Configuración de una nueva estructura de balance/PyG

Los balances contables presentan un resumen de las operaciones financieras y las actividades económicas de su organización. Estos documentos son revisados por auditores y organismos reguladores para garantizar la precisión y una tributación adecuada. Además, los estados financieros son componentes cruciales del informe anual. Ofrecen a los inversores y expertos en mercado información estratégica sobre la situación financiera, los resultados operativos y el flujo de caja de la empresa durante el período indicado.

Las organizaciones deben generar los siguientes balances contables clave:

• Balance: El balance proporciona un resumen de los activos, pasivos y capital de los accionistas de la organización.
• Cuenta de resultados: La cuenta de resultados ofrece un desglose de los ingresos y costes de la empresa. También revela los ingresos netos.
• Estado de flujo de caja: el estado de flujo de caja proporciona una cuenta detallada de la entrada de caja y los gastos de la organización durante el período específico.

Comencemos con algunos conocimientos básicos sobre las estructuras de balance/PyG (FSV). Con SAP S/4HANA Cloud, utilizará un plan de cuentas precargado, normalmente modificado durante el proceso de implementación. Es posible que algunas cuentas de mayor deban bloquearse, renombrarse, renumerarse o crearse de nuevo. Una estructura de balance/PyG es una disposición jerárquica de las cuentas de mayor, presente en el plan de cuentas.

Sin las estructuras de balance/PyG, el plan de cuentas es una lista aleatoria y no organizada de cuentas. Las estructuras de balance/PyG proporcionan la estructura necesaria para las cuentas de mayor, ya sea para normativas legales o necesidades personalizadas, organizándolas de forma jerárquica.

Las estructuras de balance/PyG sirven como herramientas para producir balances contables, formando una base para los informes legales y abordando otras necesidades de informes internas o personalizadas. SAP S/4HANA Cloud incluye estructuras de balance/PyG precargadas específicas para evitar crear estructuras completamente nuevas. Se pueden duplicar en la aplicación SAP Gestionar jerarquías globales para facilitar la modificación de las imputaciones de libro mayor mediante las funciones de arrastrar y soltar.

La estructura de balance/PyG le permite configurar los siguientes aspectos del formato del informe:

• Las posiciones que se deben incluir y la secuencia y jerarquía de dichas posiciones.
• El texto que describe las posiciones.
• El plan de cuentas y las cuentas individuales relevantes para el informe.
• Los totales que se deben visualizar.

El usuario puede definir tantas estructuras de balance/PyG como considere necesario para realizar informes para varios fines, como para autoridades fiscales, usuarios internos o usuarios externos.

La aplicación SAP Gestionar jerarquías globales se utiliza para actualizar jerarquías y grupos dentro de SAP S/4HANA. Esta aplicación cuenta con funciones como la dependencia temporal, el control de estado y la actualización de la descripción de nodos en varios idiomas, así como la capacidad de importar o exportar los datos a una hoja de cálculo. Además de las estructuras de balance/PyG, también incluye otros tipos de jerarquía, como jerarquías de centros de coste o centros de beneficio.

Con la aplicación SAP Gestionar jerarquías globales puede visualizar, crear, editar, activar y desactivar jerarquías. Puede importar jerarquías nuevas o copiar jerarquías existentes para acomodar turnos en la estructura o demandas de informes en evolución.

Los parámetros más relevantes relacionados con la creación de estructuras de balance/PyG incluyen:

• Un ID de estructura de balance/PyG y una descripción.
• Plan de cuentas: solo se pueden seleccionar las cuentas del plan de cuentas especificado.
• Inicio de validez y Fin de validez: La estructura de balance/PyG solo se puede aplicar en informes si el período del informe se encuentra dentro del período especificado. Con la naturaleza dependiente del tiempo de las estructuras de balance/PyG, es posible generar varias versiones de jerarquía de estructura de balance/PyG en un ID de estructura de balance/PyG idéntico, dado que sus respectivos períodos de tiempo no coinciden.
• Permitir nodos de cambio de signo: permite designar un nodo de jerarquía (A) como el contrario a otro nodo (B). Si una cuenta tiene un saldo Haber, se mostrará en el nodo A en los balances contables. Si tiene un saldo Debe, aparecerá en el nodo B.
• Permitir áreas funcionales: para asignar áreas funcionales (además de cuentas de mayor) a nodos individuales de la estructura de balance/PyG, necesarias para crear cuentas de pérdidas y ganancias de acuerdo con el método de costes de ventas.

Al crear una estructura de balance/PyG, se genera automáticamente una estructura con los siguientes nodos:

• Activos
• Pasivos y capital
• Resultado neto: Pérdida
• Resultado neto: Beneficio
• Resultado PyG
• Notas de balance contable
• Sin asignar

Estos nodos también se denominan "nodos especiales" o "posiciones de balance/PyG especiales".

El programa que genera los balances contables es responsable de calcular el resultado neto del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG). Este programa también etiqueta cualquier cuenta que no haya podido asignar a una posición predefinida en la estructura de balance/PyG como "No asignada".

Las cuentas clasificadas como Notas de balance contable o No asignadas no se tienen en cuenta en los cálculos de beneficios de balance/pérdidas netas o en el resultado de pérdidas y ganancias (PyG). Los saldos de todas las demás cuentas contribuyen al cálculo del resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias.

Una posición fija, similar a las posiciones de activos y pasivos, se crea para la posición Notas de balance/PyG al definir la estructura de balance/PyG. Al reasignar las cuentas correspondientes a esta posición, puede asegurarse de que estas cuentas ya no se incluyen en el resultado de pérdidas y ganancias al ejecutar el informe de balance financiero.

El programa que genera el balance contable no genera ningún asiento contable. Su función se limita a calcular el balance y las pérdidas o ganancias de la cuenta de pérdidas y ganancias y a mostrar estos resultados dentro de los balances contables.

Para adaptarse a diferentes requisitos, los usuarios pueden modificar solo los nodos Activos, Pasivos y capital, así como Notas de balance contable. Esto le permite asignar cuentas de mayor a estos nodos en función de sus demandas de informes particulares. La asignación de cuentas de mayor a los otros nodos especiales se realiza automáticamente.

Una vez que tenga una estructura de balance/PyG, puede modificarla:

• Añadir nodos adicionales
• Asignación de cuentas de mayor
• Asignación de áreas funcionales

Al editar la estructura de una estructura de balance/PyG, las posiciones adicionales se pueden añadir en diferentes niveles de forma jerárquica. Las cuentas cuyos nombres y saldos se deben enumerar se añaden en el nivel más bajo de la jerarquía. El sistema calcula un total o subtotal para cada posición de balance/PyG, que luego se visualiza cuando se ejecuta el programa.

La aplicación SAP Gestionar jerarquías globales incluye una función de importación/exportación que hace que la edición de estructuras de balance/PyG (FSV) en una hoja de cálculo sea más simple y eficiente.

Una vez completada la estructura de balance/PyG, se puede simular con fines de prueba: Active el indicador Simular. La estructura de balance/PyG se puede guardar con el estado Borrador, pero debe tener el estado Activo para estar disponible para el uso en tiempo de ejecución.

Ahora, intentemos copiar y modificar su propia estructura de balance/PyG en la siguiente actividad.

Ahora que Carlo comprende mejor la configuración de una estructura de balance/PyG, le interesa explorar las funciones clave disponibles para configurar las estructuras de balance/PyG en el sistema.

La estructura de balance/PyG es dependiente del tiempo. Esto significa que al crear una estructura de balance/PyG, debe asignarse una "fecha de inicio de validez" y una "fecha de fin de validez". Se pueden crear varias instancias del mismo ID de estructura de balance/PyG, cada una identificada por sus fechas de validez. Las jerarquías de cuentas subyacentes pueden diferir significativamente entre sí en este caso.

Sin embargo, es crucial tener en cuenta que los períodos de validez de las estructuras de balance/PyG nunca deben solaparse.

Para Carlo, utilizar esta función significa que puede ejecutar automáticamente balances contables utilizando la estructura de balance/PyG que es válida en la fecha seleccionada por el usuario para ejecutar el informe. Además, tiene la flexibilidad de seleccionar manualmente una estructura de balance/PyG diferente para ejecutar un informe, lo que permite una comparación sencilla de diferentes versiones utilizando el mismo conjunto de datos.

Para facilitar esta comparación, el campo Fecha clave de estructura de balance/PyG se puede añadir a la barra de filtros. A continuación, Carlo puede seleccionar diferentes fechas clave para visualizar las estructuras de balance/PyG para esas fechas.

En la mayoría de los casos, las cuentas de mayor se visualizan bajo el mismo nodo de balance, independientemente de si el saldo de la cuenta está en el Haber o en el Debe. En este caso, seleccione Saldo Debe y Saldo Haber para la cuenta al fijar sus parámetros en la estructura de balance/PyG.

En algunos casos, sin embargo, el saldo total del nodo determinará dónde se visualiza, así como sus cuentas enlazadas. En estos casos, Carlo puede activar los nodos de cambio de signo permitidos con toda la estructura de balance/PyG. Esta función permite la designación de un nodo de jerarquía (nodo A) como contador de un nodo diferente (nodo B), con ambos nodos que abarcan grupos de cuentas idénticos.

El saldo total de estas cuentas decide en qué nodo se visualizan en los balances contables. Si el saldo está en el Haber, se enumeran en el nodo B. Sin embargo, si el saldo está en el Debe, se muestran en el nodo A.

Por ejemplo: cuando el saldo de sus cuentas bancarias indica un saldo Debe, lo que significa que tiene un saldo bancario positivo, se deben clasificar como activos en el nodo llamado efectivo en el banco. Sin embargo, si sus cuentas revelan un saldo Haber, lo que implica que su cuenta bancaria está en descubierto, estos deben visualizarse como pasivos bajo el nodo denominado débitos al banco.

El saldo de la cuenta individual también se puede utilizar para determinar la visualización de la cuenta en diferentes nodos de balance. Esto se configura seleccionando Saldo Debe o Saldo Haber para la cuenta en el nodo relevante.

Existen dos métodos para gestionar el conjunto necesario de cuentas de mayor necesarias para las reconciliaciones bancarias:

• Cuentas de balance estándar

• Cuentas monetarias especiales, es decir, cuentas asociadas bancarias.

La ventaja de vincular bancos propios con cuentas de reconciliación bancaria es que solo necesita un conjunto de cuentas de mayor, independientemente de cuántos bancos propios haya. Sin embargo, si utiliza cuentas de balance estándar para enlazar bancos propios, necesitará crear un nuevo conjunto de cuentas de mayor cada vez que añada una cuenta de banco propio.

La elección entre una cuenta de balance estándar o una cuenta de reconciliación bancaria se realiza en los datos maestros de la cuenta de mayor durante la creación de la cuenta.

Para aplicar el método de cuentas monetarias especiales y utilizar las cuentas asociadas bancarias, siga estas consideraciones:

• Las cuentas de reconciliación bancaria deben fijarse en el tipo de cuenta Cuenta de caja con el subtipo Cuenta de reconciliación bancaria o Cuenta transitoria bancaria.

• A continuación, al crear una estructura de balance/PyG, tanto la cuenta de mayor como sus cuentas transitorias bancarias relacionadas se pueden asignar a nodos de cambio de signo. Marque la casilla de selección Agrupación de cuentas bancarias para ambos nodos en la estructura de balance/PyG.

Este enfoque controla que solo las cuentas de reconciliación bancaria pertenezcan a estos nodos específicos y que los saldos de cuenta bancaria se visualicen en Balance/Cuenta de resultados de dos maneras:

1. Clasificado como activo o pasivo en función de si el saldo está en el Haber o en el Debe.
2. Agrupado por interlocutores comerciales asociados con los bancos relevantes.

El método de costes de ventas es un método utilizado para analizar los ingresos de ventas dentro de un período contable específico frente a los costes de producción para las actividades realizadas durante un período de tiempo. Las empresas pueden asignar los gastos incurridos entre diferentes áreas funcionales, como ventas y distribución, administración e investigación y desarrollo (I+D) o cualquier otra área.

El objetivo del método de costes de ventas es proporcionar una comprensión completa de los costes asociados con varias áreas funcionales. Al identificar los gastos específicos relacionados con cada área, Carlo puede asegurarse de que Bike Company pueda tomar decisiones informadas para optimizar sus operaciones y mejorar la rentabilidad.

Para producir una cuenta de pérdidas y ganancias (PyG) en línea con el método de costes de ventas, es necesario activar la función Permitir áreas funcionales en la estructura de balance/PyG. Al activar esta opción, las áreas funcionales se pueden asignar a nodos individuales de la estructura de balance/PyG, además de las cuentas de mayor. Este emparejamiento se utiliza posteriormente para la creación de las cuentas de pérdidas y ganancias de acuerdo con el método de costes de ventas.

Es importante tener en cuenta que el concepto de áreas funcionales solo se aplica a las cuentas de pérdidas y ganancias. La asignación de áreas funcionales a cuentas de pérdidas y ganancias se basa en su asignación de área funcional en las contabilizaciones, en lugar de en las opciones de sus datos maestros. Mientras que las cuentas de balance también pueden tener potencialmente asignaciones de área funcional dentro de sus contabilizaciones, la aplicación Balance/Cuenta de resultados ignora estas asignaciones.

La actualización de la estructura de balance/PyG en varios idiomas se puede realizar sin esfuerzo. Sin embargo, es importante asegurarse de que las cuentas de mayor se conviertan en los datos maestros de cuenta como requisito previo. En la aplicación Gestionar jerarquías globales, debe:

1. Active el modo de edición para la estructura de balance/PyG seleccionada.
2. Asegúrese de que el estado esté fijado en borrador.
3. Seleccione un idioma del menú desplegable de idiomas.
4. Inserte las descripciones para el nodo.

Repita este proceso para todos los idiomas que necesite.

Hay disponible una función de importación/exportación en la aplicación Gestionar jerarquías globales. Simplifica el proceso de edición de estructuras de balance/PyG (FSV) mediante una hoja de cálculo. Tenga en cuenta que para aprovechar esta función y editar una estructura de balance/PyG en una hoja de cálculo, ya debería haber introducido la información esencial para esa estructura de balance/PyG. Sin embargo, no necesita autorización de edición para realizar esta acción, por lo que está disponible para los usuarios con acceso de solo lectura a las estructuras de balance/PyG.

Al utilizar esta función, puede descargar un archivo de hoja de cálculo que contenga todos los detalles de jerarquía necesarios en su dispositivo local. Estos detalles de jerarquía incluyen la cabecera, los nodos de estructura, sus atributos, las cuentas de mayor asignadas y las áreas funcionales.

Una vez descargado, el archivo FSV se puede abrir y editar. Puede añadir o modificar nodos, cuentas o rangos de cuentas. Sin embargo, es importante tener en cuenta las siguientes directrices:

• No modificar la cabecera
• Asegúrese de que la hoja de cálculo no esté protegida para eliminar filas
• Los archivos de más de 250 KB se procesarán en proceso de fondo y el estado se visualizará en el área de notificaciones de la plataforma de lanzamiento de SAP Fiori

A continuación, se puede importar el archivo actualizado. Después de verificar si hay errores, la estructura de balance/PyG se actualizará en consecuencia y estará lista para guardarse y activarse.