了解专业服务中的销售订单处理和开票

了解项目开票的流程步骤和开票凭证

Objective

After completing this lesson, you will be able to 了解项目开票的流程步骤。

关键流程步骤

了解如何简化项目开票流程，实现准确开发票。了解自动化如何确保及时、一致的计费流程，让企业对财务充满信心。

项目开票支持的关键流程步骤包括：

  • 管理项目开票
  • 监控开票要素
  • 准备开票
  • 检查项目开票请求
  • 自动化开票流程，计划项目开票准备作业
  • 提交 BDR
  • 计划临时开票凭证的创建（可选）

注意

本课中介绍的开票流程和开票凭证，需要事先创建客户项目。需要在项目的合同准备阶段对开票项目和开票日期进行适当的定义，并将项目工作包分配到开票项目。开票凭证只会处理项目中申报为可开票的计划工时和费用。在项目执行阶段，根据合同类型，需要在项目中过账实际可开票成本作为开票的前提条件。这些实际行项目将填充源 T&E 开票的项目开票请求 (PBR) 凭证的开票到期清单。

开票凭证

项目开票流程期间使用的关键凭证包括：

  • 项目开票请求 (PBR)：项目开票请求是开始为一个或多个开票要素准备开票时生成的凭证。它是作为开票凭证请求生成依据的中间凭证。项目开票请求捕获符合以下条件的金额：
    • 待向客户开票。
    • 已注销。
    • 延期到下一开票周期。
  • 开票凭证请求 (BDR)：包含在 PBR 中选择的明细数据的凭证，将在当前开票周期中向客户开票。开票凭证请求与其他可开票凭证一起包含在开票到期清单中。
  • 临时开票凭证 (PBD)：临时开票凭证是开票参考凭证（开票凭证请求）和最终开票凭证（开票凭证）之间的可选中间凭证。它仅出于协商目的创建，在结构上与标准开票凭证相同。
  • 开票凭证 (BD)：这是准备和协商后提交给客户的最终发票。开票凭证提交反映在客户应付账款中。

业务角色

开票专家项目是业务角色，允许您管理项目开票并计划项目开票记录的重新定价。SAP_BR_PROJ_BILLG_SPCLST 是模板业务角色，对应于基于客户项目新开票解决方案的业务目录项目系统 项目开票 (SAP_PS_BC_PROJ_BLNG_PC) 的开票专家。业务目录"项目管理项目开票 (SAP_PSP_BC_PRJ_BILLING_PC)"已弃用，提供对"审批开票建议"、"审批开票请求"和"编辑开票请求"应用的访问权限。

流程步骤

流程步骤描述负责人SAP Fiori 应用程序
管理项目开票在合同准备阶段设置开票项目项目经理计划客户项目
监控开票要素在项目执行期间更新开票要素和工作包，并监控开票所需的数据收集。项目经理计划客户项目
准备开票创建项目开票请求凭证以准备开票。开票专家管理项目开票
检查项目开票请求监控和更新项目开票请求开票专家管理项目开票
执行项目的重新定价无论何时更新开票率或更正开票流程中的问题，都会重新计算开票金额。开票专家计划项目重新定价
创建开票凭证请求创建开票凭证开票员
  • 管理开票凭证
  • 计划项目开票准备
创建和调整临时开票凭证必要时，创建临时开票凭证以提交给客户和客户审批，然后再提交实际最终发票。开票员管理临时开票凭证

检查开票应用程序

管理项目开票应用

管理项目开票应用使开票专家能够监控开票要素，为到期要素准备项目开票请求，并生成相应的开票凭证请求。

管理项目开票应用，如下文中所述。

主要功能

开票专家可以使用此应用完成以下任务：

  • 监控并准备合同类型的开票要素的开票：固定价格、时间和费用、定期服务、基于用途。
  • 对于时间和费用和基于用途的开票要素，您可以执行以下操作：
    • 将项目推迟到下一账单。
    • 将服务日期在指定日期之后的项目推迟到下一账单。
    • 为一个或多个项目注销要开票的全部或部分金额。
    • 处理先前注销的项目。
    • 包括之前已推迟或注销的所有项目，然后再在当前开票周期中提交项目开票请求。
  • 在一个项目开票请求中，为属于同一客户项目的多个开票要素准备开票。
  • 提交准备的项目开票请求后，为开票要素创建开票凭证请求。

    注意

    如果在提交项目开票请求后直接创建开票凭证请求，则可以预览发票并查看将发送给客户的实际打印输出。
  • 为预付款金额已到期的开票要素创建开票凭证请求。
  • 在此项目开票请求中包含的开票要素的项目开票请求中添加、编辑和删除附加项目。
  • 在开票周期中准备账单时自动合并所有收到的预付款金额。
  • 当上一开票周期中的开票凭证请求被拒绝时，继续无缝准备开票。已拒绝开票凭证请求中的开票金额将自动集成到当前开票周期中。
  • 为已完成阶段中项目的未开票金额准备开票。管理项目开票应用，显示分类的开票要素以及状态的说明，例如“待开票”、“未开票”和“已开票”，突出显示到期金额、计划金额、注销金额或处理中金额。

管理项目开票中的关键指标 - 使用应用程序中的帮助获取开票 KPI 的详细描述。

注意

您可以使用管理项目开票应用将客户参考详细信息从销售订单项目传输到开票凭证请求 (BDR)。如果销售订单项目具有不同的客户参考，则将为每个客户参考创建单个 BDR。

计划项目重新定价应用

通过此应用，开票专家可以在发生以下场景时计划重新计算开票金额：

  • 销售率发生变化。
  • 物料配置发生更改，导致销售率发生变化。
  • 由于错误，待开票金额在管理项目开票应用中无法正确反映。
步骤 1：模板选择。

主要功能

开票专家可以使用此应用完成以下任务：

  • 计划作业，以更新以下项目中开票要素的销售率和未开票金额：
    • 特定客户项目。
    • 属于特定客户的项目。
    • 属于特定服务组织的项目。
    • 与这些开票要素对应的收入确认也会更新。
  • 监控已计划的作业。
  • 显示含详细错误日志的作业结果。您可以通过单击日志列中的图标导航到作业结果。
  • 复制作业。
  • 取消作业。

计划项目开票准备

要进一步自动化开票流程，开票专家可以使用该功能计划自动准备和审批在不同项目、开票方法和预付款过账的当前日期逾期的开票凭证请求。

步骤 3：参数。

主要功能

您可以使用此应用执行以下操作：

  • 创建新作业，为属于特定项目或客户或服务组织的项目的开票要素计划开票凭证请求的自动审批。
  • 选择要处理的不同开票要素或开票方法，并将其包含在开票凭证请求中。
  • 针对含现有项目开票请求的开票要素（不含项目开票请求或两者）审批开票凭证请求。
  • 为每个项目或开票方法创建一个开票凭证请求。
  • 计划定期或立即审批特定日期和时间的开票凭证请求。
  • 查看现有应用程序作业并检查其状态、日志和其他详细信息。

    注意

    开票凭证请求包括请求开票的金额。此凭证基于项目开票请求生成，用于创建发送给客户的最终开票凭证。

管理项目开票请求

通过此应用，您可以选择并获取现有项目开票请求的概览。

项目开票请求示例。

主要功能

  • 显示、排序和过滤系统中所有项目开票请求的清单。
  • 详细显示项目开票请求。
  • 调整视图设置。
  • 导航/共享到相关应用。
  • 跟踪审批状态。
  • 创建开票凭证请求。
  • 拒绝项目开票请求。
  • 将数据导出到电子表格。

管理项目开票请求的工作流

通过此应用，您可以配置工作流以设置项目开票请求的审批流程。该应用提供了多个用于指定审批人和开始条件的选项，并帮助控制和管理审批流程。

您可以使用此应用执行以下操作：

  • 显示现有工作流定义的列表。
  • 显示工作流定义的详细信息。
  • 定义检查现有工作流开始条件的顺序。

    如果已定义多个工作流，则会按您定义的顺序检查开始条件。只要满足工作流的开始条件，就会使用此工作流。这可确保即使多个工作流具有匹配的开始条件，也只会启动已定义工作流清单中的一个工作流。

  • 创建新工作流或复制现有工作流并根据需要进行修改。您可以按如下方式配置工作流：
    • 定义将接收审批请求的收件人，例如由用户或项目职责（可以是项目会计、项目控制员、项目经理或项目合作伙伴）进行的分配。项目开票请求将批准该 BE 项目角色。请求将导航到分配到相应角色的成员。
    • 设置审批的步骤条件：如果满足这些条件，则会触发审批工作流。
    • 设置自动项目开票请求审批/拒绝（一段时间后）。
    • 支持多人审批（提供不同场景：由清单中的指定接收方之一审批或由所有指定人员审批）。
    • 创建、复制、定义顺序或取消激活工作流。

缺省情况下，通过 SAP Fiori 快速启动板中的通知通知审批人。

作为审批人，您可以使用我的收件箱项目开票请求应用显示已发送以供审批的项目开票请求的清单。通过此应用，您可以：

  • 批准或拒绝项目开票请求。
  • 输入批准或拒绝的原因。
  • 认领项目，以便只有您可以批准或拒绝该项目。
  • 将项目开票请求转发给其他用户进行审批。
  • 将项目开票请求暂停一段时间。
  • 显示工作流或任务日志。
  • 查看应用中嵌入的完整对象页面。

注意

已完成阶段中项目的开票要素也显示在管理项目开票应用中。如果开票要素包含尚未开票的金额，则可以为已完成阶段的项目准备开票凭证。

项目开票的流程步骤

  • 固定价格项目的开票
  • 时间和费用项目的开票
  • 基于用途的项目开票
  • 账面预付款开票
  • 管理项目开票请求的工作流
  • 计划项目重新定价

前提条件

要使开票要素在管理项目开票应用中显示，必须在创建客户项目 / 计划客户项目应用中满足以下前提条件：

  • 项目必须将 使用项目开票 设置设置为 是 。
  • 客户项目的阶段必须为执行中。
  • 开票项目必须具有合同类型时间和费用、固定价格、基于用途或定期服务。
  • 开票项目中还必须至少定义一个开票计划项目。对于固定价格项目，开票计划项目指定金额和开票到期日期。对于时间和费用和基于用途的项目，开票计划项目指定开票到期日期。对于定期服务，开票计划项目指定金额、开票到期日期和服务期间。

注意

已完成阶段中项目的开票要素也显示在管理项目开票应用中。如果开票要素包含尚未开票的金额，则可以为已完成阶段的项目准备开票凭证。

固定价格项目的开票

固定价格项目的开票

流程步骤描述
创建固定价格项目的客户项目您可以创建客户项目，其中您已将合同类型维护为已分配到具有金额和开票到期日期的工作包的固定价格。
检查开票要素并创建开票凭证请求

通过访问管理项目开票应用，您可以检查未开票、待开票、开票进行中和已开票金额。随后，您可以使用准备开票选项创建并提交开票凭证请求。

可以导航到准备开票屏幕，并通过包括到期日期在过去的项目以及到期日期在将来的项目来处理固定价格开票项目。

创建客户发票您可以参考使用"项目开票"创建的开票凭证请求创建开票凭证。

时间和费用项目的开票

时间和费用项目的开票

流程步骤描述
检查销售价格（可选）检查/更改所选物料的销售价格。
创建时间和费用项的客户项目您可以创建客户项目，其中您已将合同类型维护为分配到具有金额和开票到期日期的工作包的时间和费用。
已配备人员的资源的时间记录资源根据分配和任务提交时间表。
创建差旅费用的供应商发票您可以选择为"差旅费用"创建供应商发票
为时间和费用项目准备开票，包括延期和注销通过访问管理项目开票应用，您可以推迟或注销待开票以及时间和费用项目。您还可以重新包括延期项目。随后，您可以创建开票凭证请求。
创建客户发票您可以参考使用"项目开票"创建的开票凭证请求创建开票凭证。

基于用途项目的开票

基于用途项目的开票

流程步骤描述
创建含基于用途项的客户项目您可以创建客户项目，在其中将合同类型维护为分配给工作包的 基于用途 （例如 - 许可证）。
准备开票凭证请求通过访问管理项目开票应用，您可以找到您的项目，其中开票要素为 WBS，开票方法为基于用途的开票，用于准备开票凭证请求。
提交开票凭证请求在新建项目开票请求屏幕中，选择基于用途的开票标签，然后选择待开票标签。然后选择一行并选择提交。您还可以选择注销、推迟或递延晚于日期。
创建客户发票您可以创建开票凭证参考，参考使用项目开票创建的开票凭证请求。

账面预付款开票

账面预付款开票

流程步骤描述
创建时间和费用项的客户项目您可以创建客户项目，其中您已将合同类型维护为固定价格，该合同类型已分配到具有开票项目的工作包，该开票项目的到期日期设置为项目使用类型账面付款。
已配备人员的资源的时间记录资源根据分配和任务提交时间表。
账面预付款开票通过访问管理项目开票应用，您可以选择账面预付款。对于时间和费用合同，账面预付款将提前向客户开票，并减少开票期间过账到应收账款的金额。然后参考从此项目生成的开票凭证请求，为客户创建开票凭证。

管理项目开票请求的工作流

管理项目开票请求的工作流

流程步骤描述
管理项目开票请求的工作流

您可以配置不同的工作流以简化项目开票请求的审批流程。管理项目开票请求的工作流应用提供了多个用于设置审批人和开始条件的选项，并帮助控制和管理审批流程。

缺省情况下，审批人通过 SAP Fiori 快速启动板中的通知收到通知。您还可以将系统配置为通过电子邮件通知审批人。

计划项目重新定价

计划项目重新定价

流程步骤描述
计划项目重新定价无论何时使用计划项目的重新定价应用更改销售率或物料配置，您都可以计划开票金额的重新计算。

优势

项目开票的优势包括：

  • 减少项目开票经理或开票团队的开票时间。
  • 报告和跟踪与开票相关的不同财务值。
  • 能够注销或推迟全部金额或数量。
  • 启用灵活的物料确定，以便可以定义新的活动类型和销售物料。

附加信息

以下核心数据服务 (CDS) 视图已发布用于管理项目开票，允许用户使用与项目开票相关的数据进行分析：

  • 项目开票要素 (I_ProjectBillingElement)
  • 项目开票要素的条目 (I_ProjectBillingElementEntry)
  • 项目开票要素的分录流 (I_ProjectBillingElementEntrFlw)
  • 项目开票要素的开票计划 (I_PrjBlgElmEntrBillgPlnLink)
  • 开票要素的日记账分录 (I_PrjBlgElmEntrJrnlEntrLink)

完成专业服务的项目开票 (4E9)

注意

需要 SAP S/4HANA Cloud 培训系统才能完成以下练习。

自定进度的学员培训系统：如果您正在学习 SAP Learning Hub 中的自主学习内容，请购买临时的 SAP Learning System Access，访问旨在配合培训课程内容练习的培训系统。导航到 SAP Learning System Access 快速入门并搜索课程代码以找到正确的培训系统。

要以最佳系统性能执行此练习，您可以移除分配给用户的任何其他业务角色，提供的 S4C 通用角色除外。无论如何，您可以在后续练习中根据需要分配更多角色，并在必要时在同一步骤中执行此任务。

某些练习使用字符 ### 作为三位用户编号的占位符。进入培训系统的 SAP Fiori 快速启动板后，打开右上角的用户参数文件图标。在此，您将看到您的用户：A 后跟数字。无论何时在练习中看到 ###，请始终使用用户的最后三位数字而不是 ###。

任务 1: 检查开票配置

步骤

  1. 确保为您的用户分配以下角色：

    • 开票专家 - 项目
    • 开票员
    • 应付账款会计
    • 配置专家 - 业务流程配置

    1. 查找并打开 SAP Fiori 应用程序维护业务用户，然后在搜索部分中选择您的用户名。

    2. 单击用户名项目或将其选中，然后单击编辑。

    3. 在用户详细信息已分配的业务角色部分中，确保存在所需角色。如果未添加，请单击添加，按练习中的业务角色描述进行搜索，并将其添加到您的用户。

      您需要一次添加一个角色。完成角色添加后，保存业务用户。

      注意

      某些角色可能会在 SAP Fiori 中启用新空间。您可能需要刷新屏幕才能看到它们。

  2. 转到业务流程配置页面并选择实施活动应用程序。

    注意

    如果启用 SAP Central Business Configuration，则实施活动应用程序将可用。否则，选择应用程序管理您的解决方案并搜索 SSCUI 标识 103637。

    使用操作栏中的查找功能查找维护开票参数文件。

    1. 选择放大镜按钮时，将显示包含搜索参数的弹出窗口。在字段 搜索词 中键入 维护开票参数文件 ，然后单击 继续 。配置树应展开，应突出显示配置项目维护开票参数文件。

  3. 执行配置项目并打开开票参数文件 CMPRJBL001 的开票物料确定。

    1. 选择执行图标以访问维护开票参数文件配置。

    2. 第一个屏幕显示系统中可用的账单设置。选中开票参数文件 CMPRJBL001 的复选框。

    3. 双击对话结构面板中的开票物料确定，以显示簇表的内容。

      注意

      每个开票参数文件的 开票物料确定 表包含与项目支持的每个可开票交易相关联的物料。最佳实践是与相关活动类型和费用相同的劳动相关物料编码，与配置的资源相同。通过物料生成的项目过账（例如通过采购）使用相同的物料开票（为其选择直接物料选项）。

      对于表中的每个物料，数量/成本列指示考虑开票的数据。一般而言，活动类型和物料将使用"传输成本和数量"，按总账科目过账（如差旅费用），则使用"仅传输成本"选项。

      选择表中的一个物料，然后双击群集表开票物料确定条件。对表示不同资源类型的各种物料重复此步骤。记录为每个规则定义的确定规则。

      注意

      与活动类型相关联的人工物料在条件表中有两个条目；第一个标识关联的活动类型（请注意，最佳实践是物料和活动类型编码相同），第二个确定过账中使用的科目组总账科目。两者的组合决定了物料。

      与日记账过账相关的物料在此表中只需要一个条目，以将其与用于确定的各总账科目或总账科目集相关联。

      与成本来源物料相关的开票物料只需要一个条目，以指定确定的相关总账科目。这允许仅在物料之外进行过滤。

      返回到主页。

任务 2: 了解项目开票

步骤

  1. 打开 SAP Fiori 应用程序管理项目开票并查找您在先前单元中创建的项目。

    1. 搜索并运行 管理项目开票 应用程序。

    2. 在搜索中，使用项目字段查找项目。或者，在搜索字段中输入您的项目标识。

  2. 您为您的项目找到了多少个开票要素，并为哪些开票方法找到了哪些开票要素？

    1. 如果您按照先前练习中的说明进行操作，您应该至少看到三个开票要素：

      • 时间和费用
      • 固定价格
      • 定期服务

      根据在系统中设置项目的方式，可能会显示其他开票要素。

  3. 通过推迟最早服务日期的项目并注销具有最晚服务日期的项目，为时间和费用项目准备开票。

    1. 选择开票方法为 时间和费用 的开票要素。此时应启用"准备开票"选项。

    2. 单击它以访问项目开票请求编辑器。

      在包含开票项目的表中，应看到针对项目登记的每个时间对应一个条目。

    3. 选择服务日期最早的项目，然后点击延期。接受确认弹出窗口。整个项目延期。

      注意

      您还可以在项目字段"待延期数量"中实施要延期的数量，从而部分推迟项目并保存。为此，您需要先选择"编辑"。

      请注意，从"未清数量"中减去延期数量以确定项目的"待开票数量"。

    4. 选择具有最晚服务日期的项目，然后单击"注销"。接受确认弹出窗口。项目已全部注销。

      注意

      您还可以在项目字段"待延期数量"中实施要延期的数量，从而部分推迟项目并保存。为此，您需要先选择"编辑"。

      请注意，从"未清数量"中减去延期数量以确定项目的"待开票数量"。

      可以通过选择项目清单上的相应标签，验证延期和注销的项目。

  4. 在同一项目开票请求中，为 1500 欧元添加一个描述为"加班"的附加项目。

    1. 选择明细表上方的附加项目选项。

    2. 单击编辑以允许创建新项目，然后选择添加。

    3. 输入下表中的数据：

      开票要素材料服务日期项目描述数量待开票
      从下拉列表中选择项目的工作包。B001选择开票到期日期前的一天加班11500

  5. 不要提交项目开票请求以供开票。在管理项目开票应用程序屏幕中查看开票项目的新值。记录时间和费用项目的项目开票申请编号。

    凭证编号：______________________________________

    1. 从项目开票请求屏幕中，导航回管理项目开票应用程序中的开票项目屏幕。

    2. 请注意，现在为时间和费用项目提供了项目开票请求编号。

    3. 记下凭证编号。

      凭证编号：______________________________________

  6. 准备固定价格项目。

    1. 选择开票方法为固定价格的项目并准备开票。

    2. 请注意，已在清单中选择到期开票计划日期。您可以选择"编辑"，然后选中或取消选中要包含在开票凭证中的其他项目。

    3. 单击保存。不要提交并返回到管理项目开票应用程序。请注意，已创建新的项目开票请求凭证。

  7. 准备定期服务项目。

    1. 选择开票方法为"定期服务"的项目并准备开票。

    2. 单击"编辑"，然后选中其中一个项目的"包括开票"复选框。单击保存。不要提交并返回到管理项目开票应用程序。请注意，已创建新的项目开票请求凭证。

创建开票凭证请求

观看模拟创建开票凭证请求以了解有关系统相关活动的详细信息。

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