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Configuração da retenção de dados

Configuração da retenção de dados

Objective

After completing this lesson, you will be able to configure a Retenção de dados na Administração da empresa para o Concur Travel.

Configurar retenção de dados

Após a ativação da Retenção de dados, a próxima etapa é configurar a funcionalidade. Para saber mais sobre o processo de configuração, revise o seguinte procedimento passo a passo.

Etapas

  1. Na página Retenção de dados, selecione Configurar retenção de dados.

    Captura de tela do aplicativo da Web SAP Concur mostrando a página Retenção de dados. Um botão azul denominado Configurar retenção de dados é destacado com uma borda amarela. O menu de navegação na parte superior inclui as opções suspensas Administração, Empresa e Viagem

    Nota

    Essas etapas representam a experiência de um administrador do cliente cuja empresa usa o Concur Travel suportado pelo recurso Retenção de dados. Para alguns administradores do cliente, este assistente pode apresentar mais páginas/etapas, dependendo do produto que eles têm. Consulte Configuração | SAP Help Portal para mais detalhes.

  2. Selecione o período de retenção no menu suspenso para o Período de retenção do Travel e clique em Seguinte.

    Captura de tela do aplicativo SAP Concur na página de configuração Período de retenção do Travel. O usuário é solicitado a selecionar um período de retenção padrão para exclusão de dados, com 3 anos escolhido em um menu suspenso. Um botão Avançar azul, bem como um link Cancelar, são visíveis, com o menu suspenso e o botão Avançar destacados por bordas amarelas.

  3. Selecione o período de retenção a partir do menu drop-down para o Período de retenção de dados do perfil e, em seguida, selecione Seguinte.

    Captura de tela do aplicativo SAP Concur exibindo a página de configuração Período de retenção de dados de perfil. O usuário pode selecionar um período de retenção padrão a partir de um menu drop-down, que está definido como 2 meses. O menu suspenso e o botão azul Avançar são destacados com bordas amarelas. As opções Anterior e Cancelar também estão visíveis abaixo da lista suspensa.

  4. Na página Resumo da retenção de dados, verifique se os períodos de retenção estão corretos.

    Se você precisar efetuar modificações, selecione o link de edição para o tipo de dados apropriado a ser editado.

    Nota

    Para clientes que usam Importação de funcionário e Retenção de dados, é responsabilidade do cliente remover os dados de funcionário dos arquivos de origem Importação de funcionário quando os dados de usuário são removidos do sistema SAP Concur pelo recurso Retenção de dados. Para informações mais detalhadas, consulte Como funciona | SAP Help Portal
    Captura de tela do aplicativo SAP Concur mostrando a página Resumo da retenção de dados. O resumo lista Viagem com um período de retenção de 3 anos e Dados do perfil com um período de retenção de 2 meses; ambas as seções são destacadas com bordas amarelas. Existem opções para editar cada período de retenção à direita. Na parte inferior, há um prompt para digitar William Never para confirmar as configurações, com os botões Submit e Cancel abaixo da caixa de entrada.

  5. Insira o nome do administrador necessário e selecione Enviar para salvar.

    Captura de tela do aplicativo SAP Concur exibindo a página Resumo da retenção de dados. O resumo mostra Viagem com um período de retenção de 3 anos e Dados do perfil com um período de retenção de 2 meses, com links para editar cada período de retenção à direita. Abaixo, há um prompt para digitar William Never para confirmar as configurações, que já está preenchido na caixa de texto destacada em amarelo. O botão azul Enviar é destacado, com um link Cancelar ao lado.

Resultado

Os períodos de retenção são salvos, o período de espera obrigatório de 72 horas é iniciado e o administrador recebe um e-mail de confirmação.

Se novas políticas forem adicionadas após a configuração da Retenção de dados, a ferramenta irá marcá-las e fornecer instruções como representado no gráfico a seguir. Selecione a seta do lado direito para ver as informações.

Captura de tela mostrando duas telas de configuração Retenção de dados do SAP Concur. As duas telas exibem uma mensagem de aviso na parte superior indicando Algumas políticas não têm período de retenção atribuído e não estão ativas. A advertência é destacada em rosa na tela esquerda e em amarelo na tela direita. Abaixo, ambas as telas mostram opções para pausar a exclusão de todos os dados, detalhes para Viagem (período de retenção de 3 anos) e Dados do perfil (período de retenção de 2 meses), com opções para editar períodos de retenção. A tela à direita também inclui texto explicativo extra no aviso destacado sobre períodos de retenção, políticas do usuário e configuração.

Modificações de retenção de dados

Após a conclusão da configuração inicial, a página Retenção de dados incluirá três guias: Configurações, Monitorar e Avançado.

A guia Configurações da página Retenção de dados inclui as seguintes opções para atualizar a configuração:

  1. Pausar exclusão de todos os dados
  2. Editar período de retenção: Travel
  3. Processar período de retenção: dados de perfil

Você pode selecionar o botão Pausar a exclusão de todos os dados para interromper temporariamente o processo de exclusão de dados. Assim que o processo de eliminação de dados for selecionado, a opção Retomar a exclusão de todos os dados estará disponível e uma mensagem será exibida na parte superior da página, como representado no gráfico a seguir.

Captura de tela mostrando duas versões de uma página de configurações de Retenção de dados, destacando os principais recursos com etiquetas numeradas. A primeira imagem enfatiza o botão Pausar a exclusão de todos os dados (rotulado 1), com linhas tracejadas apontando para a segunda imagem, que destaca as seções Viagem (rotulada 2) e Dados do perfil (rotulada 3). As capturas de tela incluem opções para pausar a exclusão de dados, reter dados do usuário e configurar períodos de retenção.

Se você precisar editar um período de retenção, poderá selecionar o link para Dados de perfil ou Viagem. Para modificar os dados do itinerário, selecione o link Editar período de retenção: Viagem.

Você pode editar o período de retenção padrão ou definir períodos de retenção personalizados por configuração usando o link Avançado à esquerda. Salve suas modificações quando terminar. Para saber mais, revise o gráfico identificado a seguir e a tabela correspondente.

Captura de tela mostrando dois exemplos de páginas de configurações do período de retenção do Travel. A primeira imagem exibe a guia Período de retenção padrão com um menu suspenso para selecionar a duração de retenção (destacada como 1) e os botões Salvar/Cancelar. A segunda imagem mostra o Período de retenção personalizado, destacando campos de entrada para definir diferentes períodos de retenção para vários nomes de entidade (marcados como 2), uma opção de campo de seleção Período de retenção expandido (destacada como 3) e o botão Salvar. Ambas as imagens indicam guias Padrão e Avançado na parte superior esquerda.
ConfiguraçãoDescrição
1. Período de retenção padrãoNa página Padrão, edite o período de retenção padrão atualizando o campo Período de retenção.
2. Período de retenção personalizadoNa página Avançado, selecione o menu suspenso para cada configuração para definir períodos de retenção personalizados.
3. Período de retenção expandidoMarque o campo de seleção para expandir o número de anos para conjuntos de regras de retenção de dados até 30 anos. Isso só deve ser usado quando os países o exigirem.

Nota

Os períodos de retenção para configurações substituem o período de retenção padrão.

Se você precisar editar o período de conservação para Dados do perfil, pode selecionar o link Editar período de conservação: dados do perfil. Certifique-se de que grava suas modificações após a edição.

Captura de tela da página de configurações Período de retenção de dados de perfil, mostrando um menu suspenso para selecionar o período de retenção padrão (definido como 2 meses) e os botões Salvar e Cancelar destacados abaixo. A descrição indica que os dados serão excluídos do Concur após o período de retenção selecionado.

A guia Monitor

Na guia Monitor, você pode revisar informações sobre Retenção de dados, incluindo Data, Recurso e Excluir contagem. Insira o intervalo de datas no campo Data inicial até a data final para revisar.

Captura de tela da janela Retenção de dados em uma interface de software. Um aviso na parte superior indica que alguns conjuntos de regras não têm períodos de retenção atribuídos. A guia Janela é selecionada e a interface exibe uma seção para Revisar totais de agregação de auditoria de contagens de exclusão de registros. Um campo de intervalo de datas está destacado, definido como 2025/05/28 a 2025/06/04. Abaixo, uma tabela lista os dados de exclusão: Data (01-Jun-2025), Recurso (UserProfile) e Excluir contagem (2).

A guia Avançado

Para opções específicas de tempo, selecione a guia Avançado.

Captura de tela da página Retenção de dados destacando a guia Avançado. Um aviso na parte superior indica que alguns conjuntos de regras não têm períodos de retenção atribuídos e não estão ativos. Em Configurações para toda a empresa, as opções para selecionar Registrar data de aniversário ou Data de término do ano para a escala de tempo são mostradas, juntamente com os botões Salvar e Cancelar na parte inferior.
  • Data de aniversário do registro
  • Data de fim do ano - O fim do ano em que ocorreu a data dos dados

Nota

Ambas as opções utilizam a data âncora do registro para determinar a idade.

A funcionalidade Conter usuário

Uma retenção pode ser colocada em um usuário para impedir que a funcionalidade de retenção de dados exclua qualquer um de seus dados. Os administradores podem usar o botão Conter usuário no perfil do usuário para preservar todos os dados desse usuário, independentemente das configurações de Retenção de dados. Esta ação entra em vigor imediatamente e não requer a seleção de Salvar.

Nota

Somente um Administrador de retenção de dados verá a seção Retenção de dados no lado do administrador da página Perfil do usuário.

Para reter a exclusão de dados, acesse o perfil do usuário na página Administração de usuários e selecione o botão Reter usuário na seção Retenção de dados. Você será solicitado a confirmar a ação em uma janela pop-up seguida por outro popup confirmando a modificação. O mesmo processo se aplica para remover uma retenção. Revise os gráficos a seguir como exemplos.

O gráfico a seguir é um exemplo de ativação da funcionalidade Reter usuário.

Sequência de captura de tela demonstrando como colocar um usuário não funcionário em espera em uma interface de software. A primeira imagem mostra a página Configurações de não funcionário com um botão destacado Conter usuário. A segunda imagem é um pop-up intitulado Conter usuário com uma mensagem de confirmação perguntando se você deseja pausar políticas de migração ou retenção até que o bloqueio seja removido, com os botões Sim e Não. A terceira imagem é um pop-up de confirmação intitulado Reter usuário indicando Usuário colocado com êxito em espera, com um botão OK destacado.

O gráfico a seguir é um exemplo de remoção do recurso Reter usuário.

Sequência de captura de tela mostrando o processo de remoção de uma retenção de um usuário não funcionário em uma interface de software. A primeira imagem exibe a página Configurações de não empregado com um botão destacado Remover retenção em Retenção de dados. A segunda imagem é uma janela pop-up Conter usuário solicitando confirmação para remover a retenção, avisando que os dados do usuário serão processados e sujeitos às políticas de retenção, com os botões Sim e Não. A terceira imagem é um pop-up de confirmação indicando O usuário mantém removido com êxito, com um botão OK destacado.

Síntese

  • Configurar retenção de dados: definir períodos do Travel e do Perfil, verificar resumo, enviar
  • Assim que os períodos de retenção são salvos, o período de espera obrigatório de 72 horas é iniciado e o administrador recebe um e-mail de confirmação
  • Usar configurações para interromper/retomar exclusão, editar retenção
  • A guia Monitor mostra Data, Recurso, Excluir contagem por intervalo de datas
  • Definir retenção avançada: padrão ou por configuração; o período de retenção da configuração substitui um padrão; você pode estender a retenção até 30 anos
  • Escolha uma base temporal para todo o site: Registrar aniversário ou fim do ano; ambos usam a data-âncora do registro
  • Manter um usuário de seu perfil para evitar a exclusão; efeito imediato; somente os administradores de retenção de dados veem esta seção
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