoire ou document de facturation). Si l'option Créer un document de facturation est sélectionnée, une demande de document de facturation est créée et affichée dans la liste des échéances de l'application Création de documents de facturation, comme dans les étapes de l'exercice.

      Le processus est le même à partir de cette étape. Sélectionnez le poste de demande de document de facturation et cliquez sur Créer documents de facturation pour créer la facture.

  4. Utilisez les analyses pour vérifier la situation des coûts et produits de votre projet. Sélectionnez et exécutez l'application Synthèse de la rentabilité des projets pour votre projet.

    1. Recherchez et exécutez l'application Synthèse de la rentabilité des projets. Un tableau de bord avec plusieurs cartes s'affiche.

    2. Filtrez en fonction de votre projet à l'aide de la zone Définition de projet.

    3. Vérifiez les différents onglets.

    4. Cliquez sur l'en-tête de la carte Marge constatée pour déclencher l'accès au rapport Rentabilité du projet.

    5. Faites défiler horizontalement le rapport pour vérifier les différents ratios du projet.

  5. Vérifiez les prévisions du projet à l'aide de l'application Vérification des projets clients. Recalculer et sauvegarder.

    1. Ouvrez l'application Vérifier projet client et sélectionnez votre projet dans la liste.

    2. Dans l'écran des prévisions du projet, vous pouvez modifier certaines valeurs prévisionnelles pour les périodes futures (coûts estimés pour l'achèvement) et recalculer.

    3. Une fois que vous avez terminé de mettre à jour la prévision, sélectionnez Sauvegarder.

Tâche 2: Corriger la facturation client

Dans certaines circonstances, des corrections doivent être apportées aux factures clients déjà soumises et même payées. Les réclamations pour travail incomplet, par exemple, peuvent nécessiter le retour d'argent au client à l'aide d'une demande d'avoir. D'autre part, des frais supplémentaires pour le client en raison de travaux non facturés pour quelque raison que ce soit peuvent nécessiter la création et le traitement d'une demande de note de débit.

Dans cet exercice, le client a déclaré avoir été surfacturé pour le travail livré. Après examen et acceptation de la demande, votre société décide de créer et de traiter une demande d'avoir manuelle.

Conditions requises

Accédez à l'application « Créer demande d'avoir – Sans document précédent ». Sélectionnez le client dans votre projet (donneur d'ordre 10100002) et cliquez sur Entrée.

Étapes

  1. Sélectionnez la date du jour pour le document et l'article P001. Pour ce type de document, le montant au crédit est défini manuellement dans les conditions de poste sous le type de condition PMP0.

    Numéro de la demande d'avoir : _____________________________________

    1. Saisissez la date du jour dans la zone de la date de la facture et appuyez sur Entrée. Les postes de document doivent être modifiables maintenant.

    2. Dans la colonne Article, saisissez P001.

    3. Comme Quantité cible, saisissez 1.

    4. Sélectionnez les postes, puis l'icône Afficher détails du poste et accédez à l'onglet Conditions.

    5. Saisissez ou sélectionnez dans la liste le type de condition PMP0 (prix manuel), saisissez la valeur 1 000 dans la colonne Montant et sauvegardez les données.

    6. Notez le numéro de la demande d'avoir.

      Numéro de la demande d'avoir : _____________________________________

      Remarque

      Les avoirs peuvent également être créés en référence à une facture existante. Le type de commande CMR4 prend en charge le référencement d'un document de facturation et la sélection des postes de facture concernés.

  2. Après la sauvegarde, vérifiez le statut de facturation et le statut de blocage de la facture de votre demande d'avoir.

    Remarque

    Selon le montant de l'avoir, le statut de blocage peut être Bloqué ou Non bloqué. Si vous êtes bloqué pour pouvoir le traiter, vous devez valider le document depuis votre application "Ma boîte de réception - Tous les postes".

  3. Ouvrez l'application Création de documents de facturation, postes de l'échéancier de factures. Sélectionnez la demande d'avoir que vous avez créée dans les étapes précédentes et sélectionnez Créer document de facturation. Sélectionnez le type de facturation Avoir Services de projet (CM01), gérez la date du jour comme date de facturation et acceptez.

    1. Dans l'échéancier de factures, vous devez voir la demande d'avoir que vous venez de créer. S'il n'est pas affiché, recherchez le numéro de document.

    2. Sélectionnez le poste et cliquez sur Créer document de facturation.

    3. Dans la fenêtre pop-up, sélectionnez le type de document de facturation CM01 et la date de la facture à la date du jour. Cliquez sur OK.

    4. Vérifiez les valeurs créditées au client et cliquez sur Sauvegarder.

    5. Sauvegardez le document de facturation pour l'avoir créé.