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Ausgabentypen aktivieren

Objective

After completing this lesson, you will be able to konfigurieren, ändern und aktivieren Sie einen neuen Ausgabentyp.

Übersicht über Ausgabentypen

Im Abschnitt Ausgabentypen konfigurieren Sie die verschiedenen Ausgabentypen, die Benutzer in ihren Kostenabrechnungen einreichen, um die ihnen entstandenen Geschäftsausgaben zu erstatten. Die globale Vorlage enthält viele erforderliche Ausgabentypen für jedes Land.

Die Anzahl der Ausgabentypen, die Sie im System einrichten können, ist nicht begrenzt.

Wenn Sie einen Ausgabentyp umbenennen, wird dringend empfohlen, einen Namen zu verwenden, der dem ursprünglichen Namen ähnelt. Einigen Ausgabentypen – z. B. Hotel – sind Funktionen zugeordnet, z. B. Aufschlüsselungsassistenten. Es wird empfohlen, Ausgabentypen, die Sie nicht mehr benötigen, auf ähnliche Weise in „zNotUsed" umzubenennen.

Ein Benutzer hat abhängig von der für eine bestimmte Kostenabrechnung zugewiesenen Richtlinie Zugriff auf Ausgabentypen.

Die Abbildung zeigt die Administratorseite Ausgabentypen. Es werden folgende Registerkarten angezeigt: Ausgabentypen, Ausgabentypbeschränkungen, Aufschlüsselungsassistent, Beschreibung und schnelle Tipps. In einem Suchbereich können Benutzer einen Ausgabentyp eingeben, auf Suchen klicken oder Inaktive Ausgabentypen anzeigen aktivieren. Die Aktionsdrucktasten lauten Neu, Ändern und Deaktivieren. In einer Tabelle werden Ausgabentypen mit Spalten für Ausgabentyp, Ausgabenkategorie, Übergeordnet und Aktiv aufgeführt.

Ausgabentyp erstellen

So erstellen Sie einen Ausgabentyp:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Ausgabentypen die Option Neu.

    Das Bild zeigt eine Verwaltungsseite für Ausgabentypen in einer Webanwendung an. In einem oberen Menü werden Unternehmen, Abrechnungen und Rechnung angezeigt. Eine linke Randleiste listet die Links für den Ausgabenadministrator auf. Im Hauptbereich werden Registerkarten für Ausgabentypen, Ausgabentypbeschränkungen, Aufschlüsselungsassistent sowie Beschreibung und schnelle Tipps angezeigt. In einem Suchbereich können Benutzer einen Ausgabentyp auswählen, einen Wert eingeben, auf Suchen klicken und Inaktive Ausgabentypen anzeigen aktivieren. Die Aktionsdrucktasten lauten Neu, Ändern und Deaktivieren. In einer Ergebnistabelle werden Ausgabentyp, Ausgabenkategorie, Übergeordnetes Element und Aktiv aufgeführt.

  2. Geben Sie im Schritt Allgemein des Assistenten Neuer Ausgabentyp die entsprechenden Werte ein, und wählen Sie dann Weiter.

    Die Abbildung zeigt die Seite Ausgabentypen zum Erstellen eines neuen Ausgabentyps. Auf den Registerkarten werden Ausgabentypen, Ausgabentypbeschränkungen, Aufschlüsselungsassistent sowie Beschreibung und schnelle Tipps angezeigt. Im Abschnitt Neuer Ausgabentyp werden die Schritte Allgemein, Richtlinien, Teilnehmer und Buchhaltung angezeigt. Das Formular setzt den Namen auf Frühlingsschau und die Rabattkategorie auf Handel/Konvention. Zu den Verfügbarkeitsoptionen gehören Eintrag und Aufschlüsselung, Nur für Eintrag und Nur für Aufschlüsselung. Im Feld Übergeordnet wird 01 angezeigt. Reisekosten. Ein Ankreuzfeld aktiviert Auf mobilem Gerät anzeigen. Die Optionen Aufschlüsselung sind Erforderlich, Optional und Nicht zulässig. Aufschlüsselungsassistent ist auf Keine gesetzt. Über eine Schaltfläche werden die für die Aufschlüsselung verfügbaren Ausgabentypen angezeigt. Die Schaltflächen Abbrechen und Weiter werden unten angezeigt, wobei Weiter hervorgehoben ist.

  3. Wählen Sie im Schritt Richtlinien die Richtlinien aus, die diesen Ausgabentyp verwenden, und geben Sie dann die entsprechenden Werte ein. Nachdem Sie die Richtlinie ausgewählt haben, wählen Sie die entsprechenden Eintragsformulare aus, und wählen Sie dann Weiter.

    Die Abbildung zeigt die Seite Neuer Ausgabentyp in der Einrichtung der Ausgabentypen. Auf den Registerkarten werden Ausgabentypen, Ausgabentypbeschränkungen, Aufschlüsselungsassistent sowie Beschreibung und schnelle Tipps angezeigt. Eine Schrittleiste listet 1 Allgemein, 2 Richtlinien, 3 Teilnehmer und 4 Buchhaltung auf, wobei Richtlinien geöffnet sind. In einer Tabelle werden Richtliniennamen mit Spalten für das Ausgabeneintragsformular, das aufgeschlüsselte Eintragsformular und die Lieferantenliste aufgeführt. Die Zeile Ausgabenrichtlinie USA wird markiert und hervorgehoben, wobei Standard für beide Formulare angezeigt wird. Die unteren Schaltflächen lauten Abbrechen, Zurück und Weiter, wobei Weiter hervorgehoben ist.

  4. Im Schritt Teilnehmer enthält jede ausgewählte Richtlinie eine Reihe von Kontrollkästchen zum Festlegen der entsprechenden teilnehmerbezogenen Funktionen. Markieren Sie die entsprechenden Ankreuzfelder pro Richtlinie. Die Kontrollkästchen sind nur für Ausgabentypen erforderlich, die die Felder Teilnehmer verwenden. Wählen Sie Weiter.

    Die Abbildung zeigt die Seite Ausgabentypen mit dem Assistenten Neuer Ausgabentyp in Schritt 3 Teilnehmer. Eine Tabelle für die US-Ausgabenrichtlinie zeigt Optionen mit Kontrollkästchen an: Kosten pro Teilnehmer anzeigen (markiert), Benutzern erlauben, die Kosten pro Teilnehmer zu bearbeiten (nicht markiert), Benutzern erlauben, die Anzahl der „Keine Shows“ einzugeben (nicht markiert), Benutzern erlauben, die Teilnehmeranzahl zu bearbeiten (deaktiviert) und Benutzer standardmäßig als Teilnehmer einschließen (markiert). Die Schaltflächen unten lauten Abbrechen, Zurück und Weiter, wobei Weiter markiert ist.

  5. Navigieren Sie im linken Bereich zur entsprechenden Stelle in der Kontencodehierarchie, geben Sie den Kontencode und alle anderen erforderlichen Felder ein, und wählen Sie dann Fertig.

    Die Abbildung zeigt die Seite Ausgabentypen mit dem Assistenten Neuer Ausgabentyp in Schritt 4, Buchhaltung. Ein linker Bereich zeigt einen globalen Ordner mit einem SAP-Knoten an. Die Haupttabelle mit dem Titel Kontencodes für ausgewählte Hierarchieposition listet Spalten für Ausgabentyp, Kontencode, Geerbter Code und Geerbte Ebene auf. Eine Zeile zeigt Spring Show mit dem Kontencode 200.312 an. Die Registerkarten im oberen Bereich lesen Ausgabentypen, Ausgabentypbeschränkungen, Aufschlüsselungsassistent sowie Beschreibung und schnelle Tipps. Die Drucktasten unten zeigen Abbrechen, Zurück und Fertig an, wobei Fertig hervorgehoben ist.

Ausgabentyp aktivieren und ändern

Notiz

Sie benötigen uneingeschränkten Zugriff auf die Abrechnungskonfiguration, um Richtlinien, Formulare und Felder zu ändern.
So aktivieren und ändern Sie einen Ausgabentyp:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Ausgabentypen den zu aktivierenden Ausgabentyp aus, und wählen Sie dann Aktivieren.

    Die Abbildung zeigt eine Administratorseite für Ausgabentypen mit Registerkarten für Ausgabentypen, Ausgabentypbeschränkungen, Aufschlüsselungsassistent sowie Beschreibung und schnelle Tipps. Über einen Suchbereich können Benutzer nach Ausgabentyp filtern und eine aktivierte Option zum Anzeigen inaktiver Ausgabentypen anzeigen. Zu den Aktionsdrucktasten gehören Neu, Ändern und Aktivieren, wobei Aktivieren markiert ist. In einer Tabelle werden Ausgabentyp, Ausgabenkategorie, Übergeordnetes Element und Aktiv aufgeführt. Die Zeile Kurier/Versand/Fracht wird ausgewählt, wobei Ausgabenkategorie auf Versand und Aktiv auf Nein gesetzt ist.

  2. Wählen Sie den neu aktivierten Ausgabentyp aus, und wählen Sie Ändern.

    Die Abbildung zeigt die Administratorseite Ausgabentypen. Auf den Registerkarten werden Ausgabentypen, Ausgabentypbeschränkungen, Aufschlüsselungsassistent sowie Beschreibung und schnelle Tipps angezeigt. Über einen Suchbereich können Benutzer nach Ausgabentyp filtern und inaktive Typen anzeigen. Zu den Aktionsschaltflächen gehören Neu, Ändern und Deaktivieren, wobei Ändern hervorgehoben ist. In einer Tabelle werden Ausgabentyp, Ausgabenkategorie, Übergeordnetes Element und Aktiv aufgeführt. Die Zeile Kurier/Versand/Fracht ist markiert und zeigt die Ausgabenkategorie Versand und Aktiv Ja an.

  3. Konfigurieren Sie den Ausgabentyp. Im Schritt „Richtlinien" wird der Ausgabentyp für Benutzer aktiviert.

Zusammenfassung

  • Konfigurieren Sie Ausgabentypen im Abschnitt Ausgabentypen.
  • Verwenden Sie den Assistenten, um Schritt für Schritt neue Ausgabentypen zu erstellen.
  • Ordnen Sie Richtlinien zu, und konfigurieren Sie teilnehmerbezogene Funktionen.
  • Geben Sie Kontenschlüssel in der Kontencodehierarchie an.
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