Para ativar a funcionalidade Retenção de dados, é necessário um processo de ativação em três etapas. Revise o gráfico a seguir e as informações correspondentes para saber mais sobre cada etapa.
- Estabelecer um plano de retenção de dados: os clientes da SAP Concur devem avaliar os requisitos legais e estatutários da empresa para criar um plano de retenção de dados
- Entre em contato com a SAP Concur para ativar o recurso: somente a SAP Concur pode ativar o recurso Retenção de dados para todos os projetos principais
- Atribuir permissão de administrador: assim que o recurso estiver ativo, atribua a permissão Administrador de retenção de dados ao usuário apropriado. Esses usuários podem acessar a Retenção de dados na página Administração da empresa e usar a função Reter usuário em Administração de usuários
Considerações para retenção de dados:
- A retenção de dados não pode ser desativada depois de ativada
- Não é possível ativar a Retenção de dados somente para algumas partes de uma empresa; este é um recurso para toda a empresa
- O filtro de 23 meses se aplica imediatamente após a ativação do recurso, independentemente de as configurações de Retenção de dados terem sido definidas e salvas
Nota
Determinação da idade dos dados
A funcionalidade Retenção de dados calcula a idade dos dados para determinar se esses dados são antigos o suficiente para serem removidos do sistema. Existem três tipos de dados e cada tipo de dados é calculado de forma diferente.
Revise as seguintes informações para saber mais sobre cada tipo de dados.
- Usuários
- Os dados de um usuário na página Administração de usuários só começam a vencer quando o usuário é marcado como inativo. A idade é calculada como o número de dias entre a data inativa e a data de hoje.
Os dados do usuário só são removidos depois de todos os seguintes critérios serem cumpridos:
- Após o usuário estar inativo
- Após o período de retenção mais longo
- Se não houver retenção nos dados dos usuários
- Perfis
Os dados do Perfil de um usuário não começam a envelhecer até que ele se torne inativo. Os dados do perfil são calculados como a diferença entre a data inativa do usuário e a data de hoje.
Os dados do perfil só são removidos depois de todos os seguintes critérios serem cumpridos:
- Após o usuário estar inativo
- Após o período de retenção mais longo
- Se não houver retenção nos dados dos usuários
- Itinerários
- A idade de um itinerário é calculada como a diferença entre a primeira data de criação e a data de hoje.