Neue Bilanz/GuV-Struktur konfigurieren

Finanzberichte stellen eine Zusammenfassung der Finanzvorgänge und wirtschaftlichen Aktivitäten Ihres Unternehmens dar. Diese Dokumente werden von Rechnungsprüfern und Regulierungsstellen überprüft, um Genauigkeit und ordnungsgemäße Besteuerung sicherzustellen. Darüber hinaus sind Abschlüsse entscheidende Bestandteile des Jahresberichts. Sie bieten Investoren und Marktexperten Einblicke in die finanzielle Lage, die operativen Ergebnisse und den Cashflow des Unternehmens im angegebenen Zeitraum.

Organisationen müssen die folgenden wichtigen Finanzberichte generieren:

• Bilanz: Die Bilanz bietet einen Überblick über das Vermögen, die Verbindlichkeiten und das Eigenkapital des Unternehmens.
• Gewinn- und Verlustrechnung: Die Gewinn- und Verlustrechnung bietet eine Aufschlüsselung des Ergebnisses und der Kosten des Unternehmens. Es zeigt auch den Jahresüberschuss.
• Kapitalflussrechnung: Die Kapitalflussrechnung gibt ein detailliertes Konto der Geldaufnahme und -ausgaben des Unternehmens während des bestimmten Zeitraums an.

Beginnen wir mit einigen Grundkenntnissen zu Bilanz/GuV-Strukturen. Mit SAP S/4HANA Cloud verwenden Sie einen vorab geladenen Kontenplan, der in der Regel während des Implementierungsprozesses geändert wird. Einige Sachkonten müssen möglicherweise gesperrt, umbenannt, umnummeriert oder neu angelegt werden. Eine Bilanz/GuV-Struktur ist eine hierarchische Anordnung der Sachkonten, die im Kontenplan vorhanden sind.

Ohne die Bilanz/GuV-Strukturen ist der Kontenplan eine zufällige, unstrukturierte Liste von Konten. Die Bilanz/GuV-Strukturen stellen die Struktur bereit, die für Sachkonten erforderlich ist, unabhängig davon, ob es sich um gesetzliche Grundlagen oder angepasste Anforderungen handelt, und organisieren diese hierarchisch.

Bilanz/GuV-Strukturen dienen als Werkzeuge, um Bilanzen zu erstellen, die eine Grundlage für das externe Meldewesen bilden und andere interne oder angepasste Berichtsanforderungen erfüllen. SAP S/4HANA Cloud wird mit bestimmten vorab geladenen Bilanz/GuV-Strukturen ausgeliefert, um das Anlegen völlig neuer Bilanz/GuV-Strukturen zu vermeiden. Diese können in der App Globale Hierarchien verwalten dupliziert werden, um die Änderung der Hauptbuchkontierungen per Drag&Drop zu vereinfachen.

Anhand der Bilanz/GuV-Struktur können Sie folgende Aspekte des Berichtsformats konfigurieren:

• Die einzubeziehenden Positionen sowie die Reihenfolge und Hierarchie dieser Positionen
• Den Text zur Beschreibung der Positionen
• Der Kontenplan und die einzelnen Konten, die für den Bericht relevant sind.
• Die auszuweisenden Summen

Der Benutzer kann so viele Bilanz/GuV-Strukturen definieren, wie für verschiedene Zwecke erforderlich sind, z.B. für Steuerbehörden, interne Benutzer oder externe Benutzer.

Die App Globale Hierarchien verwalten wird für die Pflege von Hierarchien und Gruppen in SAP S/4HANA verwendet. Diese Anwendung bietet Funktionen wie Zeitabhängigkeit, Statussteuerung und Knotenbeschreibungspflege in mehreren Sprachen sowie die Möglichkeit, die Daten in eine Tabellenkalkulation zu importieren oder zu exportieren. Neben Bilanz/GuV-Strukturen sind auch andere Hierarchiearten wie Kostenstellen- oder Profitcenter-Hierarchien enthalten.

Mit der App Globale Hierarchien verwalten können Sie Hierarchien anzeigen, anlegen, bearbeiten, aktivieren und deaktivieren. Sie können neue Hierarchien importieren oder vorhandene Hierarchien kopieren, um Änderungen in der Struktur oder sich entwickelnde Reporting-Anforderungen zu berücksichtigen.

Die wichtigsten Parameter für das Anlegen von Bilanz/GuV-Strukturen sind:

• Eine Bilanz/GuV-Struktur-ID und eine Beschreibung.
• Kontenplan: Es können nur Konten aus dem angegebenen Kontenplan ausgewählt werden.
• Gültig ab und Gültig bis: Die Bilanz/GuV-Struktur kann nur in Berichten angewendet werden, wenn die Berichtsperiode innerhalb des von Ihnen angegebenen Zeitraums liegt. Mit der zeitabhängigen Art von Bilanz/GuV-Strukturen ist es möglich, mehrere Bilanz/GuV-Strukturhierarchieversionen unter einer identischen Bilanz/GuV-Struktur-ID zu generieren, vorausgesetzt, ihre entsprechenden Zeiträume stimmen nicht überein.
• Wechselknoten zulassen: Ermöglicht es, einen Hierarchieknoten (A) als Wechselknoten zu einem anderen Knoten (B) zu kennzeichnen. Wenn ein Konto einen Habensaldo hat, wird es in der Bilanz unter Knoten A angezeigt. Wenn es einen Sollsaldo hat, wird er unter Knoten B angezeigt.
• Funktionsbereiche zulassen: Um Funktionsbereiche (zusätzlich zu Sachkonten) einzelnen Knoten der Bilanz/GuV-Struktur zuzuordnen, die für die Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen gemäß dem Umsatzkostenverfahren erforderlich sind.

Beim Anlegen einer Bilanz/GuV-Struktur wird automatisch eine Struktur mit den folgenden Knoten generiert:

• Vermögen
• Passiva
• Nettoergebnis: Verlust
• Nettoergebnis: Gewinn
• GuV-Ergebnis
• Bilanzanhang
• Nicht zugeordnet

Diese Knoten werden auch als "spezielle Knoten" oder "spezielle Positionen" bezeichnet.

Das Programm, das die Bilanz/GuV generiert, ist für die Berechnung des Nettoergebnisses der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) verantwortlich. Dieses Programm kennzeichnet auch alle Konten, die es keiner vordefinierten Position in der Bilanz/GuV-Struktur zuordnen konnte, als 'Nicht zugeordnet'.

Die Konten, die als Bilanzanhang oder Nicht zugeordnet klassifiziert sind, werden nicht in die Berechnung des Bilanzgewinns/Nettoverlusts oder in das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) einbezogen. Die Salden aller anderen Konten tragen zur Berechnung des Ergebnisses der Gewinn- und Verlustrechnung bei.

Für die Position Bilanzanhang wird bei der Definition der Bilanz-/GuV-Struktur analog zu den Aktiv-Passiv-Positionen eine feste Position angelegt. Durch Neuzuordnung der entsprechenden Konten zu dieser Position können Sie sicherstellen, dass diese Konten nicht mehr in das Gewinn- und Verlustergebnis einbezogen werden, wenn Sie den Bilanz/GuV-Bericht ausführen.

Das Programm, das die Bilanz/GuV generiert, erzeugt keinen Buchungsbeleg. Ihre Funktion beschränkt sich auf die Berechnung der Bilanz- und GuV-Gewinne oder -Verluste und die Darstellung dieser Ergebnisse in der Bilanz/GuV.

Um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden, können Benutzer nur die Knoten Aktiva, Passiva undBilanzanhang ändern. Auf diese Weise können Sie diesen Knoten Sachkonten basierend auf Ihren spezifischen Reporting-Anforderungen zuordnen. Die Zuordnung der Sachkonten zu den anderen speziellen Knoten erfolgt automatisch.

Sobald Sie eine Bilanz/GuV-Strukturstruktur eingerichtet haben, können Sie sie wie folgt ändern:

• Hinzufügen zusätzlicher Knoten
• Sachkonten zuordnen
• Funktionsbereiche zuordnen

Beim Bearbeiten der Struktur einer Bilanz/GuV-Struktur können die zusätzlichen Positionen auf verschiedenen Ebenen hierarchisch hinzugefügt werden. Die Konten, deren Namen und Salden aufgelistet werden sollen, werden auf der untersten Ebene der Hierarchie hinzugefügt. Das System berechnet für jede Position eine Summe oder Zwischensumme, die dann bei der Ausführung des Programms angezeigt wird.

Die App Globale Hierarchien verwalten enthält eine Import-/Exportfunktion, die die Bearbeitung von Bilanz/GuV-Strukturen in einer Tabellenkalkulation einfacher und effizienter macht.

Sobald die Bilanz/GuV-Struktur abgeschlossen ist, kann sie zu Testzwecken simuliert werden: Aktivieren Sie das Kennzeichen Simulieren. Die Bilanz/GuV-Struktur kann mit dem Status Entwurf gesichert werden. Sie muss jedoch den Status Aktiv haben, um zur Laufzeit verfügbar zu sein.

Versuchen wir nun, in der nächsten Aktivität Ihre eigene Bilanz/GuV-Struktur zu kopieren und zu ändern.

Da Carlo nun ein besseres Verständnis für das Einrichten einer Bilanz/GuV-Struktur hat, interessiert er sich für die wichtigsten Funktionen, die zum Einrichten der Bilanz/GuV-Strukturen im System verfügbar sind.

Die Bilanz/GuV-Struktur ist zeitabhängig. Das bedeutet, dass sie beim Anlegen einer Bilanz/GuV-Struktur einem Gültig-ab-Datum und einem Gültig-bis-Datum zugeordnet werden muss. Es können mehrere Instanzen derselben Bilanz/GuV-Struktur-ID angelegt werden, die jeweils durch ihre Gültigkeitstermine identifiziert werden. Die zugrunde liegenden Kontenhierarchien können sich in diesem Fall erheblich voneinander unterscheiden.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass sich die Gültigkeitszeiträume für Bilanz/GuV-Strukturen nie überschneiden sollten.

Für Carlo bedeutet die Verwendung dieser Funktion, dass er Bilanzen/GuVs automatisch mit der Bilanz/GuV-Struktur ausführen kann, die an dem Datum gültig ist, das der Benutzer zum Ausführen des Berichts ausgewählt hat. Darüber hinaus hat er die Flexibilität, manuell eine andere Bilanz/GuV-Struktur auszuwählen, um einen Bericht auszuführen, was einen einfachen Vergleich verschiedener Versionen mit demselben Datensatz ermöglicht.

Um diesen Vergleich zu vereinfachen, kann das Feld Stichtag der Bilanz/GuV-Struktur der Filterleiste hinzugefügt werden. Danach kann Carlo verschiedene Stichtage auswählen, um die Bilanz/GuV-Strukturen für diese Termine anzuzeigen.

In den meisten Fällen werden Sachkonten unter demselben Bilanzknoten angezeigt, unabhängig davon, ob der Kontosaldo im Haben oder im Soll ist. Wählen Sie in diesem Fall sowohl Sollsaldo als auch Habensaldo für das Konto aus, wenn Sie seine Parameter in der Bilanz/GuV-Struktur festlegen.

In einigen Fällen bestimmt jedoch der Gesamtsaldo des Knotens, wo er angezeigt wird, sowie die verknüpften Konten. In diesen Fällen kann Carlo die Funktion zum Zulassen von Wechselknoten für die gesamte Bilanz/GuV-Struktur aktivieren. Mit dieser Funktion können Sie einen Hierarchieknoten (Knoten A) als Zähler für einen anderen Knoten (Knoten B) kennzeichnen, wobei beide Knoten identische Kontengruppen umfassen.

Der Gesamtsaldo dieser Konten bestimmt, in welchem Knoten sie in der Bilanz/GuV angezeigt werden. Wenn der Saldo im Haben ist, werden sie unter Knoten B aufgeführt. Wenn der Saldo jedoch im Soll ist, werden sie unter Knoten A angezeigt.

Beispiel: Wenn der Saldo Ihrer Bankkonten einen Sollsaldo anzeigt, d.h. Sie einen positiven Banksaldo haben, sollten sie als Vermögenswerte unter dem Knoten "Barmittel bei der Bank" kategorisiert werden. Wenn Ihre Konten jedoch einen Habensaldo aufweisen, was bedeutet, dass Ihr Bankkonto überzogen ist, sollten diese als Verbindlichkeiten unter dem Knoten Verbindlichkeiten an Bank angezeigt werden.

Der Saldo des einzelnen Kontos kann auch verwendet werden, um die Anzeige des Kontos unter verschiedenen Bilanzknoten zu bestimmen. Dies wird eingerichtet, indem Sie entweder Sollsaldo oder Habensaldo für das Konto unter dem relevanten Knoten auswählen.

Es gibt zwei Methoden zum Verwalten des erforderlichen Satzes von Sachkonten, die für Bankabstimmungen benötigt werden:

• Standardbestandskonten

• Spezielle Geldkonten, d.h. Bankabstimmkonten.

Der Vorteil der Verknüpfung von Hausbanken mit Bankabstimmkonten besteht darin, dass Sie nur einen Satz von Sachkonten benötigen, unabhängig davon, wie viele Hausbanken es gibt. Wenn Sie jedoch Standardbestandskonten verwenden, um Hausbanken zu verknüpfen, müssen Sie jedes Mal, wenn Sie ein Hausbankkonto hinzufügen, einen neuen Sachkontensatz anlegen.

Die Auswahl zwischen einem Standardbestandskonto oder einem Bankabstimmkonto erfolgt beim Anlegen des Kontos in den Sachkontenstammdaten.

Um die spezielle Kassenkontenmethode anzuwenden und die Bankabstimmkonten zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

• Die Bankabstimmkonten müssen auf die Kontoart Geldkonto mit der Unterart Bankabstimmkonto oder Bankunterkonto gesetzt werden.

• Beim Anlegen einer Bilanz/GuV-Struktur können dann sowohl das Sachkonto als auch die zugehörigen Bankunterkonten Wechselknoten zugeordnet werden. Markieren Sie das Ankreuzfeld Bankkontogruppierung für beide Knoten in der Bilanz/GuV-Struktur.

Dieser Ansatz steuert, dass nur Bankabstimmkonten zu diesen spezifischen Knoten gehören und dass die Bankkontensalden in der Bilanz/GuV auf zwei Arten angezeigt werden:

1. Klassifiziert als Aktiva oder Passiva basierend darauf, ob der Saldo im Haben oder Soll ist.
2. Gruppiert nach Geschäftspartnern, die mit den relevanten Banken verknüpft sind.

Das Umsatzkostenverfahren ist eine Methode zur Analyse der Umsatzerlöse innerhalb einer bestimmten Buchungsperiode im Vergleich zu den Produktionskosten für die in einem bestimmten Zeitraum ausgeführten Leistungen. Unternehmen können angefallene Ausgaben auf verschiedene Funktionsbereiche wie Vertrieb, Verwaltung und Forschung und Entwicklung (F&E) oder einen anderen Bereich verteilen.

Das Ziel des Umsatzkostenverfahrens ist ein umfassendes Verständnis der Kosten, die mit verschiedenen Funktionsbereichen verbunden sind. Durch die Ermittlung der spezifischen Ausgaben für die einzelnen Bereiche kann Carlo sicherstellen, dass die Bike Company fundierte Entscheidungen treffen kann, um ihre Abläufe zu optimieren und die Rentabilität zu verbessern.

Um eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gemäß dem Umsatzkostenverfahren zu erstellen, muss die Funktion Funktionsbereiche zulassen in der Bilanz/GuV-Struktur aktiviert werden. Durch die Aktivierung dieser Option können Funktionsbereiche zusätzlich zu Sachkonten einzelnen Knoten der Bilanz/GuV-Struktur zugeordnet werden. Diese Paarung wird anschließend für die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnungen gemäß dem Umsatzkostenverfahren verwendet.

Beachten Sie, dass das Konzept der Funktionsbereiche nur für GuV-Konten gilt. Die Zuordnung von Funktionsbereichen zu GuV-Konten basiert auf ihrer Funktionsbereichszuordnung in den Buchungen und nicht auf den Einstellungen ihrer Stammdaten. Während Bestandskonten möglicherweise auch Funktionsbereichszuordnungen in ihren Buchungen haben können, ignoriert die App Bilanz/GuV diese Zuordnungen.

Die Pflege der Bilanz/GuV-Struktur in mehreren Sprachen kann mühelos erfolgen. Als Voraussetzung ist es jedoch wichtig, dass die Sachkonten in den Kontostammdaten umgerechnet werden. In der App Globale Hierarchien verwalten müssen Sie Folgendes tun:

1. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus für die ausgewählte Bilanz/GuV-Struktur.
2. Stellen Sie sicher, dass der Status auf Entwurf gesetzt ist.
3. Wählen Sie eine Sprache aus dem Dropdown-Menü für die Sprache aus.
4. Fügen Sie die Beschreibungen für den Knoten ein.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle benötigten Sprachen.

In der App Globale Hierarchien verwalten ist eine Import-/Exportfunktion verfügbar. Sie vereinfacht den Prozess der Bearbeitung von Bilanz/GuV-Strukturen über eine Tabellenkalkulation. Beachten Sie, dass Sie bereits die wesentlichen Informationen für diese Bilanz/GuV-Struktur eingegeben haben sollten, um diese Funktion zu nutzen und eine Bilanz/GuV-Struktur in einer Tabellenkalkulation zu bearbeiten. Sie benötigen jedoch keine Bearbeitungsberechtigung, um diese Aktion auszuführen, sodass sie Benutzern mit schreibgeschütztem Zugriff auf Bilanz/GuV-Strukturen zur Verfügung steht.

Mit dieser Funktion können Sie eine Tabellenkalkulationsdatei mit allen erforderlichen Hierarchiedetails auf Ihr lokales Gerät herunterladen. Zu diesen Hierarchiedetails gehören der Kopf, Strukturknoten, ihre Attribute, zugeordnete Sachkonten und Funktionsbereiche.

Nach dem Herunterladen kann die Bilanz/GuV-Strukturdatei geöffnet und bearbeitet werden. Sie können Knoten, Konten oder Kontenbereiche hinzufügen oder ändern. Es ist jedoch wichtig, die folgenden Richtlinien zu beachten:

• Kopf nicht ändern
• Stellen Sie sicher, dass die Tabellenkalkulation nicht zum Löschen von Zeilen geschützt ist.
• Dateien über 250 KB werden im Hintergrund verarbeitet, und der Status wird im Benachrichtigungsbereich des SAP Fiori Launchpad angezeigt.

Die aktualisierte Datei kann dann importiert werden. Nach der Prüfung auf Fehler wird die Struktur der Bilanz/GuV-Struktur entsprechend aktualisiert und kann gesichert und aktiviert werden.