E-Mail-Erinnerungen konfigurieren

E-Mail-Erinnerungsregel anlegen

Objective

After completing this lesson, you will be able to konfigurieren Sie E-Mail-Regeln und beschreiben Sie, wie sich diese auf Benutzer auswirken.

Übersicht über E-Mail-Erinnerungsregeln

Automatische E-Mail-Erinnerungen führen Benutzer basierend auf einem bestimmten Zeitlimit zu Aktionen. Mit diesem Werkzeug richten Sie die E-Mail-Nachrichten ein und definieren die Regeln, die sie auslösen.

Die Regel gibt die Kriterien an, die das System zum Senden einer E-Mail-Nachricht veranlassen. Beispiel: Die Regel Nicht gesendete Abrechnung - 15 Tage identifiziert Kostenabrechnungen, die von Benutzern erstellt, aber nach fünfzehn Tagen nicht gesendet wurden.

Ein Hintergrundjob ordnet die Erinnerungen einer Gruppe zu und sendet sie während des nächtlichen Verarbeitungszeitplans einmal täglich. Benutzer können E-Mail-Erinnerungen nicht deaktivieren, und E-Mail-Erinnerungen funktionieren in einer Testumgebung nicht.

Regeln für E-Mail-Erinnerungen konfigurieren

So konfigurieren Sie Regeln für E-Mail-Erinnerungen:

Schritte

  1. Navigieren Sie zu E-Mail-Erinnerungen.

    Das Bild zeigt die Administrationsseite E-Mail-Erinnerungen an. Im Hauptbereich werden Registerkarten für E-Mail-Erinnerungen und Regeln sowie Schaltflächen mit den Bezeichnungen Neu, Ändern, Kopieren und Entfernen angezeigt. Eine Tabelle listet den Namen der Erinnerung, den Typ, den Status „Bearbeitbar von“, „Gilt für“ und den aktiven Status auf. In der ersten Zeile werden Nicht gesendete Abrechnungen für Kostenabrechnungen angezeigt, die von Global bearbeitet werden können, für Global gelten und aktiv sind. Die verbleibenden Erinnerungen werden inaktiv angezeigt.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Regeln die Option Neu.

    Das Bild zeigt die Listenseite E-Mail-Erinnerungen in einer Administrationskonsole an. Sie zeigt Registerkarten für E-Mail-Erinnerungen und Regeln an. Zu den Aktionsschaltflächen gehören Neu, Ändern, Kopieren und Entfernen. In einer Tabelle werden die Namen und Arten der Erinnerungen aufgelistet. In der Spalte Bearbeitbar durch wird für jeden Eintrag Global angezeigt.

  3. Füllen Sie im Schritt E-Mail-Erinnerungsregel alle erforderlichen Felder aus, und wählen Sie dann Weiter.

    Das Bild zeigt ein Formular zum Anlegen einer E-Mail-Wiedervorlageregel an. In den Feldern wird Name auf Stichprobe gesetzt, Erinnerungsart auf Kostenabrechnung gesetzt und Bearbeitbar durch auf Global gesetzt. Die Registerkarten für E-Mail-Erinnerungen und -Regeln werden oben angezeigt. Unten rechts befindet sich die Drucktaste Weiter mit der Option Abbrechen in der Nähe.

  4. Vervollständigen Sie im Schritt Bedingungen die Bedingung für die Regel, indem Sie Folgendes hinzufügen: passendes Datenobjekt, Feld/Wert aus dem Auswahlfenster, passender Operator aus dem Auswahlfenster, nächstes passendes Datenobjekt und weiteres Feld/Wert aus dem Auswahlfenster.

    Die Abbildung zeigt den Schritt Bedingungen für eine E-Mail-Wiedervorlageregel an. Der Regeleditor zeigt zwei Bedingungen an: Abrechnungsgenehmigungsstatus entspricht Nicht gesendet und Abrechnungserstellungsdatum liegt nicht heute um 15 Tage. Die Drucktasten Einfügen und Entfernen werden über den Bedingungen angezeigt. Im Bereich Feld auswählen werden verfügbare Felder auf der rechten Seite aufgeführt. Die Schaltflächen Zurück, Fertig und Abbrechen werden unten angezeigt.

  5. Fahren Sie mit den folgenden Schritten fort, bis alle Bedingungen angelegt sind, und wählen Sie dann Fertig.

Zusammenfassung

  • Konfigurieren Sie E-Mail-Erinnerungsregeln, um Benutzer zu Aktionen aufzufordern.
  • Geben Sie Bedingungen an, um Erinnerungen wie überfällige Berichte auszulösen.
  • Regeln lösen automatisierte E-Mails aus, die über einen Batch-Job gesendet werden.
  • Benutzer können diese Erinnerungen nicht deaktivieren; sie funktionieren nicht in Testumgebungen.
  • Legen Sie Bedingungen mithilfe von Datenobjekten, Feldern und Operatoren fest.
Learning

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