이 그림은 본사(US Retailer Inc.)와 해당 유통 센터 및 점포에 대한 소매 조직의 기본 설정을 보여줍니다. 또한 (외부) 비즈니스 파트너, 즉 상품 조달을 위한 공급업체와 고객(도매, 재판매자...), 판매 측 소비자가 있습니다.
이 단위와 관련된 관계자는 물류 센터와 외부 공급업체입니다. 목표는 외부 공급업체에서 주문한 상품을 사용하여 물류 센터(DC, Distribution Center)의 재고를 정기적으로 보충하는 것입니다. 자동 소요량 계획은 관련 오더 수량을 결정하는 데 사용됩니다.
'프로세스 개요: 물류 센터의 소요량 계획' 그림에 표시된 4개 솔루션 프로세스는 창고(물류 센터)의 재고를 정기적으로 채우기 위한 목적으로 이 전체 소매 프로세스를 구성합니다. 이 프로세스는 물류 센터를 위한 보충 계획(솔루션 프로세스 3I8)으로 시작됩니다. 그 결과, 구매 요청이 생성됩니다. 그런 다음 후속 솔루션 프로세스인 소매를 위한 조달(5FM) 에서 외부 공급업체에 대한 구매 오더를 생성하기 위한 기준으로 구매 요청이 사용됩니다. 공급업체의 입하(사전 출하 통지)가 상품 납품을 발표합니다. 도착하면 입고가 전기됩니다(솔루션 프로세스 5FU). 이 프로세스를 완료하기 위해 소매업자는 공급업체로부터 수령한 송장을 전기합니다(솔루션 프로세스 5FN).
각 솔루션 프로세스는 이 단원의 소단원을 나타내며 개별적으로 완료할 수 있습니다.
이 소단원에서는 소매를 위한 송장 검증(5FN) 솔루션 프로세스에 대해 설명합니다.
여기서 송장 검증/공급업체 송장 검증/물류 송장 검증이라는 용어는 같은 의미로 사용할 수 있습니다.
소매 산업에서 특정 용어는 다른 사업 부문에서 사용되는 표준 용어와 다릅니다. 다음 용어는 이 문서에서 동일하게 사용됩니다.
| 사업 부문의 표준 조건 | 소매, 패션 및 수직 산업을 위한 SAP S/4HANA Cloud |
|---|---|
| 자재, 제품 | 상품 |
| 자재 그룹, 제품 그룹 | 상품 범주 |
| 플랜트, 위치 | 사이트 |
물류 송장 검증은 공급업체로부터 수령한 상품에 대한 지급을 시작하는 데 필요하며 P2P(Procure-to-Pay) 시나리오의 프로세스 단계입니다. 구매 오더 및 입고(물류 문서)를 기준으로 공급업체 송장을 검증하고 있으므로 재무 부서에서 자주 실행되더라도 조달 문자열의 일부입니다. 공급업체에서 보낸 송장의 내용이 두 개의 선행 문서(구매 오더 및 입고)의 내용과 비교되기 때문에 이 프로세스를 3방향 매칭(three-way matching)이라고도 합니다.
물류 송장 검증 프로세스는 세 단계로 구성됩니다.
첫 번째 단계는 시스템에서 공급업체 송장을 생성하는 것입니다. 이 작업은 SOAP 서비스를 사용하여 수동으로 또는 EDI를 통해 전자적으로 수행할 수 있습니다. 수송비를 포함하거나 포함하지 않고 구매 오더와 입고(납품서)를 참조하는 것 외에, 출하를 참조하여 물류 송장 검증을 수행할 수도 있고, 린 서비스의 경우 계획 납품 비용을 별도로 전기할 수도 있습니다(선하 증권 참조).
특히, 시스템에서 공급업체 송장이 생성될 때 관련 참조 문서에 지정되어야 합니다. 소매에서 PO 참조로 다음을 입력할 수 있습니다.
- 구매 오더/일정 계약
- 납품서
- 선하 증권
- 공급업체(사이트별)
- 출하
- 서비스 입력 시트 - 린 서비스
두 번째 단계에서는물류 송장 검증 중에 입고에 입력된 수량과 관련 구매 오더의 조건을 기준으로 대상 송장 또는 예상 송장이 생성됩니다. 이 목표 송장 금액은 공급업체로부터 받은 실제 송장 금액을 기준으로 점검됩니다. 차이가 없거나 허용 차이가 있는 경우(이에 따라 허용 한도가 설정된 경우) 송장이 올바르게 점검되고 전기됩니다. 그런 다음 공급업체에 대한 지급을 릴리스할 수 있습니다. 이 프로세스를 입고 기준 송장 검증이라고 합니다. 커스터마이징(시스템 구성)에서 회사 코드 레벨에서 허용되는 (통화) 금액을 작은 차이로 정의할 수 있습니다. 공급업체 및 회사 코드 레벨에서 추가 한도가 설정되지 않은 경우 이 금액이 사용됩니다. 플러스 차이와 마이너스 차이에 대한 백분율 및 절대 금액 한도를 지정할 수 있습니다.
물류 송장 검증의 또 다른 옵션은 입고 기준 자동 정산(ERS, Evaluated Receipt Settlement)을 기반으로 합니다. 이 경우 소매업자와 공급업체는 공급업체가 송장을 제공하지 않는 것에 동의했습니다. 소매 시스템에서는 입고 및 관련 구매 오더의 조건에 입력된 수량을 기준으로 대상 송장을 생성하고 결정된 금액을 공급업체에 지급합니다. 공급업체가 모든 오더 품목에 ERS를 사용하는지, 반품 품목에만 사용하는지 여부는 해당 공급업체의 마스터 레코드(구매 데이터)에 정의됩니다. 자세한 내용은 자동 송장 정산(2LH) 솔루션 프로세스에서 확인할 수 있습니다.
물류 송장 검증에서 송장 금액은 목표 또는 예상 송장 금액을 기준으로 점검됩니다. 차이가 발생하면 어떻게 됩니까? 잔액이 0인 경우에만 송장을 전기할 수 있습니다. 하지만 차변 총액과 대변 금액 사이에 약간의 차이만 있는 경우 차이가 발생한 이유를 조사하고 개별 항목을 변경하기에는 너무 많은 노력이 필요할 수 있습니다. 따라서 소액 차이에 대한 허용 한도를 정의할 수 있습니다. 송장 금액이 허용 한도 내에 있으면 차이를 영업 외 비용 또는 수익 계정에 전기하는 전기 라인이 자동으로 생성됩니다. 더 큰 차이가 발생하는 경우(예: 공급업체에 의해 적용된 조건이 너무 높아) 수동 송장 검증 중에 직접 또는 백그라운드 검증 후에 조건을 조정할 수 있습니다. 이 경우 시스템에 의해 불만사항 메시지가 자동으로 생성되어 조정(이 예에서는 송장 감액)에 대해 공급업체에 알릴 수 있습니다.
노트
세 번째 단계에서는 정확한 송장이 재무회계(FI, Financial Accounting)에 전기 레코드로 전송되어 전기 레코드로 전기됩니다. 이렇게 하면 해당 금액을 공급업체에 지급할 수 있습니다.
사용자는 검증을 수행하는 두 가지 방법(송장 검증 유형) 중에서 선택할 수 있습니다.
온라인 즉시 확인: 생성된 송장은 온라인에서 직접 검증됩니다. 즉, 사용자는 수정이 필요한지 여부와 관계없이 각 송장의 항목 보기에 액세스할 수 있습니다. 이 작업은 불필요하게 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 관련이 있는 경우 송장을 직접 수정할 수 있습니다. 이를 위해 공급업체 송장 생성 - 고급 (MIRO) 앱을 사용할 수 있습니다.
백그라운드에서 송장 검증을 위해 계획된 작업: 이 경우 백그라운드 검증을 위한 공급업체 송장 입력 (MIRA) 앱을 사용하여 후속 백그라운드 송장 검증을 위한 송장을 생성합니다. 즉, 사용자가 송장 헤더 데이터를 입력합니다. 예를 들어 총 송장 금액, 일자 또는 세금 코드를 포함하고 관련 참조 문서를 지정합니다. 이 단계에서는 송장이 올바른지 여부를 사용자가 알 수 없습니다. 따라서 확인을 수행하기 위한 작업을 실행해야 합니다. 이 작업의 반복 패턴을 정의하려면 공급업체 송장 작업 일정 - 고급 (F1683) 앱을 사용합니다. 단일 실행을 수행하거나 지정된 빈도로 실행할 작업을 정의할 수 있습니다. 결과는 리스트에 기록됩니다. 송장에 대한 결과를 확인하려면 공급업체 송장 조회 - 고급 (MIR4) 앱 또는 공급업체 송장 리스트 (V2) (F1060A) 앱을 사용할 수 있습니다.
송장이 보류되는 이유는 다양합니다(예: 하나 이상의 품목에 차이가 있거나 수동 지급 보류로 인해 또는 확률적 보류로 인해). 보류된 송장은 지급을 위해 릴리스되어야 하며, 구매 부서 또는 공급업체와 상의한 후 릴리스해야 합니다. 보류 송장 릴리스(MRBR) 앱을 사용하여 보류를 제거할 수 있습니다.
오류의 종류에 따라 차이가 있는 경우 다양한 방법으로 잘못된 송장을 수정할 수 있습니다. 공급업체가 입고에 지정되지 않은 납품 수량 또는 가격에 대해 청구하는 경우 수량 또는 가격을 조정할 수 있습니다. 관련 구매 조건의 차이가 있으면 관련 송장 항목에 대해 자세히 문서화됩니다. 그러나 이는 마스터 데이터(조건)가 변경되지 않기 때문에 선택한 송장에서만 발생합니다. 비용 송장의 세율이 너무 높으면 세금 지시자를 변경할 수 있습니다. 구매 오더 또는 구매 오더 품목(상품)을 제외할 수도 있습니다.
송장의 오류가 잘못된 시스템 데이터로 인해 발생한 경우(예: 공급업체 조건 또는 세금 코드가 잘못 설정된 경우), 오류가 수정될 때 구매자에게 메시지가 자동으로 전송될 수 있습니다. 그러나 이는 커스터마이징(시스템 구성)에서 관련 설정이 이루어진 경우에만 가능합니다.
이 프로세스의 자습서에서 다루는 주요 프로세스 흐름은 다음과 같습니다.
- 참조 문서에 대한 송장을 입력하십시오.
- 백그라운드 검증 작업 일정 계획
- 필요한 경우 오류를 수정하고 재무회계에 전기
- 관련이 있는 경우 공급업체와 커뮤니케이션
