Workflows pflegen

E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren

Objective

After completing this lesson, you will be able to workflow-E-Mail-Benachrichtigungen verwalten, die während eines Workflow-Prozesses an Benutzer gesendet werden.

Übersicht über Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen

Workflow-E-Mail-Benachrichtigungen benachrichtigen Benutzer automatisch über wichtige Aktionen und Aktualisierungen in Bezug auf ihre Kostenabrechnungen, Reiseanträge und Genehmigungen. Diese Benachrichtigungen helfen Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten, indem sie Sie und andere Beteiligte benachrichtigen, wenn Aktionen erforderlich sind oder sich ein Status ändert.

Als Administrator mit uneingeschränkten Berechtigungen können Sie die Standard-E-Mail-Benachrichtigungen, die während des Genehmigungs-Workflows an Benutzer gesendet werden, ändern und anpassen.

Das Bild zeigt eine Seite Workflows in einer Webanwendung an. Oben befinden sich Registerkarten: Workflows, Genehmigungsstatus von Kostenabrechnungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Bestätigungsvereinbarungen, autorisierte Genehmiger, Einstellungen sowie Begründungskategorie und -codes. Der hervorgehobene Filterbereich zeigt eine Dropdown-Liste mit der Bezeichnung „Workflow-E-Mails suchen, in denen: Wählen Sie eine E-Mail aus“, ein Textfeld und die Schaltfläche Suchen. Darunter werden in den hervorgehobenen Aktionssteuerungen die Drucktasten Ändern, Kopieren und Entfernen sowie die Dropdown-Liste „Sprache auswählen…“ angezeigt. In einer Tabelle sind zwei Spalten aufgeführt: Name und Benachrichtigungsart. Beispiele für Namen sind Änderungsbenachrichtigung des Genehmigenden, Benachrichtigung cambio de Estado, Benachrichtigung über Teilgenehmigung, Benachrichtigung über zurückgesendete Änderungen und mehrere Standardbenachrichtigungen. Zu den Benachrichtigungsarten gehören Kostenabrechnungsbenachrichtigung und Barvorschussbenachrichtigung.

E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren

So konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Workflows die Registerkarte E-Mail-Benachrichtigungen.

    Das Bild zeigt eine Seite Workflows in einer Webanwendung an. Die Registerkarte E-Mail-Benachrichtigungen wird hervorgehoben. Weitere Registerkarten sind Workflows, Genehmigungsstatus von Kostenabrechnungen, Bestätigungsvereinbarungen, autorisierte Genehmiger, Einstellungen sowie Begründungskategorie und -codes. Ein Filterbereich zeigt „Workflow-E-Mails suchen, wo“ mit der Dropdown-Liste Wählen Sie eine aus, einem Suchfeld und der Schaltfläche Suchen an. Zu den Aktionssteuerungen gehören Ändern, Kopieren, Entfernen und die Dropdown-Liste „Wählen Sie eine Sprache aus...“. In einer Tabelle sind zwei Spalten aufgeführt: Name und Benachrichtigungsart. Zu den Einträgen gehören *Benachrichtigung über ausstehende Kostenabrechnung, Benachrichtigung über ausstehende Standardbarvorschüsse, Benachrichtigung über Änderung des Standardbarvorschussstatus, Benachrichtigung über Standardzahlungsbestätigung für Kostenabrechnung, Benachrichtigung über ausstehende Standardkostenabrechnung und Benachrichtigung über Änderung des Standardstatus der Kostenabrechnung. Benachrichtigungsarten zeigen Kostenabrechnungsbenachrichtigung oder Barvorschussbenachrichtigung an.

  2. Wählen Sie die Benachrichtigung aus, die Sie konfigurieren möchten, und wählen Sie dann Ändern.

    Das Bild zeigt eine Seite Workflows in einer Webanwendung an. Zu den Registerkarten gehören Workflows, Genehmigungsstatus von Kostenabrechnungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Bestätigungsvereinbarungen, autorisierte Genehmiger, Einstellungen sowie Begründungskategorie und -codes. Ein Filterbereich zeigt „Workflow-E-Mails suchen, wo“ mit der Dropdown-Liste Wählen Sie eine aus, einem Suchfeld und der Schaltfläche Suchen an. Aktionsschaltflächen zeigen die Dropdown-Listen Ändern, Kopieren, Entfernen und Sprache auswählen an. In den hervorgehobenen Bereichen werden die Schaltfläche „Ändern“ und die ausgewählte Zeile „*Benachrichtigung über ausstehende Kostenabrechnung“ angezeigt. In einer Tabelle sind zwei Spalten aufgeführt: Name und Benachrichtigungsart. Zu den Einträgen gehören Benachrichtigungen über Kostenabrechnungen und Barvorschüsse. Die ausgewählte Zeile ist eine Kostenabrechnungsbenachrichtigung.

  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Die einzigen Felder, die derzeit bearbeitet werden können, sind Name der E-Mail-Benachrichtigung und Als von anzeigen. Wenn Sie Änderungen an den anderen Feldern vornehmen müssen, sichern Sie eine Kopie der Meldung, und nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen in der neuen kopierten Meldung vor. Wählen Sie Weiter.

    Die Abbildung zeigt die Seite Workflows mit Registerkarten: Workflows, Genehmigungsstatus der Kostenabrechnung, E-Mail-Benachrichtigungen, Bestätigungsvereinbarungen, autorisierte Genehmiger, Einstellungen und Begründungskategorie und -codes. Der Seitentitel lautet „E-Mail-Benachrichtigung ändern: *Benachrichtigung über ausstehende Kostenabrechnung“. Das hervorgehobene Formular zeigt die folgenden Felder an: Ändern der auf Englisch festgelegten Sprache; E-Mail-Benachrichtigungsname auf „*Benachrichtigung über Kostenabrechnung ausstehend“; Benachrichtigungstyp mit Dropdown-Liste auf „Kostenabrechnungsbenachrichtigung“ gesetzt; Anzeige als Von leer; Alle Sprachen überschreiben, die mit einer Dropdown-Liste auf Nein gesetzt sind. Die Registerkarten Schritt werden als Allgemein, Primärer Empfänger und Delegierter Empfänger angezeigt. Die hervorgehobene Schaltfläche Weiter befindet sich unten rechts mit Abbrechen auf der linken Seite.

  4. Wählen Sie im Schritt Primärempfänger die Option Weiter.

    Die Abbildung zeigt eine Seite Workflows zum Ändern von „*Benachrichtigung über ausstehende Kostenabrechnung“. Die Registerkarte E-Mail-Benachrichtigungen wird hervorgehoben. Schritt 2, Primärer Empfänger, ist aktiv, wobei die Schritte Allgemein und Empfänger delegieren angezeigt werden. Das Formular zeigt Ändern der Sprache auf Englisch, E-Mail-Betreff auf „Kostenabrechnung mit ausstehender Genehmigung“ und einen E-Mail-Texteditor an. Der Hauptteil beginnt mit „Sie haben eine Abrechnung mit ausstehender Genehmigung“ und listet „Abrechnung von“, „Abrechnungsname“, „Abrechnungszweck“ und „Angeforderter Betrag“ mit Platzhalterwerten auf. Die hervorgehobene Schaltfläche Weiter wird unten rechts mit Zurück und Abbrechen daneben angezeigt.

  5. Nehmen Sie im Schritt Empfänger delegieren die gewünschten Änderungen am Feld E-Mail-Betreff vor. Sie können "variable" Felder verwenden, um bestimmte Daten in dieses Feld einzugeben.

    Die Abbildung zeigt die Seite Workflows mit dem Titel „E-Mail-Benachrichtigung ändern: *Benachrichtigung über ausstehende Kostenabrechnung“. Schritt 3, Empfänger delegieren, ist aktiv. Das hervorgehobene Feld E-Mail-Betreff des Delegierten lautet „Abrechnung mit ausstehender Genehmigung durch %WhoChanged%, %Name%“. Das Formular zeigt ein Kontrollkästchen für E-Mail des primären Empfängers verwenden, Sprache ändern, das auf Englisch gesetzt ist, und einen Editor für den E-Mail-Text des Delegierten an. Der Hauptteil beginnt mit „Es gibt eine Kostenabrechnung mit ausstehender Genehmigung durch %WhoChanged%“ und listet „Abrechnung von“, „Abrechnungsname“, „Abrechnungszweck“ und „Angeforderter Betrag“ mit Platzhalterwerten auf. Die Drucktasten unten zeigen Abbrechen, Zurück und Fertig an.

  6. Wenn Sie möchten, dass die E-Mail-Adresse des primären Empfängers und die E-Mail-Adresse des Stellvertreters identisch sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail des primären Empfängers verwenden. Wenn nicht, nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Feld E-Mail-Text vor. Die Variablenfelder und das HTML funktionieren wie in der E-Mail des primären Empfängers. Wählen Sie Fertig.

    Die Abbildung zeigt die Seite Workflows mit dem Titel „E-Mail-Benachrichtigung ändern: *Benachrichtigung über ausstehende Kostenabrechnung“. Die Registerkarte E-Mail-Benachrichtigungen ist sichtbar, und Schritt 3, Empfänger delegieren, ist aktiv. Das hervorgehobene Feld E-Mail-Betreff des Stellvertreters zeigt „Abrechnung mit ausstehender Genehmigung durch %WhoChanged%, %Name%“ an. Ein E-Mail-Texteditor zeigt HTML mit der Zeile „Es gibt eine Kostenabrechnung mit ausstehender Genehmigung durch %WhoChanged%“ und Platzhaltern für „Abrechnung von“, „Abrechnungsname“, „Abrechnungszweck“ und „Angeforderter Betrag“ an. Sprache ändern ist auf Englisch gesetzt, mit der Option, die E-Mail-Adresse des primären Empfängers zu verwenden. Die hervorgehobene Schaltfläche Fertig wird unten rechts neben Zurück und Abbrechen angezeigt.

Zusammenfassung

  • Verwalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, die während Kostenabrechnungs-Workflows gesendet werden.
  • Bearbeiten Sie Benachrichtigungsnamen und Absenderinformationen auf der Registerkarte E-Mail-Benachrichtigungen.
  • Geben Sie primäre und sekundäre Empfänger für eine verbesserte Kommunikation an.
  • Verwenden Sie Variablenfelder, um dynamische Daten zu Benachrichtigungs-E-Mails hinzuzufügen.
  • Behalten Sie die ursprünglichen Benachrichtigungseinstellungen bei, indem Sie Kopien erstellen, bevor Sie Änderungen vornehmen.
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