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データ保持の設定

データ保持の設定

Objective

After completing this lesson, you will be able to concur Travel の [組織管理] でデータ保持を設定します。

データ保持の設定

データ保持が有効化された後、次のステップは機能の設定です。設定プロセスの詳細については、以下のステップバイステップの手順を参照してください。

ステップ

  1. [データ保持] ページで、 [データ保持の設定] を選択します。

    データ保持 ページが表示されている SAP Concur Web アプリケーションのスクリーンショット。データ保持の設定 というラベルの付いた青いボタンが黄色の枠線で強調表示されています。上部のナビゲーションメニューには、[管理]、[会社]、および [出張] ドロップダウンオプションがあります。

    注記

    これらのステップは、データ保持機能でサポートされている Concur Travel を使用している会社のお客様の管理者の操作性を示しています。一部のお客様の管理者には、所有している製品に応じて、このウィザードにより多くのページ/ステップが表示される場合があります。詳細については、設定 | SAP Help Portal を参照してください。

  2. [出張保存期間] のドロップダウンメニューから保持期間を選択し、 [次へ] を選択します。

    出張保存期間 設定ページの SAP Concur アプリケーションのスクリーンショット。ユーザーは、ドロップダウンメニューから 3 年 を選択して、データ削除のデフォルト保持期間を選択するように求められます。青色の 次へ ボタンと キャンセル リンクが表示され、ドロップダウンと 次へ ボタンの両方が黄色の枠線で強調表示されます。

  3. プロファイルデータ保持期間のドロップダウンメニューから保持期間を選択し、次へを選択します。

    プロファイルデータ保存期間 設定ページが表示されている SAP Concur アプリケーションのスクリーンショット。ユーザは、2 カ月 に設定されているドロップダウンメニューからデフォルトの保持期間を選択することができます。ドロップダウンと青色の 次 ボタンの両方が、黄色の枠線で強調表示されます。ドロップダウンの下には、前 および キャンセル オプションも表示されます。

  4. [データ保持サマリー] ページで、保持期間が正しいことを確認します。

    変更する必要がある場合は、適切なデータタイプの編集リンクを選択して編集します。

    注記

    従業員インポートとデータ保持の両方を使用するお客様は、データ保持機能によってユーザーデータが SAP Concur システムから削除されたときに、従業員インポートのソースファイルから従業員データを削除する必要があります。詳細については、How It Works | SAP Help Portal を参照してください。
    データ保持サマリー ページが表示されている SAP Concur アプリケーションのスクリーンショット。サマリーには、保持期間が 3 年間の Travel と、保持期間が 2 カ月の プロファイルデータ が一覧表示されます。どちらのセクションも黄色の枠線で強調表示されます。右側には、各保持期間を編集するオプションがあります。下部には、William Never と入力して設定を確認するためのプロンプトが表示され、入力ボックスの下に 送信 ボタンと キャンセル ボタンが表示されます。

  5. 必要な管理者の名前を入力し、送信を選択して保存します。

    データ保持サマリー ページが表示されている SAP Concur アプリケーションのスクリーンショット。サマリーには、保持期間が 3 年間の Travel と保持期間が 2 カ月の プロファイルデータ が表示され、右側に各保持期間を編集するためのリンクが表示されます。下には、William Never と入力して設定を確認するためのプロンプトがあります。これは、黄色で示されたテキストボックスにすでに入力されています。青色の 送信 ボタンが強調表示され、その横に キャンセル リンクが表示されています。

結果

保持期間が保存され、必須の 72 時間の待機期間が開始され、管理者は確認メールを受信します。

データ保持の設定後に新しいポリシーが追加されると、ツールによってフラグが設定され、以下の図に示すように指示が提供されます。右側の矢印を選択して情報を表示します。

2 つの SAP Concur データ保持 設定画面を示すスクリーンショット。両方の画面の上部に、一部のポリシーには保持期間が割り当てられておらず、有効ではありません という警告メッセージが表示されます。警告は、左側の画面ではピンク色、右側の画面では黄色で強調表示されます。下には、両方の画面に、すべてのデータ削除を一時停止するためのオプション、Travel の詳細 (3 年間の保存期間)、および プロファイルデータ (2 カ月の保存期間) と、保持期間を編集するオプションが表示されます。右側の画面には、保存期間、ユーザーポリシー、および設定に関する強調表示された警告に追加の説明テキストも含まれています。

データ保持の変更

初期設定が完了すると、 [データ保持] ページに [設定] 、 [監視] 、および [詳細] の 3 つのタブが表示されます。

[データ保持] ページの [設定] タブには、設定を更新するための以下のオプションが含まれています。

  1. すべてのデータ削除の一時停止
  2. 保存期間の編集: Travel
  3. 保存期間の編集: プロファイルデータ

すべてのデータ削除を一時停止ボタンを選択して、データ削除プロセスを一時的に停止することができます。データ削除プロセスを選択すると、オプションすべてのデータ削除を再開が利用可能になり、以下の図に示すように、ページの上部にメッセージが表示されます。

番号付きのラベルが付いた主要機能を強調表示した、データ保持設定ページの 2 つのバージョンを示すスクリーンショット。最初の画像では、すべてのデータ削除を一時停止 ボタン (ラベル 1) が強調され、2 番目の画像を指す破線が表示され、出張 (ラベル 2) および プロファイルデータ (ラベル 3) のセクションが強調表示されています。スクリーンショットには、データ削除の一時停止、ユーザーデータの保持、および保持期間の設定に関するオプションが含まれています。

保持期間を編集する必要がある場合は、出張またはプロファイルデータのリンクを選択することができます。旅程データを修正するには、 [保持期間の編集: 出張] リンクを選択します。

左側の詳細リンクを使用して、デフォルトの保持期間を編集したり、設定ごとにカスタム保持期間を設定したりすることができます。終了したら、変更を保存してください。詳細については、以下のラベル付きグラフィックおよび対応するテーブルを確認してください。

[出張保持期間] 設定ページの 2 つの例を示すスクリーンショット。最初の画像は、保持継続時間を選択するためのドロップダウンメニュー (1 として強調表示) および保存/キャンセルボタンを含む 既定の保持期間 タブを示しています。2 つ目の画像は、カスタム保持期間 を示しています。さまざまなエンティティ名に対して異なる保持期間を設定するための入力フィールド (2 とマーク)、チェックボックスオプション 拡張保持時間枠 (3 で強調表示)、および保存ボタンが示されています。どちらの画像も、左上の デフォルト タブと 詳細 タブを示しています。
設定内容説明
1. デフォルト保存期間[既定] ページで、 [保持期間] フィールドを更新して、既定の保持期間を編集します。
2. カスタム保存期間[詳細] ページで、各設定のドロップダウンメニューを選択してカスタム保持期間を設定します。
3. 拡張保有時間枠チェックボックスを選択して、データ保持ポリシーの年数を最大 30 年まで展開します。これは、国で必要な場合にのみ使用する必要があります。

注記

設定の保持期間は、デフォルトの保持期間よりも優先されます。

プロファイルデータの保持期間を編集する必要がある場合は、保持期間編集: プロファイルデータリンクを選択することができます。編集後に必ず変更を保存してください。

デフォルトの保持期間 (2 カ月 に設定) および 保存 ボタンと キャンセル ボタンを選択するドロップダウンメニューが以下で強調表示されている プロファイルデータ保持期間 設定ページのスクリーンショット。この説明では、選択した保持期間後にデータが Concur から削除されることが示されています。

モニタタブ

モニタタブでは、日付、リソース、削除数など、データ保持に関する情報を確認できます。レビューする日付範囲を [開始日] から [終了日] フィールドに入力します。

ソフトウェアインタフェースの データ保持 ウィンドウのスクリーンショット。上部の警告は、保持期間が割り当てられていないポリシーがあることを示しています。ウィンドウ タブが選択され、インタフェースに レコード削除数の監査集計合計のレビュー セクションが表示されます。日付範囲フィールドが強調表示され、2025/05/28 ～ 2025/06/04 に設定されます。以下の表に、削除データ (日付 (2025/06/01)、リソース (UserProfile)、および削除カウント (2)) を示します。

詳細タブ

時間固有のオプションの場合は、詳細タブを選択します。

詳細 タブが強調表示されている データ保持 ページのスクリーンショット。上部の警告は、一部のポリシーに保持期間が割り当てられておらず、有効でないことを示します。会社全体の設定 では、時間スケールに対して レコードの入社記念日 または 年末日 を選択するためのオプションが、下部の 保存 ボタンと キャンセル ボタンとともに表示されます。
  • レコード入社記念日
  • 年度末日 - データの日付が発生した年の終了日

注記

どちらのオプションでも、レコードのアンカー日付を使用してその経過時間が決定されます。

ユーザー保留機能

データ保持機能でデータが削除されないように、ユーザーに保留を設定することができます。管理者は、ユーザーのプロファイルの [ユーザー保留] ボタンを使用して、データ保持設定に関係なく、そのユーザーのすべてのデータを保持することができます。このアクションはすぐに有効になり、保存を選択する必要はありません。

注記

データ保持管理者のみが、ユーザーの [プロファイル] ページの管理者側に [データ保持] セクションが表示されます。

データ削除を保留にするには、 [ユーザー管理] ページからユーザーのプロファイルにアクセスし、 [データ保持] セクションで [ユーザーの保留] ボタンを選択します。ポップアップウィンドウでアクションを確認するように求められ、その後、変更を確認する別のポップアップが表示されます。保留の解除にも同じプロセスが適用されます。以下のグラフィックを例としてレビューします。

以下の図は、ユーザ保留機能を有効化する例です。

ソフトウェアインターフェースで非社員ユーザーを保留にする方法を示すスクリーンショットシーケンス。最初の画像は、ユーザー保留 ボタンが強調表示された 非従業員設定 ページを示しています。2 つ目の画像は、ユーザー保留 というタイトルのポップアップで、保留が削除されるまで移行ポリシーまたは保持ポリシーを一時停止するかどうかを確認する確認メッセージと、はい ボタンと いいえ ボタンがあります。3 つ目の画像は、ユーザーが保留されました というタイトルの確認ポップアップで、OK ボタンが強調表示されています。

以下の図は、ユーザー保留機能を削除する例です。

ソフトウェアインターフェイスで非社員ユーザーから保留を削除するプロセスを示すスクリーンショットシーケンス。最初の画像は、データ保持の 保留の削除 ボタンが強調表示された 非従業員設定 ページを示しています。2 つ目の画像は、保留を削除する確認を求める ユーザーの保留 ポップアップウィンドウです。ユーザーのデータが処理され、保持ポリシーの対象となることを示す警告には、はい ボタンと いいえ ボタンがあります。3 つ目の画像は、User hold successfully removed という確認ポップアップで、OK ボタンが強調表示されています。

サマリ

  • データ保持の設定: 出張およびプロファイル期間を設定し、サマリーを確認し、提出します。
  • 保持期間が保存されると、必須の 72 時間の待機期間が開始され、管理者に確認メールが送信されます。
  • 設定を使用して削除を一時停止/再開、保持を編集
  • モニタタブには、日付範囲別に日付、リソース、削除カウントが表示されます。
  • 拡張保持の設定: デフォルトまたは設定ごと。設定保持期間はデフォルトの保持期間よりも優先されます。保持は最大 30 年まで延長できます。
  • サイト全体の時間基準 (レコード記念日または年度末を選択。どちらもレコードアンカー日付を使用)
  • 削除されないようにプロファイルからユーザーを保留します。すぐに有効になります。このセクションはデータ保持管理者のみに表示されます。
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