Configuration d'une nouvelle structure du bilan/compte de résultat

Les états financiers présentent un résumé des opérations financières et des activités économiques de votre organisation. Ces documents sont examinés par les auditeurs et les organismes de réglementation afin de garantir la précision et la bonne imposition. En outre, les états financiers sont des éléments essentiels du rapport annuel. Ils offrent aux investisseurs et aux experts du marché des informations sur la situation financière, les résultats opérationnels et le flux de trésorerie de l'entreprise au cours de la période indiquée.

Les organisations doivent générer les états financiers clés suivants :

• Bilan : le bilan fournit une vue d'ensemble de l'actif, du passif et des capitaux propres de l'organisation.
• Compte de résultat : le compte de résultat propose une ventilation des revenus et des coûts de l'entreprise. Il révèle également le résultat net.
• Analyse des flux de trésorerie : l'analyse des flux de trésorerie fournit un compte détaillé des rentrées de fonds et des dépenses de l'organisation au cours de la période spécifique.

Commençons par quelques connaissances de base sur les structures du bilan/compte de résultat. Avec SAP S/4HANA Cloud, vous utiliserez un plan comptable préchargé, généralement modifié lors du processus d'implémentation. Certains comptes généraux doivent être bloqués, renommés, renumérotés ou nouvellement créés. Une structure bilan/compte de résultat est une organisation hiérarchique des comptes généraux présents dans le plan comptable.

Sans les structures du bilan/compte de résultat, le plan comptable est une liste de comptes aléatoire et non organisée. Les structures du bilan/compte de résultat fournissent la structure requise pour les comptes généraux, que ce soit pour la législation ou les besoins personnalisés, en les organisant de manière hiérarchique.

Les structures du bilan/compte de résultat servent d'outils pour produire des états financiers, servant de base au reporting légal et répondant à d'autres besoins de reporting internes ou personnalisés. SAP S/4HANA Cloud est fourni avec des structures du bilan/compte de résultat préchargées spécifiques pour éviter d'en créer de nouvelles entièrement nouvelles. Elles peuvent être dupliquées dans l'application SAP Gestion des hiérarchies globales pour faciliter la modification des imputations au grand livre, à l'aide des fonctions glisser-déplacer.

La structure du bilan vous permet de configurer les aspects suivants de l'édition d'un état :

• Les postes à inclure, ainsi que la séquence et la hiérarchie de ces postes.
• Texte décrivant les postes.
• Le plan comptable et les comptes individuels pertinents pour l'état.
• Les totaux à afficher.

L'utilisateur peut définir autant de structures du bilan/compte de résultat que nécessaire pour créer des états à diverses fins, par exemple pour l'administration fiscale, les utilisateurs internes ou les utilisateurs externes.

L'application SAP Gestion des hiérarchies globales est utilisée pour gérer les hiérarchies et les groupes dans SAP S/4HANA. Cette application propose des fonctionnalités telles que la dépendance temporelle, le contrôle de statut et la gestion des descriptions de nœuds dans plusieurs langues, ainsi que la possibilité d'importer ou d'exporter les données vers une feuille de calcul. Outre les structures du bilan/compte de résultat, il prend également en charge d'autres types de hiérarchie tels que les hiérarchies de centres de coûts ou de centres de profit.

L'application SAP Gestion des hiérarchies globales vous permet d'afficher, de créer, de modifier, d'activer et de désactiver des hiérarchies. Vous pouvez importer de nouvelles hiérarchies ou copier des hiérarchies existantes pour tenir compte des équipes dans la structure ou de l'évolution des demandes de reporting.

Les paramètres les plus pertinents liés à la création de structures du bilan/compte de résultat sont les suivants :

• Un ID et une descriptionde structure du bilan/compte de résultat.
• Plan comptable : seuls les comptes du plan comptable indiqué peuvent être sélectionnés.
• Début de validité et Fin de validité : la structure du bilan/compte de résultat peut uniquement être appliquée dans les rapports si la période de reporting est comprise dans la période que vous avez indiquée. Avec la nature dépendante du temps des structures du bilan/compte de résultat, il est possible de générer plusieurs versions de hiérarchie de structure du bilan/compte de résultat sous un ID de structure du bilan/compte de résultat identique, étant donné que leurs périodes respectives ne coïncident pas.
• Autoriser les nœuds de renvoi : permet de désigner un nœud de hiérarchie (A) comme renvoi à un autre nœud (B). Si un compte présente un solde créditeur, il s'affichera sous le nœud A dans les bilans/comptes de résultat. S'il présente un solde débiteur, il apparaît sous le nœud B.
• Autoriser domaines fonctionnels : pour affecter des domaines fonctionnels (en plus des comptes généraux) à des nœuds individuels de la structure du bilan/compte de résultat, requis pour créer des comptes de résultat conformément au compte de résultat analytique des ventes.

Lors de la création d'une structure du bilan/compte de résultat, une structure est automatiquement générée avec les nœuds suivants :

• Actifs
• Passif et capitaux propres
• Résultat net : perte
• Résultat net : bénéfice
• Résultat du compte de résultat
• Notes de bilan/compte de résultat
• Non affecté

Ces nœuds sont également appelés "nœuds spéciaux" ou "postes de bilan/compte de résultat spéciaux".

Le programme qui génère les bilans/comptes de résultat est responsable du calcul du résultat net du bilan et du compte de résultat. Ce programme identifie également les comptes qu'il n'a pas pu affecter à un poste prédéfini dans la structure du bilan/compte de résultat comme "Non affecté".

Les comptes classés comme Notes de bilan ou Non affecté ne sont pas pris en compte dans les calculs des réserves consolidées/pertes nettes ou dans le résultat du compte de résultat. Les soldes de tous les autres comptes contribuent au calcul du résultat du compte de résultat.

Un poste fixe, similaire aux postes d'actif et de passif, est créé pour le poste Notes de bilan/compte de résultat lorsque vous définissez la structure du bilan/compte de résultat. En réaffectant à ce poste les comptes correspondants, vous vous assurez que ces comptes ne figureront plus dans le compte de résultat lors de l'exécution de l'état de bilan.

Le programme qui génère le bilan/compte de résultat ne génère aucune écriture au journal. Sa fonction est limitée au calcul des gains ou pertes du bilan et du compte de résultat et à la présentation de ces résultats dans les états financiers.

Pour répondre à différentes exigences, les utilisateurs ont la possibilité de modifier uniquement les nœuds Actif, Passif et Capitaux propres, ainsi que les Nœuds Notes de bilan. Cela vous permet d'affecter des comptes généraux à ces nœuds en fonction de vos besoins de reporting spécifiques. L'affectation des comptes généraux aux autres nœuds spéciaux est effectuée automatiquement.

Une fois que vous avez mis en place une structure du bilan/compte de résultat, vous pouvez la modifier en :

• Ajout de nœuds supplémentaires
• Affectation de comptes généraux
• Affectation de domaines fonctionnels

Lors du traitement de la structure d'une structure du bilan/compte de résultat, les postes supplémentaires peuvent être ajoutés à différents niveaux de manière hiérarchique. Les comptes dont les noms et les soldes doivent être listés sont ajoutés au niveau le plus bas de la hiérarchie. Le système calcule un total ou un sous-total pour chaque poste de bilan/compte de résultat, qui est ensuite affiché lors de l'exécution du programme.

L'application SAP Gestion des hiérarchies globales inclut une fonction d'importation/exportation qui rend la modification des structures du bilan/compte de résultat plus simple et plus efficace dans une feuille de calcul.

Une fois la structure du bilan/compte de résultat terminée, elle peut être simulée à des fins de test : activez le code Simuler. La structure du bilan/compte de résultat peut être sauvegardée avec un statut Version préliminaire, mais elle doit avoir le statut Actif pour être disponible pour l'utilisation au moment de l'exécution.

Essayons maintenant de copier et de modifier votre propre structure de bilan/compte de résultat dans l'activité suivante.

Maintenant que Carlo a une meilleure compréhension de la configuration d'une structure du bilan/compte de résultat, il souhaite explorer les fonctions clés disponibles pour configurer les structures du bilan/compte de résultat dans le système.

La structure du bilan/compte de résultat est dépendante du temps. Cela signifie que lors de la création d'une structure du bilan/compte de résultat, une "date de début de validité" et une "date de fin de validité" doivent lui être affectées. Plusieurs instances du même ID de structure du bilan/compte de résultat peuvent être créées, chacune identifiée par leurs dates de validité. Dans ce cas, les hiérarchies de comptes sous-jacentes peuvent considérablement différer les unes des autres.

Cependant, il est essentiel de noter que les périodes de validité des structures du bilan/compte de résultat ne doivent jamais se chevaucher.

Pour Carlo, l'utilisation de cette fonctionnalité signifie qu'il peut exécuter automatiquement le bilan/compte de résultat à l'aide de la structure du bilan/compte de résultat valide à la date sélectionnée par l'utilisateur pour exécuter l'état. En outre, il a la possibilité de sélectionner manuellement une structure du bilan/compte de résultat différente pour exécuter un état, ce qui lui permet de comparer facilement différentes versions à l'aide du même ensemble de données.

Pour faciliter cette comparaison, la zone Jour de référence de la structure du bilan/compte de résultat peut être ajoutée à la barre de filtres. Après cela, Carlo peut sélectionner différents jours de référence pour afficher les structures du bilan/compte de résultat pour ces dates.

Dans la plupart des cas, les comptes généraux sont affichés sous le même nœud de bilan, que le solde du compte soit créditeur ou débiteur. Dans ce cas, sélectionnez à la fois Solde débiteur et Solde créditeur pour le compte lors de la définition de ses paramètres dans la structure du bilan/compte de résultat.

Cependant, dans certains cas, le solde total du nœud déterminera où il est affiché ainsi que ses comptes liés. Dans ces cas, Carlo peut activer les nœuds de renvoi d'autorisation qui présentent l'intégralité de la structure du bilan/compte de résultat. Cette fonctionnalité permet de désigner un nœud de hiérarchie (nœud A) comme compteur d'un nœud différent (nœud B), les deux nœuds englobant des groupes de comptes identiques.

Le solde total de ces comptes détermine le nœud dans lequel ils sont affichés dans le bilan/compte de résultat. Si le solde est créditeur, ils sont répertoriés sous le nœud B. Cependant, si le solde est débiteur, ils sont affichés sous le nœud A.

Par exemple : lorsque le solde de vos comptes bancaires indique un solde débiteur, ce qui signifie que vous avez un solde bancaire positif, ils doivent être classés comme actifs sous le nœud appelé Liquidités en banque. Cependant, si vos comptes révèlent un solde créditeur, ce qui implique que votre compte bancaire est dépassé, ils doivent être affichés en tant que dettes sous le nœud des dettes à la banque.

Le solde du compte individuel peut également être utilisé pour déterminer l'affichage du compte sous différents nœuds de bilan. Pour ce faire, sélectionnez Solde débiteur ou Solde créditeur pour le compte sous le nœud pertinent.

Il existe deux méthodes pour gérer l'ensemble de comptes généraux requis pour les rapprochements bancaires :

• Comptes de bilan standard

• Comptes de caisse spéciaux, c'est-à-dire comptes de rapprochement bancaire.

L'avantage de lier les banques société aux comptes de rapprochement bancaire est que vous n'avez besoin que d'un seul ensemble de comptes généraux, quel que soit le nombre de banques société. Cependant, si vous utilisez des comptes de bilan standard pour lier des banques société, vous devrez créer un nouvel ensemble de comptes généraux chaque fois que vous ajouterez un compte banque société.

Le choix entre un compte de bilan standard ou un compte de rapprochement bancaire est effectué dans les données de base du compte général, lors de la création du compte.

Pour appliquer la méthode des comptes de caisse spéciaux et utiliser les comptes de rapprochement bancaire, procédez comme suit :

• Les comptes de rapprochement bancaire doivent être définis sur le type de compte Compte de caisse avec le sous-type Compte de rapprochement bancaire ou Sous-compte bancaire.

• Ensuite, lors de la création d'une structure du bilan/compte de résultat, le compte général et ses sous-comptes bancaires associés peuvent être affectés à des nœuds de renvoi. Cochez la case Regroupement de comptes bancaires pour les deux nœuds dans la structure du bilan/compte de résultat.

Cette approche contrôle que seuls les comptes de rapprochement bancaire appartiennent à ces nœuds spécifiques et que les soldes des comptes bancaires sont affichés dans le bilan/compte de résultat de deux façons :

1. Classé comme actif ou passif selon que le solde est créditeur ou débiteur.
2. Regroupés par partenaires associés aux banques pertinentes.

Le compte de résultat analytique des ventes est une méthode utilisée pour analyser le produit des ventes au cours d'une période comptable spécifique par rapport aux coûts de production pour les activités effectuées au cours d'une période. Les entreprises peuvent répartir les dépenses engagées entre différents domaines fonctionnels tels que l'administration des ventes, l'administration et la recherche et développement (R&D) ou tout autre domaine.

L'objectif du compte de résultat analytique des ventes est de fournir une compréhension complète des coûts associés aux différents domaines fonctionnels. En identifiant les dépenses spécifiques liées à chaque domaine, Carlo peut s'assurer que Bike Company peut prendre des décisions avisées pour optimiser ses opérations et améliorer sa rentabilité.

Pour générer un compte de résultat conforme au compte de résultat analytique des ventes, il est nécessaire d'activer la fonctionnalité Autoriser domaines fonctionnels dans la structure du bilan/compte de résultat. En activant cette option, les domaines fonctionnels peuvent être affectés à des nœuds individuels de la structure du bilan/compte de résultat, en plus des comptes généraux. Ce couplage est ensuite utilisé pour la création des comptes de résultat conformément au compte de résultat analytique des ventes.

Il est important de noter que le concept de domaines fonctionnels s'applique uniquement aux comptes de résultat. L'affectation des domaines fonctionnels aux comptes de résultat est basée sur leur affectation de domaine fonctionnel dans les écritures, plutôt que sur les options de leurs données de base. Alors que les comptes de bilan peuvent potentiellement également avoir des affectations de domaine fonctionnel dans leurs écritures, l'application Bilan/Compte de résultat ignore ces affectations.

La gestion de la structure du bilan/compte de résultat dans plusieurs langues peut être effectuée sans effort. Cependant, il est important de s'assurer que les comptes généraux sont convertis dans les données de base du compte comme condition préalable. Dans l'application Gestion des hiérarchies globales, vous devez :

1. Activez le mode de modification pour la structure du bilan/compte de résultat sélectionnée.
2. Assurez-vous que le statut est défini sur Version préliminaire.
3. Sélectionnez une langue dans le menu déroulant des langues.
4. Insérez les descriptions du nœud.

Répétez ce processus pour toutes les langues dont vous avez besoin.

Une fonction d'importation/exportation est disponible dans l'application Gestion des hiérarchies globales. Il simplifie le processus de modification des structures du bilan/compte de résultat via une feuille de calcul. Notez que pour utiliser cette fonctionnalité et modifier une structure du bilan/compte de résultat dans une feuille de calcul, vous devez déjà avoir saisi les informations essentielles pour cette structure du bilan/compte de résultat. Cependant, vous n'avez pas besoin d'une autorisation de modification pour effectuer cette action. Elle est donc disponible pour les utilisateurs disposant d'un accès en lecture seule aux structures du bilan/compte de résultat.

Cette fonctionnalité vous permet de télécharger une feuille de calcul contenant tous les détails de hiérarchie nécessaires sur votre appareil local. Ces détails de hiérarchie incluent l'en-tête, les nœuds de structure, leurs attributs, les comptes généraux affectés et les domaines fonctionnels.

Une fois téléchargé, le fichier de structure du bilan/compte de résultat peut être ouvert et modifié. Vous avez la possibilité d'ajouter ou de modifier des nœuds, des comptes ou des intervalles de comptes. Cependant, il est important de garder à l'esprit les lignes directrices suivantes :

• Ne pas modifier l'en-tête
• Assurez-vous que la feuille de calcul n'est pas protégée pour supprimer des lignes.
• Les fichiers de plus de 250 Ko seront traités en arrière-plan et le statut sera affiché dans la zone de notifications de la barre de lancement SAP Fiori.

Le fichier mis à jour peut ensuite être importé. Après avoir vérifié la présence d'erreurs, la structure du bilan/compte de résultat est mise à jour en conséquence et est prête à être sauvegardée et activée.