Die Dateneingabe bei der Erfassung von Verkaufsbelegen wird vom System durch die Auswertung verschiedener Informationsquellen unterstützt. Ziel ist dabei, den Erfasser eines Belegs durch Vorschlagswerte oder auch feste Vorgabedaten zu entlasten.
Die möglichen Informationsquellen und Datenbeispiele finden Sie in der folgenden Abbildung.
Woher stammen die Daten und wie können Sie sie verwenden?
Stammdaten: Das System liest die für einen Kunden, ein Material oder eine Preiskondition definierten Stammdaten. Beispielsweise wird zu einem Kunden eine individuelle Zahlungsbedingung gefunden. Die Vertriebsinformationen eines Materialstamms können als Quelle für das Auslieferungswerk dienen.
Vorhandene Belegdaten: Bereits eingegebene oder automatisch vom System ermittelte Belegdaten können zur Eingabe zusätzlicher Belegdaten verwendet werden. So wird das Auslieferungswerk neben anderen Informationen für die Versandstellenfindung genutzt.
Customizing: Vorschlagswerte für das Anlegen von Belegen können im Customizing definiert werden. Zum Beispiel kann in der Verkaufsbelegart eine Liefer- oder Fakturasperre eingestellt oder ein Vorschlagswert für das Lieferdatum hinterlegt werden. Sie können im Customizing auch Strategien für die Ermittlung von Beleginformationen basierend auf Kombinationen mehrerer Kriterien definieren (z.B. Ermittlung der Versandstelle durch eine Kombination aus Auslieferungswerk, Ladegruppe und Versandbedingung).
Fest programmierte Systemsteuerung: Das System verwendet eine fest programmierte Steuerung im SAP-Programm, um verschiedene Informationsquellen in eine Reihenfolge zu bringen, z.B. beim automatischen Vorschlagen von Werken.
Auftragsdatenvorschlag aus den Stammdaten
Die nächste Abbildung zeigt, welche verschiedenen Arten von Stammdaten Sie im SAP-System erfassen können. Dabei kann es sich um Informationen zu Geschäftspartnern, Materialien, Kunden/Materialien, Positionsvorschlägen, Stücklisten, Preisen, Rabatten und Boni, Steuern, Fracht, Nachrichten und Texten usw. handeln.
Es empfiehlt sich, so viele Daten wie möglich als Stammdaten im SAP-System zu hinterlegen. Damit reduzieren Sie den Aufwand bei der Auftragserfassung und vermeiden fehlerhafte Eingaben. Auf diese Informationen wird bei der Vorgangsbearbeitung häufig automatisch zugegriffen.
Auf dem Übersichtsbild Besteller können Sie Positionen durch Angabe der kundenspezifischen Materialnummern erfassen.