Ausgabentypen und Kontencodes verwalten

Erstellen von Ausgabentypbeschreibungen und schnellen Tipps

Objective

After completing this lesson, you will be able to verwalten Sie Ausgabentypbeschreibungen und Tipps.

Beschreibungen von Ausgabentypen und Übersicht über schnelle Tipps

Mit Ausgabentypbeschreibungen können Sie eine Erklärung anzeigen, wann eine bestimmte Spesenart verwendet werden soll. Beschreibungen sind sichtbar, wenn Mitarbeiter einen Ausgabentyp auswählen.

Das Bild zeigt ein Dialogfenster mit dem Titel Ausgabe zu Abrechnung hinzufügen, in dem die Registerkarte Neue Ausgabe ausgewählt ist. Benutzer können nach einem Ausgabentyp suchen. Im Abschnitt Zuletzt verwendet werden Flugkosten und Fluggesellschaftsgebühren mit kurzen Beschreibungen aufgeführt. Mit Steuerelementen auf der rechten Seite können Benutzer Abschnitte komprimieren und die Sicht ändern, und eine Blätterleiste ist sichtbar. Abbrechen befindet sich unten rechts, und oben rechts wird ein Symbol zum Schließen angezeigt.

Quick Tips führen den Benutzer bei der Eingabe von Details und sind im Ausgabeneintragsformular verfügbar.

Die Abbildung zeigt das Formular Neue Ausgabe mit geöffneter Registerkarte Details und Aufschlüsselungen daneben an. Der Ausgabentyp ist Geschäftsessen (mit Teilnehmern). Ein Feld für schnelle Tipps bietet Hilfestellung zu Zweck, Belegen, Alkoholgenehmigung und einem Link zu Einschränkungen. Die Felder zeigen das Transaktionsdatum 29.08.2022 und den Geschäftszweck-Team-Workshop an. Unter den Registerkarten wird der Link Zuweisen angezeigt. Im rechten Bereich wird der Bereich Belegbild hochladen mit dem Link Beleg ausblenden angezeigt. Die Schaltflächen oben rechts zeigen Ausgabe speichern und Abbrechen an.

Ausgabentypbeschreibungen erstellen

So geben Sie Ausgabentypbeschreibungen ein:

Schritte

  1. Navigieren Sie zur Verwaltung der Ausgabentypen, und wählen Sie die Registerkarte Beschreibung und schnelle Tipps.

    Die Abbildung zeigt die Einstellungsseite „Ausgabentypen“. Auf den Registerkarten werden Ausgabentypen, Ausgabentypbeschränkungen, Aufschlüsselungsassistent sowie Beschreibung und schnelle Tipps angezeigt. Die Seite enthält eine Sprachauswahl auf Englisch, eine Richtlinienauswahl und ein Suchfeld mit der Schaltfläche Suchen. In einer Tabelle werden Beschreibung und schnelle Tipps mit Artikeln wie Reisebürobuchungsgebühren, Flugpreis und Mietwagen aufgeführt. In einigen Zeilen wird „Verfügbar“ angezeigt. Rechts wird eine vertikale Blätterleiste angezeigt.
  2. Wählen Sie die gewünschte Sprache und Richtlinie aus.

    Das Bild zeigt dieselbe Seite an, auf der die Dropdown-Liste für die Richtlinie geöffnet ist. In der Liste werden Optionen wie Canada Expense Policy, Czech Republic Expense Policy, Germany Expense Policy, Global Expense Policy, Poland Expense Policy, United Kingdom Expense Policy und United States Expense Policy angezeigt. Die Sprache bleibt Englisch. Die Ausgabentyptabelle wird unten angezeigt.
  3. Wählen Sie den gewünschten Ausgabentyp aus, und wählen Sie dann Ändern.

    Das Bild zeigt dieselbe Seite mit hervorgehobenem Ausgabentyp „Flugkosten“ an. Die Drucktaste Ändern wird über der Liste angezeigt. In der Zeile Flugpreis wird in der Spalte Beschreibung „Verfügbar“ angezeigt. Andere Ausgabentypen sind oben und unten aufgeführt.
  4. Geben Sie die Standardbeschreibung ein. Sie haben eine weitere Möglichkeit, die Beschreibung zu einer bestimmten Richtlinie hinzuzufügen.

    Die Abbildung zeigt den Bildschirm Ausgabentyp ändern: Flugkosten auf der Einstellungsseite Ausgabentypen. Die Registerkarte Beschreibung und Quick Tips ist geöffnet. Ein Textfeld mit der Bezeichnung Standardbeschreibung enthält: „Alle Fluggebühren, unabhängig davon, ob es sich um den ursprünglichen Flugpreis oder die Kostendifferenz handelt, um einen Flug zu ändern.“ Die Sprache ist Englisch. Ein Link lautet Richtlinienspezifische Beschreibung hinzufügen. Die Schaltflächen Abbrechen und Sichern und Weiter werden unten angezeigt.

Schnelle Tipps zum Erstellen von Ausgabentypen

So geben Sie schnelle Tipps für Ausgabentypen ein:

Schritte

  1. Wählen Sie die Sprache, die Richtlinie und den Ausgabentyp aus, die bzw. den Sie anvisieren möchten, und wählen Sie dann die Schaltfläche Ändern.

    Die Abbildung zeigt die Seite Ausgabentypen mit geöffneter Dropdown-Liste „Richtlinie“. Englisch ist die ausgewählte Sprache. In der Dropdown-Liste werden Richtlinien wie die globale Ausgabenrichtlinie, die Ausgabenrichtlinie für Großbritannien, die Ausgabenrichtlinie der USA und die Ausgabenrichtlinie für Finnland aufgeführt. Auf der linken Seite wird die Drucktaste Ändern angezeigt. Eine Tabelle mit Ausgabentypen zeigt Spalten für Ausgabentyp, Beschreibung und schnelle Tipps an.
  2. Wählen Sie die Schaltflächen Sichern und Weiter.

    Die Abbildung zeigt das Bild Ausgabentyp ändern: Flugkosten mit geöffneter Registerkarte Beschreibung. In einem Textfeld mit der Bezeichnung Standardbeschreibung wird Folgendes angezeigt: „Alle Fluggebühren, unabhängig davon, ob es sich um den ursprünglichen Flugpreis oder die Kostendifferenz handelt, um einen Flug zu ändern.“ Die Sprache ist Englisch. Sichern und Weiter und Abbrechen werden unten rechts angezeigt.
  3. Geben Sie die Standardschnelltipps ein, und formatieren Sie sie. Fügen Sie bei Bedarf die Beschreibung zu einer bestimmten Richtlinie hinzu.

    Die Abbildung zeigt den Bildschirm Ausgabentyp ändern: Geschäftsessen (Teilnehmer) mit geöffneter Registerkarte Schnelle Tipps. Ein Rich-Text-Feld mit der Bezeichnung Standard Quick Tips bietet Hilfestellung: Geben Sie den Geschäftszweck und die Mahlzeit an, fügen Sie Belege und unterstützende Dokumente an, und erfassen Sie die Genehmigung durch den Administrator für alkoholische Getränke in Kommentaren. Unter dem Feld wird ein Link mit der Bezeichnung Richtlinienspezifische schnelle Tipps hinzufügen angezeigt.

Zusammenfassung

  • Verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit mit Ausgabentypbeschreibungen und schnellen Tipps.
  • Beschreibungen werden angezeigt, wenn Benutzer einen Ausgabentyp auswählen.
  • Auf dem Ausgabeneintragsformular werden schnelle Tipps angezeigt, um Hilfestellung zu erhalten.
  • Passen Sie Beschreibungen und Tipps für verschiedene Sprachen und Richtlinien an.