Rationalisation du pipeline et du flux de processus grâce aux tendances et aux outils d'analyse

Les directeurs commerciaux peuvent accéder aux données de vente de leurs équipes et les surveiller, suivre l'avancement des opportunités, évaluer les scores et prévoir les résultats. En outre, si le fractionnement du chiffre d'affaires est activé, ils peuvent facilement afficher ces informations dans le Gestionnaire de pipeline et l'Outil de suivi des prévisions.

En tant que directeur commercial ou commercial, vous pouvez filtrer les opportunités et les afficher dans un diagramme à bulles. Le diagramme vous aide à visualiser les risques associés aux opportunités dans votre pipeline.

Vous pouvez naviguer entre Forecast Tracker et Pipeline Manager en conservant la sélection de la période et de l'entité de ventes. Cela vise à améliorer la commodité de l'inspection des pipelines et à assurer des prévisions précises.

Le gestionnaire de pipeline vous permet de suivre facilement les opportunités au cours d'une période spécifique à l'aide de diagrammes visuellement attrayants. Vous pouvez analyser les totaux agrégés des opportunités sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Cet outil flexible permet aux directeurs commerciaux d'afficher les données pour l'ensemble de l'équipe commerciale ou de les filtrer en fonction de chaque commercial.

Vous pouvez afficher les données d'opportunité dans des diagrammes linéaires ou à bulles. Chaque bulle représente une opportunité.

La taille de la bulle indique la valeur de l'opportunité. Plus la bulle est grande, plus la valeur attendue est grande.

L'emplacement de la bulle permet de savoir quand l'opportunité doit être clôturée et dans quelle mesure elle est probable. Le score de l'opportunité, basé sur un algorithme d'apprentissage automatique, indique le niveau de risque associé à l'opportunité. La probabilité peut également être utilisée à la place du score de l'opportunité.

La couleur de la bulle indique le risque associé à une opportunité et sa probabilité d'être gagnée. Le vert indique un risque faible, le jaune indique un risque moyen et le rouge indique un risque élevé. Vous pouvez rapidement identifier les opportunités prometteuses ou à risque et modifier leur priorité en conséquence. Les affaires gagnées sont affichées en gris.

Le diagramme Opportunités comporte trois dimensions :

• Axe des abscisses : date de clôture de l'opportunité
• Axe Y : score ou probabilité de l'opportunité
• Taille de la bulle : valeur de l'opportunité

Vous pouvez passer d'un diagramme à bulles à un graphique combiné à barres (1). En cliquant n'importe où sur les graphiques, vous obtenez plus d'informations sur les chiffres mis en surbrillance.

Un directeur commercial peut modifier l'entité de ventes (2) qu'il affiche à l'aide d'une zone de liste déroulante dans les critères de sélection. Il existe également une icône de filtre (3) en regard des informations du calendrier (4) pour filtrer les éléments présentés dans le graphique.

Ce graphique comporte deux dimensions :

• Axe des abscisses : date de clôture de l'opportunité
• Axe Y : valeur de l'opportunité

Cliquez sur les piles (5) dans une barre pour afficher la valeur de l'opportunité et le nombre d'opportunités associées à cette pile. Alors que la valeur de l'opportunité qui apparaît près de la pile est spécifique à la pile que vous avez sélectionnée, la valeur que vous pouvez voir à côté de l'axe Y représente la somme des valeurs d'opportunité jusqu'à la pile sélectionnée.

Cliquez sur la ligne Gagnée l'année dernière (6) dans la légende pour afficher la valeur des opportunités gagnées au cours de la même période de l'année précédente.

L'analyse de tendance fournit une aide visuelle pour comparer la tendance du trimestre en cours avec celle des quatre derniers trimestres.

• La date du jour dans le trimestre en cours est la clé pour comprendre le fonctionnement du diagramme. Il vous aide à comprendre jusqu'à quel point votre équipe se situe dans le trimestre en cours par rapport à l'endroit où l'équipe se trouvait au même moment au cours des trimestres précédents.
• Vous pouvez également comparer l'avancement du trimestre en cours à celui des trimestres précédents en chiffres réels.
• Vous pouvez afficher les opportunités réelles qui ont été clôturées avec succès pour un trimestre donné.
• Vous pouvez également afficher une prévision du volume de pipeline clôturé par l'équipe à la fin du trimestre en cours.

À l'aide de l'analyse de tendance, vous pouvez :

• Déterminez si votre équipe commerciale génère plus ou moins d'opportunités ce trimestre que les quatre derniers trimestres.
• Comprenez le taux de réussite historique par catégorie de prévision et déterminez s'il existe suffisamment d'opportunités dans le pipeline pour atteindre les objectifs, en fonction des taux de réussite historiques.
• Déterminez si les taux de réussite de votre équipe augmentent ou diminuent sur une période donnée.
• Effectuez une comparaison entre les entités de ventes en appliquant des filtres.

Grâce à ces informations, un directeur commercial peut comprendre comment :

• Concentrez-vous sur le marketing sortant pour générer plus d'opportunités de vente.
• Identifie les opportunités à forte valeur ajoutée susceptibles d'affecter considérablement le trimestre et ajoute des ressources à ces opportunités.
• Mettez en place des sessions d'accompagnement avec des commerciaux ou des unités de vente ayant des taux de réussite inférieurs à ceux de leurs pairs.

Toutes les données d'opportunité qui contribuent au gestionnaire du pipeline sont répertoriées sous le diagramme. Il existe quelques vues qu'un directeur commercial peut utiliser pour afficher les données de résultats.

Voici les onglets visibles :

• L'onglet Cumul des entités de ventes affiche l'entité de ventes actuelle en cours d'évaluation. En tant que directeur commercial, vous pouvez voir l'intégralité de votre pipeline réparti par entité de ventes. Cliquez sur l'icône + (plus) pour développer chaque unité de vente afin d'examiner les agrégats de sous-unités. Cliquez sur le nom d'une entité de ventes pour naviguer vers le bas et recharger la vue du point de vue de ce niveau organisationnel.
• L'onglet Opportunités affiche toutes les opportunités actives en cours d'évaluation.
• L'onglet Répartition des totaux affiche tous les totaux par propriétaire, phase de vente, compte ou type de document. Cette vue divise un pipeline par responsable d'opportunité, phase de vente, compte et type d'opportunité. Cela permet à un directeur commercial d'avoir un aperçu du pipeline de son équipe dans chaque catégorie de prévisions.

Les directeurs commerciaux peuvent voir ces trois onglets. Les commerciaux peuvent uniquement voir les opportunités.

Utilisez Flux du pipeline pour voir l'évolution du pipeline des opportunités au fil du temps. Avec une vision claire de l'évolution des opportunités, le directeur commercial peut voir quelles opportunités ne progressent pas comme prévu et agir.

Par exemple, Eduard, le directeur commercial, peut contacter les commerciaux impliqués dans certaines opportunités pour vérifier si des réunions ont eu lieu récemment ou sont prévues prochainement.

L'organigramme du pipeline vous fournit des informations en temps réel sur l'évolution de votre pipeline au fil du temps.

1. Utilisez le panneau de filtre pour afficher un sous-ensemble souhaité d'opportunités dans votre pipeline.
2. Filtrez les opportunités par date de clôture. Le flux du pipeline affiche uniquement les opportunités qui doivent être clôturées ou qui ont été clôturées au cours de la période comptable sélectionnée.
3. Sélectionnez la période et examinez l'évolution de votre pipeline sur la période sélectionnée.
4. La colonne Début représente les opportunités au début de la période comptable sélectionnée et les divise en « catégories », par exemple engagées, cas le plus favorable et pipeline. La valeur dans chaque catégorie est égale à la somme des valeurs d'opportunité dans chaque catégorie correspondante.
5. La colonne Fin représente les opportunités à la fin de la période comptable sélectionnée et les divise en catégories de statut, telles que Non modifié, Avancé, Gagné ou Perdu.
6. Lorsque vous sélectionnez un domaine dans l'une des colonnes, la solution effectue les opérations suivantes :
   • Lorsque vous sélectionnez une période dans la colonne Début, un ou plusieurs connecteurs pointent vers l'endroit où ces opportunités ont progressé jusqu'à aujourd'hui.
   • Si vous sélectionnez une période dans la colonne Fin, les connecteurs affichent les périodes dans lesquelles les opportunités ont commencé. En cliquant sur un connecteur, vous affichez ce qu'il représente en termes de nombre, de montant et de nombre d'opportunités dans le compartiment sélectionné.
   • Filtre les données dans la vue de table sous le graphique. Les données des onglets Opportunités ou Cumul d'entités de ventes sont limitées aux opportunités du domaine sélectionné.
7. Au-dessus de la ligne horizontale se trouvent les opportunités qui se trouvent déjà dans votre pipeline au début de la période comptable sélectionnée. Sous la ligne de séparation, vous pouvez capturer les opportunités qui entrent ou sortent de votre pipeline au cours de la période sélectionnée.

Selon le rôle, vous pouvez effectuer une analyse descendante de chaque opportunité dans deux vues.

Opportunités :

Il s'agit d'une vue en lecture seule qui affiche la liste complète de vos opportunités. Les commerciaux voient leurs propres opportunités. Les directeurs commerciaux voient les opportunités de chacun dans les entités de ventes qui s'y répercutent. Si votre administrateur a activé les fractionnements du chiffre d'affaires, vous pouvez voir dans quelle mesure chaque partenaire produit contribue à une opportunité.

Cumul des entités de ventes :

En tant que directeur commercial, vous pouvez voir l'intégralité de votre pipeline réparti par entité de ventes.

Cliquez sur l'icône + (plus) pour développer chaque entité de ventes et examiner les totaux. Cliquez sur le nom d'une entité de ventes pour naviguer vers le bas et recharger la vue du point de vue de ce niveau.

L'outil de suivi des prévisions compare facilement les données prévisionnelles soumises aux objectifs de ventes établis et aux totaux agrégés des opportunités pour la période comptable que vous avez sélectionnée. En détectant les écarts, elle permet aux directeurs commerciaux d'examiner et de traiter les causes profondes. Utilisez l'outil Forecast Tracker pour générer des prévisions de ventes très précises, éliminant ainsi le besoin de feuilles de calcul fastidieuses.

Une prévision efficace est vitale pour optimiser votre pipeline de ventes et, en fin de compte, booster vos résultats. Pour ce faire, établissez un processus de prévision régulier dans lequel les directeurs commerciaux et les représentants s'engagent et projettent leurs chiffres optimaux. Cela permet non seulement d'améliorer la transparence, mais aussi de renforcer la responsabilisation à l'égard des performances individuelles.

Pour affiner davantage vos prévisions, vous pouvez utiliser certaines fonctionnalités pour la planification de scénario :

1. Simuler les résultats : ajustez les détails de l'opportunité pour anticiper les différentes possibilités.
2. Exclusion temporaire d'opportunités : supprimez les transactions sélectionnées de la période comptable en cours pour comprendre leur impact.
3. Soumettez des prévisions affinées : intégrez les résultats écrasés dans vos prévisions ultérieures, ce qui vous permettra de prendre des décisions plus avisées.

En adoptant ces pratiques, que vous soyez directeur commercial ou représentant, vous gagnerez en visibilité sur votre pipeline des ventes et obtiendrez des résultats plus fiables.

L'outil de suivi des prévisions est un outil visuel dynamique conçu pour comparer les chiffres prévisionnels aux objectifs de vente et aux données du pipeline. Explorez les fonctionnalités clés mises en évidence dans la capture d'écran suivante pour libérer tout le potentiel de l'outil de suivi des prévisions :

1. Cible affiche l'objectif des ventes défini pour le mois, le trimestre ou l'année sélectionné(e). En tant que directeur commercial, vous pouvez modifier ce chiffre et afficher immédiatement la modification dans le diagramme de suivi des prévisions.
2. La ligne cible utilise une ligne en pointillés violets pour afficher le total cible dans l'outil de suivi des prévisions.
3. L'option Chiffres prévisionnels/Chiffres en temps réel vous permet de basculer entre les totaux prévisionnels et les totaux en temps réel pour les opportunités réservées et les meilleures opportunités. Les chiffres prévisionnels proviennent des soumissions de prévisions. Les chiffres en temps réel sont des agrégats de toutes vos opportunités réelles dans les catégories de prévisions réservées et de cas optimaux, y compris les remplacements au niveau de l'opportunité.
   • Les lignes de chiffres prévisionnels indiquent les échéanciers des soumissions prévisionnelles et l'avancement attendu des opportunités en fonction de ces soumissions. La ligne pointillée verte est destinée aux chiffres confirmés et la ligne pointillée jaune aux chiffres du meilleur cas. Chaque point représente une soumission de prévision.
   • Les lignes de chiffres en temps réel montrent les chronologies des modifications attendues des totaux des opportunités gagnées en fonction des dates de clôture planifiées au cours de cette période comptable, en tenant compte des remplacements que vous avez effectués. La ligne verte continue est pour les chiffres engagés et la ligne jaune continue est pour les chiffres du meilleur cas. Chaque point représente une date de clôture d'opportunité.
4. Afficher les prévisions précédentes vous permet de voir les prévisions précédentes si plusieurs ont été soumises.
5. Soumettre vous permet de soumettre de nouveaux chiffres prévisionnels.

En tant que directeur commercial, vous pouvez à tout moment soumettre une nouvelle prévision. Vous pouvez informer la nouvelle prévision des scénarios Engagement et Cas le plus favorable, ainsi qu'un commentaire facultatif expliquant votre soumission :

Il existe 5 options pour soumettre des chiffres dans la prévision :

• La dernière soumission utilise les mêmes chiffres prévisionnels que ceux que vous avez soumis la dernière fois. Disponible pour les directeurs commerciaux et les commerciaux.
• Le cumul des entités de ventes agrège les chiffres prévisionnels soumis en dernier par les commerciaux de vos entités subordonnées. Il est disponible uniquement pour les directeurs commerciaux dont les entités de ventes sont sous leur responsabilité.
• Le cumul en temps réel agrège toutes les opportunités de votre pipeline, y compris vos simulations. Disponible pour les directeurs commerciaux et les commerciaux
• Le cumul prédictif suggère des chiffres prévisionnels basés sur les opportunités qui sont très susceptibles d'être gagnées (score 75-99) et susceptibles d'être gagnées (score 50-74). Le système propose les chiffres prévisionnels et vous ne pouvez pas les modifier.
• L'affectation manuelle saisit manuellement les numéros confirmés et les numéros de cas optimal dans les détails de la prévision.

Pour afficher les soumissions de prévisions :

Vous pouvez afficher les prévisions soumises par vos commerciaux et les remplacer si nécessaire. Dans l'onglet Cumul des entités de ventes, cliquez sur l'icône Info en regard de l'entité de ventes pour afficher les soumissions de prévisions et remplacer les données au niveau du salarié. Sélectionnez Non soumis pour afficher une liste des salariés qui n'ont pas soumis de prévisions. Vous pouvez également soumettre vos propres prévisions à l'aide des nombres soumis par vos commerciaux.

Pour afficher les écarts dans les prévisions :

Vous pouvez voir les deux écarts les plus importants pour la période sélectionnée. Placez le curseur de la souris sur l'écart pour afficher les détails dans les catégories de prévisions. En cliquant sur l'écart, vous accédez au flux du pipeline, où vous pouvez voir l'évolution des opportunités entre les deux soumissions de prévisions.

En tant que directeur commercial ou commercial, vous pouvez tester différents résultats potentiels dans l'outil de suivi des prévisions et soumettre des chiffres ajustés dans vos prochaines prévisions.

1. Remplacer les opportunités

   Sous Opportunités, vous pouvez ajuster le montant et la catégorie de prévision de n'importe quelle opportunité dans vos prévisions, et visualiser l'impact des modifications sur votre estimation du chiffre d'affaires en temps réel.

   Cliquez sur l'icône Modifier dans le champ et sélectionnez Remplacer pour apporter des modifications. Une fois que vous avez traité une opportunité, les modifications que vous avez apportées sont réécrites dans les enregistrements d'opportunité dans le système. Les remplacements d'opportunités sont strictement destinés à des fins de simulation et ne sont visibles que par les directeurs commerciaux et le commercial affectés à l'opportunité.

2. Basculer entre les opportunités

   Désactivez une opportunité pour la supprimer de vos prévisions. Vous pouvez également basculer dans une opportunité de pipeline qui en est encore à un stade précoce de son cycle si vous pensez qu'elle peut être clôturée à terme.

3. Afficher le rollup en temps réel

   Vous pouvez immédiatement voir vos modifications de simulation dans le diagramme de suivi des prévisions et décider de conserver ou d'annuler vos ajustements de remplacement.

   L'onglet Cumul des entités de ventes affichant des chiffres réels vous permet également de voir comment les simulations influencent les totaux de vos entités de ventes. Lors de la gestion des fractionnements du chiffre d'affaires dans une opportunité, en plus d'un pourcentage de fractionnement, le responsable de l'opportunité peut indiquer une entité de ventes pour chaque partenaire chiffre d'affaires. La solution fractionne la contribution à l'opportunité en fonction d'un pourcentage de fractionnement défini entre les entités de ventes correspondantes.