Workflows pflegen

Begründungsschlüssel und Kategorien anlegen und pflegen

Objective

After completing this lesson, you will be able to begründungskategorien und -codes für Workflow-Schritte anlegen

Übersicht über Ursachencodes und Kategorien

Verwenden Sie das Tool Begründungskategorie und -codes, um standardisierte Gründe für die Rückgabe eines Teils oder aller Spesenabrechnungen an einen Mitarbeiter zu definieren. Wenn ein Bearbeiter eine Abrechnung zurücksendet, muss er einen Ursachencode auswählen. Dieser obligatorische Schritt ermöglicht es dem Unternehmen, Retourengründe zu verfolgen und zu analysieren und so eine gezielte Mitarbeiterschulung und Richtlinienprüfung zu unterstützen.

Wenn der Bearbeiter An Mitarbeiter zurücksenden wählt, werden im Dialogfenster Abrechnung zurücksenden alle verfügbaren Ursachencodes angezeigt, die vom Administrator festgelegt wurden. Der Bearbeiter wählt die entsprechenden Codes aus und wählt OK, um die Abrechnung an den Mitarbeiter zurückzusenden.

Die Abbildung zeigt die Seite Workflows mit hervorgehobener Registerkarte Begründungskategorie und Codes. In der Symbolleiste werden Sichern, Neu (hervorgehoben) und Entfernen angezeigt. In einer Tabelle sind zwei Spalten aufgeführt: Ursachencode und Begründungskategorie. Eine Zeile zeigt Fehlende Ausgabendetails unter Ursachencode und Fehlende Details unter Begründungskategorie an.

Notiz

Die Optionen für die Begründungskategorie sind direkt mit Cognos-Reports verknüpft und können daher nicht angepasst werden.

Ursachencodes und Kategorien konfigurieren

So legen Sie Ursachencodes an:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Workflows in der Abrechnungsverwaltung die Registerkarte Begründungskategorie und -codes aus, und wählen Sie dann Neu.

    Die Abbildung zeigt die Seite Workflows mit hervorgehobener Registerkarte Begründungskategorie und Codes und der Drucktaste Neu. Die Symbolleiste enthält Sichern, Neu und Entfernen. Eine Tabelle zeigt zwei Spalten an: Ursachencode und Begründungskategorie. Eine Zeile listet Fehlende Ausgabendetails unter Ursachencode und Fehlende Details unter Begründungskategorie auf.

  2. Geben Sie den Ursachencode ein, bei dem es sich um den generischen Text der häufigsten Gründe handelt, aus denen ein Bearbeiter eine Abrechnung ablehnen kann, und wählen Sie dann die Begründungskategorie aus, die mit dem angelegten Ursachencode übereinstimmt. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie die Drucktaste Sichern.

    Die Abbildung zeigt die Seite Workflows, auf der die Registerkarte Begründungskategorie und -codes geöffnet ist. Die Drucktaste Sichern ist hervorgehoben. Eine Tabelle listet Ursachencode und Begründungskategorie auf. In der hervorgehobenen Zeile wird Ausgabe mit Richtlinienverstoß gepaart mit „Außerhalb der Richtlinie“ angezeigt. Die Schaltflächen Neu und Entfernen befinden sich neben Speichern.

Zusammenfassung

  • Definieren Sie standardisierte Gründe für die Rückgabe von Spesenabrechnungen an Mitarbeiter.
  • Verwenden Sie Ursachencodes, um Ablehnungsgründe zu verfolgen und zu analysieren.
  • Verwalten Sie Ursachencodes und Kategorien unter Spesenverwaltung > Workflows.
  • Verbessern Sie die Mitarbeiterschulung und Richtlinienprüfung mit datengestützten Erkenntnissen.
  • Beachten Sie, dass Begründungskategorien mit Cognos-Reports verknüpft und nicht anpassbar sind.
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