Optimizar el pipeline y el flujo de procesos con análisis de tendencias

Los jefes de ventas pueden acceder y supervisar los datos de ventas de sus equipos, realizar un seguimiento del progreso de las oportunidades, evaluar las puntuaciones y predecir los resultados. Además, si la división de ingresos está activada, pueden ver fácilmente esta información en Administrador de pipeline y Seguimiento de previsión.

Como jefe de ventas o representante de ventas, puede filtrar oportunidades y visualizarlas en un gráfico de burbujas. El gráfico le ayuda a visualizar los riesgos asociados con las oportunidades dentro de su pipeline.

Puede navegar entre Seguimiento de previsión y Administrador de pipeline conservando la selección de período de tiempo y unidad de ventas. Esto está pensado para aumentar la comodidad de la inspección de pipeline y garantizar una previsión precisa.

El Administrador de pipeline le permite supervisar fácilmente las oportunidades dentro de un período de tiempo específico mediante gráficos visualmente atractivos. Puede analizar totales agregados de oportunidades mensualmente, trimestralmente o anualmente. Esta herramienta flexible permite a los jefes de ventas ver los datos de todo el equipo de ventas o filtrarlos en función de los representantes de ventas individuales.

Puede ver los datos de oportunidad en gráficos de líneas o gráficos de burbujas. Cada burbuja representa una oportunidad.

El tamaño de la burbuja indica el valor de la oportunidad. Cuanto mayor sea la burbuja, mayor será el valor previsto.

La ubicación de la burbuja proporciona información sobre cuándo se debe cerrar la oportunidad y qué tan probable es. La puntuación de oportunidad, basada en un algoritmo de aprendizaje automático, indica el nivel de riesgo asociado con la oportunidad. Como alternativa, la probabilidad se puede utilizar en lugar de la puntuación de la oportunidad.

El color de la burbuja indica el riesgo asociado con una oportunidad y su probabilidad de ganar. El verde indica un riesgo bajo, el amarillo indica medio y el rojo indica un riesgo alto. Puede identificar rápidamente las oportunidades que son prometedoras o están en riesgo y modificar su prioridad en consecuencia. Las operaciones ganadas se muestran en gris.

El gráfico Oportunidades tiene tres dimensiones:

• Eje X: la fecha de cierre de la oportunidad
• Eje Y: la puntuación o probabilidad de oportunidad
• Tamaño de burbuja: el valor de oportunidad

Puede cambiar de un gráfico de burbujas a un gráfico combinado de barras y líneas (1). Al hacer clic en cualquier parte de los gráficos, se proporciona más información a las cifras resaltadas.

Un jefe de ventas puede modificar la unidad de ventas (2) que está visualizando mediante un cuadro desplegable en los criterios de selección. También hay un icono de filtro (3) junto a la información del calendario (4) para filtrar lo que se presenta en el gráfico.

Este gráfico tiene dos dimensiones:

• Eje X: la fecha de cierre de la oportunidad
• Eje Y: el valor de oportunidad

Haga clic en las pilas (5) de una barra para ver el valor de la oportunidad y el número de oportunidades asociadas con esa pila. Mientras que el valor de oportunidad que aparece cerca de la pila es específico de la pila que ha seleccionado, el valor que puede ver junto al eje Y representa la suma de los valores de oportunidad hasta la pila seleccionada.

Haga clic en la línea llamada Ganada el año pasado (6) en la leyenda para ver el valor de las oportunidades ganadas durante el mismo tiempo en el año anterior.

El análisis de tendencias proporciona una ayuda visual para comparar la tendencia de la tendencia del trimestre actual con la de los últimos cuatro trimestres.

• La fecha actual en el trimestre actual es la clave para comprender cómo funciona el gráfico. Le ayuda a comprender hasta qué punto se encuentra su equipo en el trimestre actual en comparación con dónde se encontraba el equipo en el mismo punto de los trimestres anteriores.
• También puede comparar el progreso en el trimestre actual con el progreso en trimestres anteriores en números reales.
• Puede visualizar las oportunidades reales, que se cerraron correctamente para un trimestre determinado.
• También puede ver una predicción de cuánto pipeline cierra el equipo al final del trimestre actual.

Con el análisis de tendencias, puede:

• Comprenda si su equipo de ventas está generando más o menos oportunidades este trimestre que los últimos cuatro trimestres.
• Comprender la tasa de éxito histórico por categoría de previsión y llegar a si hay suficientes oportunidades en el pipeline para alcanzar los objetivos, en función de las tasas de éxito históricas.
• Comprenda si las tasas de éxito de su equipo están aumentando o disminuyendo a lo largo de un período.
• Comparar entre unidades de ventas aplicando filtros.

Con estos análisis, un jefe de ventas puede comprender cómo:

• Concentre los esfuerzos en el marketing de salida para generar más oportunidades de venta.
• Identifique las oportunidades de alto valor que probablemente afecten materialmente al trimestre y añada recursos a dichas oportunidades.
• Configure sesiones de tutoría con representantes de ventas o unidades de ventas que tengan tasas de éxito más bajas en comparación con sus pares.

Todos los datos de oportunidad que contribuyen al Administrador de pipeline se enumeran en el gráfico. Hay algunas vistas que un jefe de ventas puede utilizar para ver los datos de resultados.

Estas son las pestañas que se pueden ver:

• La ficha Rollup de unidad de ventas muestra la unidad de ventas actual que se está evaluando. Como jefe de ventas, puede ver todo el pipeline desglosado por unidad de ventas. Haga clic en el icono + (más) para expandir cada unidad de ventas para examinar los agregados de subunidad. Haga clic en el nombre de una unidad de ventas para navegar hacia abajo y volver a cargar la vista desde la perspectiva de ese nivel organizativo.
• La ficha Opportunities muestra todas las oportunidades activas que se evalúan.
• La ficha Desglose de totales muestra todos los totales por Propietario, Fase de ventas, Cuenta o Clase de documento. Esta vista divide un canal por propietario de oportunidad, fase de ventas, cuenta y tipo de oportunidad. Esto permite a un jefe de ventas echar un vistazo al pipeline de su equipo en cada categoría de previsión.

Los jefes de ventas pueden ver estas tres fichas. Los representantes de ventas solo pueden ver Oportunidades.

Utilice Flujo de pipeline para ver cómo ha cambiado el pipeline de oportunidades a lo largo del tiempo. Con una visión clara de cómo evolucionan las oportunidades, el jefe de ventas puede ver cuáles no están progresando como se esperaba y tomar medidas.

Por ejemplo, Eduard, el jefe de ventas, podría realizar un seguimiento con los representantes de ventas involucrados en determinadas oportunidades para verificar si se han celebrado reuniones recientemente o si están programadas para suceder pronto.

El diagrama de flujo del pipeline le proporciona información en tiempo real sobre cómo evoluciona su pipeline a lo largo del tiempo.

1. Utilice el panel de filtro para ver un subconjunto deseado de oportunidades en su pipeline.
2. Filtre las oportunidades por Fecha de cierre. El flujo del pipeline solo muestra las oportunidades que se espera que se cierren o que se cerraron dentro del período fiscal seleccionado.
3. Seleccione el período de tiempo y examine cómo ha evolucionado su pipeline a lo largo del período seleccionado.
4. La columna Inicio representa oportunidades al principio del período contable seleccionado y las divide en "intervalos", por ejemplo, confirmado, mejor caso y pipeline. El valor en cada intervalo es igual a la suma de los valores de oportunidad en cada categoría correspondiente.
5. La columna Fin representa oportunidades al final del período fiscal seleccionado y las divide en intervalos de estado, como no modificado, progresado, ganado o perdido.
6. Cuando selecciona un intervalo en cualquiera de las columnas, la solución hace lo siguiente:
   • Cuando selecciona un intervalo en la columna Inicio, verá uno o más conectores que apuntan a dónde han progresado esas oportunidades hoy.
   • Si selecciona un intervalo en la columna Fin, los conectores muestran en qué intervalos comenzaron las oportunidades. Al hacer clic en un conector, se muestra lo que representa en términos de número, cantidad y número de oportunidades en el intervalo seleccionado.
   • Filtra los datos en la vista de tabla debajo del gráfico. Los datos de las fichas Oportunidades o Rollup de unidad de ventas están restringidos a las oportunidades en el intervalo seleccionado.
7. Por encima de la línea horizontal están las oportunidades que ya están en su pipeline al principio del período fiscal seleccionado. Debajo de la línea divisoria, puede capturar oportunidades que entran o salen de su pipeline dentro del período seleccionado.

Según el rol, puede desglosar cada oportunidad en dos vistas.

Oportunidades:

Esta es una vista de solo lectura que muestra una lista completa de sus oportunidades. Los representantes de ventas ven sus propias oportunidades. Los jefes de ventas ven las oportunidades para todos en las unidades de ventas que se acumulan en ellas. Si el administrador ha activado las particiones de ingresos, puede ver cuánto contribuye cada socio de ingresos a una oportunidad.

Rollup de unidad de ventas:

Como jefe de ventas, puede ver todo el pipeline desglosado por unidad de ventas.

Haga clic en el icono + (más) para expandir cada unidad de ventas y examinar los totales. Haga clic en el nombre de una unidad de ventas para navegar hacia abajo y volver a cargar la vista desde la perspectiva de ese nivel.

El Seguimiento de previsiones compara sin problemas los datos de previsión enviados con los objetivos de ventas establecidos y los totales de oportunidad agregados para el período fiscal seleccionado. Al detectar discrepancias, permite a los gerentes de ventas investigar y abordar las causas raíz. Utilice el Seguimiento de previsiones para generar previsiones de ventas muy precisas, eliminando la necesidad de hojas de cálculo engorrosas.

Una proyección eficaz es vital para optimizar su pipeline de ventas y, en última instancia, impulsar sus resultados finales. Para lograrlo, establezca un proceso de previsión regular en el que tanto los jefes de ventas como los representantes se comprometan a proyectar sus números de mejor caso. Esto no solo aumenta la transparencia, sino que también fomenta la rendición de cuentas de los resultados individuales.

Para refinar aún más sus previsiones, puede utilizar sustituir algunas funciones para la planificación de escenarios:

1. Simular resultados: Ajuste los detalles de la oportunidad para anticipar varias posibilidades.
2. Excluir temporalmente oportunidades: Elimine las operaciones seleccionadas del período contable actual para comprender su impacto.
3. Enviar previsiones refinadas: Incorpore resultados sustituidos en sus previsiones subsiguientes, lo que permite tomar decisiones más fundamentadas.

Al adoptar estas prácticas, ya sea un gerente de ventas o un representante, obtendrá mejor información estratégica sobre su pipeline de ventas y, en última instancia, generará resultados más confiables.

El Seguimiento de previsiones es una herramienta visual dinámica diseñada para contrarrestar los números de previsión con objetivos de ventas y datos de pipeline. Explore las funciones clave resaltadas en la siguiente captura de pantalla para liberar todo el potencial del Seguimiento de previsión:

1. Objetivo muestra el objetivo de ventas definido para el mes, trimestre o año seleccionado. Como jefe de ventas, puede editar esta cifra y hacer que el cambio sea visible inmediatamente en el gráfico de seguimiento de previsiones.
2. La línea de destino utiliza una línea de guiones púrpura para mostrar el total objetivo en el indicador de previsión.
3. Cifras de previsión/Cifras productivas le permite alternar entre previsión y totales en tiempo real para oportunidades confirmadas y de mejor caso. Las cifras de previsión provienen de envíos de previsión. Las cifras en tiempo real son agregados de todas sus oportunidades en tiempo real en las categorías de previsión comprometidas y del mejor caso, incluidas las sustituciones a nivel de oportunidad.
   • Las líneas de cifras de previsión muestran los plazos de los envíos de previsión y el progreso previsto de las oportunidades en función de estos envíos. La línea de guiones verde es para cifras confirmadas y la línea de guiones amarilla es para cifras de mejor caso. Cada punto representa un envío de previsión.
   • Las líneas de cifras en vivo muestran cronologías de cómo se espera que cambien los totales de oportunidades ganadas en función de las fechas de cierre programadas durante ese período fiscal, teniendo en cuenta las sustituciones que haya realizado. La línea verde sólida es para cifras confirmadas y la línea amarilla sólida es para cifras de mejor caso. Cada punto representa una fecha de cierre de oportunidad.
4. Mostrar anterior le permite ver previsiones anteriores, en caso de que se haya enviado más de una.
5. Enviar le permite enviar nuevos números de previsión.

Como jefe de ventas, puede enviar una nueva previsión en cualquier momento. Puede informar a la nueva previsión de los escenarios Comprometido y Mejor caso, así como un comentario opcional que explique su envío:

Existen 5 opciones para enviar cifras a la previsión:

• El último envío utiliza los mismos números previstos que envió la última vez. Disponible para jefes de ventas y representantes de ventas.
• Rollup de unidad de ventas agrega los números de previsión enviados por última vez por los representantes de ventas en sus unidades secundarias. Solo está disponible para los gerentes de ventas con unidades de ventas a su cargo.
• Rollup en vivo agrega todas las oportunidades en su pipeline, incluidas sus simulaciones. Disponible para jefes y representantes de ventas.
• El rollup predictivo sugiere números de previsión basados en oportunidades que es muy probable que se ganen (puntuación 75-99) y que es probable que se ganen (puntuación 50-74). El sistema propone los números de previsión y no puede editarlos.
• Asignación manual introduce manualmente números confirmados y de mejor caso en los detalles de previsión.

Para ver envíos de previsión:

Puede visualizar las previsiones enviadas por sus representantes de ventas y sustituirlas si es necesario. En la ficha Rollup de unidad de ventas, seleccione el icono Información junto a la unidad de ventas para ver los envíos de previsión y sustituir los datos a nivel de empleado. Seleccione No enviado para ver una lista de empleados que no han enviado previsiones. También puede enviar sus propias previsiones utilizando los números enviados por sus representantes.

Para ver las desviaciones en la previsión:

Puede ver las dos desviaciones más grandes para el período seleccionado. Pase el ratón por encima de la desviación para ver los detalles en las categorías de previsión. Al hacer clic en la desviación, se le dirige al Flujo de pipeline, donde puede ver cómo han cambiado las oportunidades entre los dos envíos de previsión.

Como gerente de ventas o representante de ventas, puede probar diferentes resultados potenciales en Seguimiento de previsiones y enviar números ajustados en su siguiente previsión.

1. Sustituir oportunidades

   En Oportunidades, puede ajustar el importe y la categoría de previsión de cualquier oportunidad en su previsión y visualizar cómo afectan las modificaciones a su estimación de ingresos en tiempo real.

   Haga clic en el icono Editar en el campo y seleccione Sustituir para realizar cambios. Después de editar una oportunidad, las modificaciones realizadas se vuelven a escribir en los registros de oportunidad del sistema. Las sustituciones de oportunidades son estrictamente para fines de simulación y solo son visibles para los jefes de ventas y el representante de ventas asignado a la oportunidad.

2. Alternar oportunidades

   Desactive una oportunidad para eliminarla de su previsión. También puede alternar en una oportunidad de pipeline que aún se encuentra en una etapa temprana de su ciclo si cree que se puede cerrar eventualmente.

3. Ver rollup productivo

   Puede ver inmediatamente las modificaciones de simulación en el gráfico de seguimiento de previsiones y decidir si desea conservar o revertir los ajustes de sustitución.

   Con la ficha Rollup de unidad de ventas que muestra cifras productivas, también puede ver cómo las simulaciones influyen en los totales de sus unidades de ventas. Al actualizar las particiones de ingresos en una oportunidad, además de un porcentaje de partición, el propietario de la oportunidad puede especificar una unidad de ventas para cada socio de ingresos individual. La solución divide la contribución a la oportunidad en función de un porcentaje de división definido en las unidades de ventas correspondientes.