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Ausnahmemeldung anlegen

Objective

After completing this lesson, you will be able to konfigurieren Sie eine Ausnahmemeldung, und beschreiben Sie deren Auswirkungen auf Benutzer.

Übersicht Ausnahmemeldungen

Die Ausnahme ist der Then-Teil der If-Dann-Anweisung und wird ausgelöst, wenn Rechnungsprüfungsregelbedingungen erfüllt sind.

Die Ausnahme besteht aus drei Komponenten:

  • Ausnahmecode: Dies ist der vom Unternehmen definierte Code für die Ausnahme, bis zu acht alphanumerische Zeichen und alle Großbuchstaben.
  • Ausnahmeebene: Das Unternehmen entscheidet, welche Ausnahmeebenen verwendet werden sollen. Die Stufen 1- 98 führen zu einer gelben Warnmeldung. Stufe 99 und höher sind harte Stopps und verhindern, dass der Benutzer seine Abrechnung einreicht. Das Unternehmen bestimmt auch den Zeitpunkt, an dem der Benutzer aufgrund des Schweregrads der Ausnahme die Spesenabrechnung nicht einreichen kann. Dies wird in den Workflow-Einstellungen festgelegt.
  • Ausnahmemeldung: Die Meldung, die dem Benutzer in seiner Kostenabrechnung angezeigt wird.
Die Abbildung zeigt die Seite „Ausnahmen verwalten“ in einem Abrechnungssystem mit einem geöffneten Dialog „Ausnahme ändern“. Das Dialogfenster zeigt den Ausnahmecode 60DAYS, die Ausnahmeebene 1 und die Meldung an, dass das Transaktionsdatum größer als 60 Tage ist. Seien Sie bei Ihren Speseneinreichungen zeitnaher.“ Bearbeitbar durch ist auf Global gesetzt. Die Drucktasten Sichern und Abbrechen werden unten angezeigt, und der Hintergrund listet andere Ausnahmecodes auf.

Ausnahmemeldung konfigurieren

So konfigurieren Sie eine Ausnahmemeldung:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Ausnahmen eine vorhandene Ausnahme aus, und wählen Sie dann Ändern, um die Ausnahme anzupassen.

    Die Abbildung zeigt den Listenbildschirm Ausnahmen in einem Ausgabenverwaltungstool. Filter und ein Suchfeld werden oben angezeigt. Aktionsschaltflächen zeigen Neu, Ändern und Entfernen an, wobei Ändern hervorgehoben ist. Eine Tabelle listet Code, Ebene, Bearbeitbar durch, Produktcode und Meldung auf. Die Zeile APPRVTO wird mit der Ebene 2147483647 ausgewählt, und die Nachricht vermerkt, dass die Genehmigung der Abrechnung länger als die Richtlinie aussteht, und rät dem Berichtseigentümer, sich an Genehmiger zu wenden.

  2. Wählen Sie Neu, um eine neue Ausnahme anzulegen, und füllen Sie die entsprechenden Ausnahmefelder aus.

    Das Bild zeigt dasselbe Bild mit der Liste der Ausnahmen. Die Drucktaste Neu wird über der Tabelle hervorgehoben. Die Tabelle listet Ausnahmecodes mit Spalten für Code, Ebene, Bearbeitbar durch, Produktcode und Meldung auf, einschließlich Einträgen wie 60DAYS mit einer Warnung zu Transaktionsdaten.

Zusammenfassung

  • Definieren Sie einen Ausnahmecode (alphanumerisch, Großbuchstaben, bis zu 8 Zeichen).
  • Legen Sie die Ausnahmestufe (Warnung oder Hard Stop) fest.
  • Erstellen Sie eine klare Ausnahmemeldung für Benutzer.
  • Sichern Sie die Änderungen, um die Ausnahme zu aktivieren.
Learning

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