Uma empresa pode reembolsar as despesas de viagem de seus funcionários usando uma programação de tarifas fixas de reembolso, normalmente conhecidas como "diárias" ou "ajudas de custo de viagem". As políticas do governo e da empresa determinam essas tarifas, que podem variar dependendo da localização, duração da viagem, dias parciais de viagem, viagens sazonais e fatores semelhantes.
As ajudas de custo de viagem cobrem despesas com refeições (incluindo despesas complementares) e hospedagem. Eles não cobrem despesas como aluguel de carros, passagens aéreas, seminários e itens semelhantes.
Existem duas categorias principais de configurações de ajuda de custo de viagem no Concur Expense: Serviço de tarifas gerenciadas e Ajuda de custo de viagem legada. Essas opções diferem principalmente na forma como processam as tarifas de diárias e a administração de ajudas de custo de viagem. Embora a ajuda de custo de viagem legada exija gerenciamento manual de tarifas e ofereça funcionalidade básica, o Serviço de tarifas gerenciadas automatiza as atualizações de tarifas, aumenta a conformidade e reduz o esforço administrativo.
O Serviço de taxa gerenciada é um serviço gerenciado pelo Concur e consiste em:
- Interface de usuário aprimorada fornecida por meio da IU de última geração do Expense
- Nova funcionalidade de configuração que oferece maior flexibilidade para suportar requisitos complexos de ajuda de custo de viagem
- Atualizações automáticas de taxa periódica gerenciadas pela Concur para países estatutários suportados selecionados
- Integração com SAP Payroll (apenas países selecionados) e Next Generation Request
- Apoio estatutário a novos países – Portugal e Eslováquia.
Nota
Como visto na imagem abaixo, há cinco componentes de configuração principais disponíveis para o Serviço de tarifas gerenciadas: Pacotes de tarifas, Configurações, Ajustes de tempo de viagem, Modo de visualização e Regras de auditoria legadas.
- Os usuários podem indicar se alguma refeição foi fornecida e o sistema deduzirá o valor apropriado das ajudas de custo para esse dia
- Se as ajudas de custo diárias forem usadas, certifique-se de que a política disponível para os usuários não inclua tipos individuais de despesa relacionados a refeições
- Se as ajudas de custo diárias estiverem em uso e os usuários tiverem um cartão corporativo, eles deverão ser instruídos a não usar o cartão corporativo para refeições individuais ou a designar refeições relacionadas a débitos do cartão como pessoais
- A SAP Concur oferece um serviço de tarifa gerenciada, quando disponível, por meio do qual o Concur mantém atualizações de taxas estatutárias
