Belegverarbeitung konfigurieren

Belegverarbeitungsregeln aktivieren

Objective

After completing this lesson, you will be able to konfigurieren und beschreiben Sie Belegverarbeitungsregeln.

Übersicht über Belegverarbeitungsregeln

Aus Gründen der Richtlinienkonformität, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder Audits benötigt Ihre Organisation möglicherweise eine Rechnung oder einen Beleg für bestimmte Ausgabentypen oder Beträge, bevor sie Benutzern Kosten erstattet. Mit dem Tool Belegverarbeitung legen Sie diese Grenzwerte und Bedingungen fest, die Folgendes festlegen:

  • welche Belege Benutzer einreichen müssen
  • Wenn Benutzer diese Belege einreichen müssen
  • wie das System Empfangsbelege verarbeitet, nachdem diese erfasst wurden

Standardmäßig benötigt das System keine Belege; Sie müssen sie explizit als erforderlich kennzeichnen. In vielen Ländern können Sie Steuern nur mit einem gültigen Steuerbeleg zurückfordern.

Die Abbildung zeigt den Bildschirm Belegverarbeitung mit einem Formular zum Festlegen von Beleggrenzwerten an. Das Formular enthält Felder für den Namen des Beleggrenzwerts, den Belegtyp, den Status „Bearbeitbar von“, „Gilt für“ und „Aktiv“. Oben werden Registerkarten für Zahlungszurückstellungskonfigurationen, Scankonfigurationen, Belegabbildung und genehmigte Absender angezeigt. Die Drucktasten Abbrechen und Weiter werden unten rechts im Formular angezeigt.

Vorhandene Belegbehandlungsregel aktivieren

So aktivieren Sie eine vorhandene Empfangsbelegverarbeitungsregel:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Belegverarbeitung die Registerkarte Beleggrenzwerte, wählen Sie dann die Regel aus, die Sie aktivieren möchten, und wählen Sie dann Ändern.

    Die Abbildung zeigt den Einstellungsbildschirm Belegverarbeitung. Die Registerkarte Beleggrenzwerte ist aktiv und hervorgehoben. Eine Symbolleiste zeigt Neu, Ändern, Kopieren, Aktivieren, Deaktivieren und Entfernen an; die Drucktaste Ändern ist hervorgehoben. In einer Tabelle werden Beleggrenzwertregeln mit den Spalten Name, Bearbeitbar durch, Gilt für, Belegtyp und Aktiv aufgeführt. Es wird eine Regel ausgewählt, die den Belegtyp „Originalpapier“ und die aktive „Nr.“ anzeigt.

  2. Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf, setzen Sie die Regel auf Aktiv, und wählen Sie dann Weiter.

    Die Abbildung zeigt den Bildschirm Belegverarbeitung mit geöffneter Registerkarte Beleggrenzwerte. Der Schritt Allgemein ist aktiv. In einem hervorgehobenen Formular werden die Felder Beleggrenzwertname „Beispiel“, Belegtyp „Originalpapier“, „Bearbeitbar durch „*Global“, „*Global“ und Aktiv „Ja“ als Dropdown angezeigt. Die Drucktaste Weiter unten rechts wird hervorgehoben. Zu den weiteren Registerkarten gehören Zahlungszurückstellungskonfigurationen, Scankonfigurationen, Beleg-Imaging und Genehmigte Absender.

  3. Bearbeiten Sie die Bedingungen nach Bedarf, und wählen Sie Fertig.

    Die Abbildung zeigt den Konfigurationsbildschirm Belegverarbeitung in einer Webanwendung an. Der Schritt Bedingungen ist geöffnet. Ein hervorgehobener Bereich zeigt eine Regel mit Spalten für Datenobjekt/Operator, Feld/Wert und Operation an. Die Regel wählt Eintrag aus, setzt Feld auf Betrag, wendet Größer als oder gleich an und setzt den Wert auf 25,00 USD. Ein weiterer hervorgehobener Bereich markiert die Drucktaste Fertig unten rechts. Zu den Registerkarten im oberen Bereich gehören Beleggrenzwerte, Konfigurationen für Zahlungszurückstellungen, Scankonfigurationen, Beleg-Imaging und genehmigte Absender.

Zusammenfassung

  • Belegverarbeitungsregeln definieren Beleganforderungen für die Spesenerstattung.
  • Geben Sie an, für welche Ausgaben Belege benötigt werden, wann sie fällig sind und wie sie verarbeitet werden.
  • Zugangsbedarfe sind nicht standardmäßig aktiviert; Sie müssen sie aktivieren.
  • Die Steuerrückforderung schreibt in vielen Ländern häufig Belege vor.
  • Aktivieren Sie vorhandene Regeln, indem Sie sie auf "Aktiv" setzen und die Änderungen sichern.
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