Workflows pflegen

Bestätigungsvereinbarungen verwalten

Objective

After completing this lesson, you will be able to verwalten Sie Benutzer- und Genehmigervereinbarungen.

Übersicht Bestätigungsvereinbarungen

Bestätigungsvereinbarungen in Workflows werden verwendet, wenn ein Unternehmen eine rechtlich verbindliche Annahmeerklärung ihrer Mitarbeiter benötigt. Sie können so konfiguriert werden, dass sie in folgenden Fällen angezeigt werden:

  • Ein Benutzer reicht eine Kostenabrechnung oder einen Barvorschuss ein.
  • Ein Genehmiger genehmigt eine Kostenabrechnung oder einen Barvorschuss.

Wenn ein Benutzer oder Genehmigender die Bedingungen der Bestätigungsvereinbarung akzeptiert, wird ein Audit-Trail-Eintrag angelegt, um diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Das Bild zeigt eine Seite Workflows in einer Webanwendung an. Die Registerkarte Bestätigungsvereinbarungen wird hervorgehoben. Die Aktionsdrucktasten zeigen Neu (hervorgehoben), Ändern, Kopieren und Entfernen an. Eine Tabelle listet zwei Spalten auf: Name der Bestätigungsvereinbarung und Bearbeitbar durch Gruppe(n). Zu den Einträgen gehören die elektronische Nutzungsvereinbarung, die elektronische Vereinbarung des Genehmigers und die neue Nutzungsvereinbarung, die jeweils von *Global bearbeitet werden können.

Benutzer- und Genehmigerbestätigungsvereinbarungen konfigurieren

So legen Sie eine Bestätigungsvereinbarung an:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Workflows die Registerkarte Bestätigungsvereinbarungen, und wählen Sie dann Neu.

    Das Bild zeigt eine Seite Workflows in einer Webanwendung an. Die Registerkarte Bestätigungsvereinbarungen wird hervorgehoben. Die Drucktaste Neu ist hervorgehoben. Weitere Registerkarten sind Workflows, Genehmigungsstatus von Kostenabrechnungen, E-Mail-Benachrichtigungen, autorisierte Genehmiger, Einstellungen sowie Begründungskategorie und -codes. Eine Tabelle zeigt zwei Spalten an: Name der Bestätigungsvereinbarung und Bearbeitbar durch Gruppe(n). In den Zeilen sind Elektronische Nutzungsvereinbarung, Elektronische Vereinbarung für Genehmiger und Neue Nutzungsvereinbarung aufgeführt, die jeweils von Global bearbeitet werden können.

  2. Das Fenster Bestätigungsvereinbarung wird angezeigt. Füllen Sie die entsprechenden Felder aus, und wählen Sie Sichern. Die Vereinbarung steht nun für die Verknüpfung mit Ihrem Workflow zur Verfügung. Beachten Sie, dass Sie uneingeschränkten Administratorzugriff haben müssen, um eine Bestätigungsvereinbarung einem Workflow zuzuordnen.

    Die Abbildung zeigt die Seite Workflows, auf der die Registerkarte Bestätigungsvereinbarungen geöffnet ist. Das Dialogfeld „Bestätigungsvereinbarung“ wird hervorgehoben und zeigt die Felder „Name“ auf „Vereinbarung“, „Titel“ auf „Benutzervereinbarung“ gesetzt, Text „Indem Sie diese Abrechnung senden, stimmen Sie zu, dass alle Belege und Ausgaben aufgrund berechtigter Geschäftsanforderungen angefallen sind“ und „Bearbeitbar durch Gruppe(n)“ mit einer Dropdown-Liste auf *Global gesetzt. Die Drucktaste Sichern wird unten mit Abbrechen hervorgehoben.

Zusammenfassung

  • Benutzer- und Genehmigerbestätigungsvereinbarungen anlegen und verwalten.
  • Rufen Sie die Registerkarte Bestätigungsvereinbarungen auf der Seite Workflows auf.
  • Definieren Sie rechtsverbindliche Annahmeerklärungen für Kostenabrechnungen und Barvorschüsse.
  • Stellen Sie die Compliance sicher, indem Sie bei der Annahme der Vereinbarung einen Audit-Trail generieren.
  • Beim Einreichen oder Genehmigen des Berichts muss die Vereinbarung akzeptiert werden.
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