Listenverwaltung konfigurieren

Benutzerdefinierte Listeneinträge verwalten

Objective

After completing this lesson, you will be able to verwalten Sie benutzerdefinierte Listeneinträge.

Übersicht über benutzerdefinierte Listen

Jeder Listeneintrag hat einen Listeneintragsnamen und einen Listeneintragscode. Als Systemadministrator verwenden Sie den Listeneintragscode für die Datenintegration. Der Code wird im Mitarbeiterprofil eingegeben, und Concur stellt den Code im Standardkontoauszug bereit.

Sie müssen Listen auf der Benutzungsoberfläche anlegen, aber Aktualisierungen können entweder über die Benutzeroberfläche oder über Importdateien erfolgen.

Beachten Sie, dass Listeneintragsnamen auf 64 Zeichen beschränkt sind. Darüber hinaus sind Listeneintragscodes auf 32 Zeichen beschränkt und können nicht auf derselben Ebene dupliziert werden.

Es wird empfohlen, neue Listen mit einem Sternchen (*) als erstes Zeichen zu benennen. Obwohl dieser Schritt nicht erforderlich ist, werden die benutzerdefinierten Listen bei der Sortierung oben in einer Liste angezeigt, sodass sie leichter zu finden sind.

Die Abbildung zeigt eine Administrationsseite für die Listenverwaltung an. Die Aktionsdrucktasten im oberen Bereich lauten Ändern, Neu, Entfernen und Importieren. Eine Tabelle listet Spalten für Listenname, Ebenen und Lieferantenliste auf. Die Zeile Fakturierbar wird markiert. Weitere Beispiele sind Mitarbeitergruppen, INV_Reference-Codes, Rechnungsgruppen, Organisationsstruktur, Projektliste, Flughafencodes, Unternehmenskostenstellen und Reiseorganisationseinheit. Die meisten Ebenen zeigen 1, während Organisationsstruktur und Unternehmenskostenstellen 3 anzeigen. Lieferantenliste zeigt Nein für alle Einträge an, und auf der rechten Seite wird eine Blätterleiste angezeigt.

Benutzerdefinierte Liste mit einer Ebene anlegen

So erstellen Sie eine einstufige Liste und fügen Daten hinzu:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Listenverwaltung die Option Neu.

    Die Abbildung zeigt eine Seite Listenverwaltung an. Die Drucktasten Ändern, Neu, Entfernen und Importieren werden angezeigt. In einer Tabelle werden Listenname, Ebenen und Lieferantenliste aufgeführt. Beispielzeilen umfassen Kostenstellen (Ebene 2, Lieferantenliste Nr.), Exp Mobiltelefonanbieter (Ebene 1, Ja), Ausgabengruppe ändert sich nicht (Ebene 1, Nein), Rechnungsgruppe (Ebene 1, Nein), Projektaufgabe (Ebene 2, Nein), Fluggesellschaften (Ebene 1, Nein) und mehrere weitere. In den meisten Einträgen wird die Lieferantenliste als Nein angezeigt.

  2. Wenn es sich bei der Liste um eine Lieferantenliste handelt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Liste ist Lieferantenliste. Geben Sie im Feld Listenname einen Namen ein, und wählen Sie Sichern.

    Das Bild zeigt die Einrichtungsseite Neue Liste in einer Administrationskonsole an. Die Option Liste ist Lieferantenliste ist nicht markiert. Die Felder zeigen den Listennamen *Exp_Projects, die Standardsuche als Text und das Anzeigeformat (CODE) TEXT an. Unten befindet sich die Drucktaste Sichern. Im unteren Bereich werden die Schaltflächen Neu und Entfernen, Filter für Gelöschte anzeigen und Filtern nach mit einem Suchfeld, einem leeren Elementbereich und der Schaltfläche Fertig angezeigt.

  3. Der Listenname wird als Kategoriebeschriftung der ersten Ebene angezeigt. Um Listendaten hinzuzufügen, wählen Sie den Listennamen/die Kategorie aus, und wählen Sie dann Neu.

    Das Bild zeigt die Seite Neue Liste mit der hervorgehobenen Drucktaste Neu an. Der Listenname lautet *Exp_Projects, die Standardsuche ist Text und das Anzeigeformat ist (CODE) TEXT. Im Elementbereich wird ein Wurzeleintrag mit dem Namen *Exp_Projects angezeigt. Unten werden Steuerelemente für Entfernen, Gelöschte anzeigen, Filtern nach, ein Suchfeld und eine Schaltfläche Fertig angezeigt.

  4. Geben Sie die Details für den ersten Eintragsnamen und den Eintragscode ein. Wählen Sie Sichern oder Speichern und hinzufügen, um den Prozess zu wiederholen, und wählen Sie dann Fertig.

    Das Bild zeigt eine Seite Neue Liste mit einem Editor auf der rechten Seite zum Hinzufügen eines Listenelements an. Im linken Bereich wird *Exp_Projects selected angezeigt. Die Editorfelder zeigen Artikelname als Kein Projekt und Artikelcode als 000000 mit den Schaltflächen für Gelöschte untergeordnete Elemente exportieren, Sichern und hinzufügen, Sichern und Abbrechen an. Unten wird die Drucktaste Fertig angezeigt.

Mehrstufige benutzerdefinierte Liste anlegen

So erstellen Sie eine mehrstufige Liste und fügen Daten hinzu:

Schritte

  1. Legen Sie in der Listenverwaltung die neue Liste an, und fügen Sie die Listeneinträge der ersten Ebene hinzu. Wählen Sie den ersten Listeneintrag aus, dem Sie Unterpositionen hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Neu.

    Die Abbildung zeigt die Seite Neue Liste zum Anlegen einer Unternehmenskostenstellenliste an. Die Option Liste ist Lieferantenliste ist deaktiviert. Der Listenname lautet *Exp_Company_Cost Center, wobei die Standardsuche auf Text und das Anzeigeformat auf (CODE) TEXT gesetzt sind. Die Drucktaste Neu und der Wurzeleintrag *Exp_Company_Cost Center werden im Positionsbereich angezeigt. Im rechten Bereich werden Artikelname, der auf USA gesetzt ist, und Artikelcode auf „US“ gesetzt, mit den Schaltflächen Speichern, Speichern und Hinzufügen und Fertig angezeigt.

  2. Wählen Sie in der Aktivitätenleiste Bestätigung die Option Ja.

    Das Bild zeigt die Seite Liste bearbeiten mit dem Dialogfeld Aktion bestätigen an. Das Dialogfeld fordert Sie auf, eine Liste mit einer Ebene in eine Liste mit mehreren Ebenen zu konvertieren, und die Drucktaste Ja wird hervorgehoben. Der Listenbaum dahinter zeigt die Wurzel *Exp_Company_Cost Center mit einem untergeordneten Element mit der Bezeichnung (US) USA an. Die Steuerelemente für Neu, Entfernen und Fertig werden angezeigt.

  3. Geben Sie den Eintragsnamen und den Artikelcode für den Artikel der zweiten Ebene ein, und wählen Sie dann Speichern und hinzufügen.

    Die Abbildung zeigt die Seite Liste bearbeiten mit dem Editor auf der rechten Seite für ein untergeordnetes Element. Der linke Baum hebt (US) Vereinigte Staaten unter der Wurzel *Exp_Company_Cost Center hervor. Die Editorfelder zeigen den auf Administration gesetzten Artikelnamen und den auf 100 gesetzten Eintragscode mit den Schaltflächen für Gelöschte untergeordnete Elemente exportieren, Speichern und hinzufügen, Speichern, Abbrechen und eine Schaltfläche Fertig unten an.

  4. Wiederholen Sie den Vorgang, um die verbleibenden Listeneinträge hinzuzufügen, und wählen Sie dann Fertig. Beachten Sie, dass mehrstufige Listen maximal 10 Ebenen zulassen.

    Die Abbildung zeigt die Seite Liste bearbeiten für die Liste *Exp_Company_Cost Center an. Im linken Bereich wird eine Struktur mit den USA unter der Wurzel und 100 Administration als untergeordnetem Element angezeigt. Im rechten Bereich wird ein neues Element bearbeitet, bei dem Elementname auf Personal und Eintragscode auf 101 gesetzt ist, mit den Schaltflächen Speichern und hinzufügen, Speichern, Abbrechen und Gelöschte untergeordnete Elemente exportieren. Auf der Seite werden auch Standardsuche angezeigt, die auf Text und Anzeigeformat auf (CODE) TEXT gesetzt sind, mit den Steuerelementen Neu und Entfernen über der Struktur und der Schaltfläche Fertig unten.

Benutzerdefinierte Liste ändern

So ändern Sie eine benutzerdefinierte Liste:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Listenverwaltung die entsprechende Liste aus, und wählen Sie dann Ändern.

    Das Bild zeigt eine Seite Listenverwaltung mit den Schaltflächen Ändern, Neu, Entfernen und Importieren an. Eine Tabelle listet Spalten für Listenname, Ebenen und Lieferantenliste auf. Die Zeile *Standort Büro ist markiert. Die Ebene ist 2, und die Lieferantenliste zeigt Nein an.

  2. Suchen Sie nach den richtigen Daten in der Liste, und suchen Sie sie. Sie können das Feld Filter verwenden, um die angezeigten Positionen einzuschränken. Wählen Sie die entsprechende Position aus, und fügen Sie sie nach Bedarf hinzu, ändern oder entfernen Sie sie.

    Das Bild zeigt die Seite Liste bearbeiten für die Liste mit dem Namen *Standort-Büro an. Die Standardsuche ist Text, und das Anzeigeformat ist (CODE) TEXT. Im linken Baum wird das Element (US) Vereinigte Staaten unter der Wurzelliste angezeigt. Im rechten Bereich wird der Artikel mit Artikelname Vereinigte Staaten und Artikelcode US bearbeitet. Zu den Drucktasten gehören Neu, Entfernen, Sichern und Hinzufügen, Sichern, Abbrechen und Fertig.

Zusammenfassung

  • Listen über UI oder Import anlegen und aktualisieren.
  • Jedes benutzerdefinierte Listenelement hat einen Namen und einen Code (für die Datenintegration verwendet).
  • Listeneintragsnamen sind auf 64 Zeichen beschränkt; Codes auf 32 Zeichen.
  • Vermeiden Sie doppelte Codes auf derselben Ebene.
  • Beginnen Sie neue Listennamen mit einem Sternchen (*), um die Sortierung zu vereinfachen.
  • Mehrstufige Listen ermöglichen bis zu 10 Ebenen.
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