Einführung in Unternehmenstools

Barvorschuss erstellen, ausstellen und pflegen

Objective

After completing this lesson, you will be able to legen Sie einen Barvorschuss an, stellen Sie ihn aus und verwalten Sie ihn.

Barvorschuss anlegen und auszahlen

So erstellen Sie einen Barvorschuss und geben ihn aus:

Schritte

  1. Suchen Sie auf der Registerkarte Mitarbeitersaldo in der Barvorschussverwaltung nach dem gewünschten Mitarbeiter, und wählen Sie dann den Mitarbeiternamen aus. Wählen Sie die Drucktaste Anlegen & ausgeben.

    Die Abbildung zeigt eine Seite Barvorschussadministrator mit aktivierter Registerkarte Mitarbeitersaldo. Suchsteuerungen filtern nach Vorname des Mitarbeiters, Gruppe auf Alle Gruppen, auf die ich zugreifen kann gesetzt und Mitarbeiterstatus über die Drucktaste Suchen. Eine Ergebnistabelle hebt Kate Admin hervor und zeigt die Mitarbeiter-ID ACT051225, das älteste Barvorschussdatum 25.06.2025 und einen Barvorschusssaldo von 500,00 USD an. Ein unterer Bereich listet zwei Barvorschüsse auf – Euro-Vorschuss (ausstehend, 0,00 USD verfügbar) und USD-Antrag (ausgestellt, 500,00 USD verfügbar) – und zeigt Aktionsschaltflächen an: Anlegen und Ausstellen, Ausstellen, An Mitarbeiter zurücksenden und Rückläuferbetrag erfassen.
  2. Geben Sie den gewünschten Vorschussbetrag und die Währung ein, und wählen Sie dann die Drucktaste Ausgeben.

    Die Abbildung zeigt das Popup-Formular Neuer Barvorschuss auf einer Barvorschuss-Verwaltungsseite an. Im Kopf wird Mitarbeitername: Admin, Kate angezeigt. Es werden zwei Registerkarten angezeigt: Details und Belege, wobei Details aktiv sind. Das Formular enthält Felder für Name, Barvorschussbetrag mit einer Währungsauswahl, die auf US-Dollar, Zweck und Barvorschusskommentar gesetzt ist. Das Betragsfeld zeigt 0,00 an. Aktionsdrucktasten am unteren Rand des Lesens Problem und Abbrechen, wobei Problem hervorgehoben ist.

Barvorschuss verwalten

So verwalten Sie einen Barvorschuss:

Schritte

  1. Navigieren Sie zu Tools, und wählen Sie Barvorschussadministrator.

    Das Bild zeigt die Seite Tools in einer SAP-Concur-Anwendung an. Eine linke Randleiste listet die Zahlungsmanager-Links auf: Batches überwachen, Zahlungsempfänger überwachen und Batches konfigurieren. In der Randleiste sind auch Tool-Links aufgeführt: Unternehmenskarte, Kartenintegrationsadministrator, Barvorschuss-Administrator, Teilnehmerverwaltung und Import-/Extraktionsmonitor. Der Hauptbereich wiederholt diese Abschnitte mit Kurzbeschreibungen für jeden Abschnitt. Unten auf der Seite wird ein SAP-Concur-Logo angezeigt.
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Mitarbeitersaldo nach Mitarbeitern mit Barvorschüssen mit oder ohne ausstehenden Salden.

    Die Abbildung zeigt eine Seite Barvorschussadministrator mit aktivierter Registerkarte Mitarbeitersaldo. Mit einem Suchbereich können Benutzer nach Vorname, Beginnregel, Gruppe und Mitarbeiterstatus des Mitarbeiters filtern. Das Menü Mitarbeiter ist geöffnet und zeigt Alle, Übermittelter Barvorschuss und Ausstehender Saldo an. Die Ergebnistabelle ist leer und zeigt Keine Datensätze gefunden an. Im unteren Abschnitt Barvorschüsse werden die Schaltfläche Erstellen und ausgeben, Tabellenköpfe für Barvorschussdetails und deaktivierte Aktionsschaltflächen für Ausstellen, An Mitarbeiter zurücksenden und Rückläuferbetrag erfassen angezeigt.
  3. Verwenden Sie den Status Ausstehende Auszahlung, um nach Barvorschüssen zu suchen, die noch nicht ausgestellt wurden.

    Die Abbildung zeigt eine Seite Barvorschussadministrator mit aktivierter Registerkarte Mitarbeitersaldo. Mit Filtern können Benutzer nach dem Namen des Barvorschusses suchen, der mit einem Wert beginnt, die Gruppe als Alle Gruppen, auf die ich zugreifen kann auswählen und den Barvorschussstatus auf Ausstehende Ausstellung setzen. Eine Tabelle zeigt einen Eintrag an: Euro-Vorschuss für Kate Admin, Mitarbeiter-ID ACT051225, mit angefordertem Betrag 400,00 €. Spalten enthalten den Zweck, die E-Mail-Adresse, den Anfangssaldo, den Finanzstatus und die Barvorschuss-ID. Zu den Aktionsdrucktasten auf der rechten Seite gehören Ausstellen und An Mitarbeiter zurücksenden.

Barvorschuss auszahlen oder zurücksenden

So stellen Sie einen Barvorschuss aus oder senden ihn zurück:

Schritte

  1. Wählen Sie unter Barvorschuss-Administrator auf der Registerkarte Mitarbeitersaldo den gewünschten Barvorschuss aus.

    Die Abbildung zeigt die Seite Barvorschussadministrator mit ausgewählter Registerkarte Mitarbeitersaldo. Mit Suchfiltern können Benutzer den Vornamen des Mitarbeiters, eine Regel „beginnt mit“, die Gruppe als „Alle Gruppen, auf die ich zugreifen kann“ und „Mitarbeiter“ als „Alle“ festlegen. In einer Ergebnistabelle werden Gabby Admin, Kate Admin und Gabrielle User aufgelistet. Die Zeile Kate Admin ist ausgewählt und zeigt die Mitarbeiter-ID ACT051225, das älteste Barvorschussdatum 25.06.2025 und einen Saldo von 500,00 $ an. Im unteren Bereich mit dem Titel Barvorschüsse: Admin hebt Frau Jacob den Euro-Vorschuss mit dem Status Ausstehender Ausgaben-Barvorschuss, dem Anfangssaldo $0.00 und dem verfügbaren Saldo $0.00 hervor. Zu den Aktionsdrucktasten gehören Anlegen und ausgeben, Ausstellen, An Mitarbeiter zurücksenden und Retourenbetrag erfassen.
  2. Wählen Sie Ausstellen oder An Mitarbeiter zurücksenden. Wenn Sie An Mitarbeiter zurücksenden auswählen, müssen Sie einen Grund angeben.

    Die Abbildung zeigt eine Seite Barvorschussadministrator mit aktivierter Registerkarte Mitarbeitersaldo. Suchfilter zeigen den Vornamen des Mitarbeiters, eine Regel „Beginnt mit“, die Gruppe „Alle Gruppen, auf die ich zugreifen kann“ und den Mitarbeiterstatus „Alle“ an. Eine Ergebnistabelle listet Gabby Admin, Kate Admin und Gabrielle User auf; Kate Admin wird mit dem ältesten Barvorschussdatum 25.06.2025 und einem Saldo von 500,00 $ ausgewählt. Im unteren Bereich mit dem Titel „Barvorschüsse: Admin, Kate“ sind zwei Einträge aufgeführt: Euro-Vorschuss mit dem Status Ausstehender Ausgaben-Barvorschuss und null Anfangssaldo und verfügbarem Saldo und USD-Antrag mit dem Status Ausgestellt und einem Anfangssaldo und einem verfügbaren Saldo von 500,00 $. Die Aktionsdrucktasten auf der rechten Seite zeigen Problem und An Mitarbeiter zurücksenden aktiviert an, während Rückläuferbetrag erfassen deaktiviert angezeigt wird.

Zusammenfassung

  • Legen Sie Barvorschüsse über die Registerkarte Mitarbeitersaldo an, und geben Sie sie aus.
  • Verwalten Sie vorhandene Barvorschüsse und deren Status.
  • Geben Sie Barvorschüsse nach Bedarf aus oder senden Sie sie zurück.