Stellvertreterkonfiguration pflegen

Konfigurieren und Verwalten von Abrechnungsstellvertretern

Objective

After completing this lesson, you will be able to vorhandene Stellvertreterberechtigungen für Benutzer ändern.

Übersicht über Stellvertreterkonfigurationen

Stellvertreterkonfigurationen legen in erster Linie fest, welche Abrechnungsoptionen ein Benutzer an einen anderen Benutzer delegieren kann, z. B. Erstellen, Senden oder Genehmigen einer Kostenabrechnung. Die meisten Unternehmen verwenden eine einzelne Stellvertreterkonfiguration, aber die Konfiguration kann je nach Gruppe variieren. Sie können eine Stellvertreterkonfiguration einer oder mehreren Mitarbeitergruppenkonfigurationen zuordnen, aber jede Mitarbeitergruppenkonfiguration kann nur eine Stellvertreterkonfiguration verwenden.

Die Abbildung zeigt die Seite Abrechnungsstellvertreter-Konfigurationen. Oben werden die Schaltflächen Neu, Ändern, Entfernen und Inaktive Delegierte/Delegierende löschen angezeigt. Die Haupttabelle listet eine globale Konfiguration auf. Spalten zeigen Berechtigungen wie Kann vorbereiten, Darf Abrechnungen senden, Darf genehmigen, Darf temporär genehmigen, Darf Belege anzeigen, Darf Berichte verwenden und Darf die Vorschau für Genehmiger anzeigen. In den zusätzlichen Spalten werden Delegierte auf Gruppe beschränken, Genehmigerrolle muss genehmigt werden, Gilt für Gruppen und Maximaler zu genehmigender Zeitraum in Tagen angezeigt.

Delegierungsberechtigungen konfigurieren

So erstellen Sie eine neue Stellvertreterkonfiguration:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Stellvertreterkonfigurationen für Abrechnungen die Schaltfläche Neu.

    Die Abbildung zeigt eine Administratorseite mit dem Titel Konfigurationen für Abrechnungsstellvertreter. Es werden Schaltflächen angezeigt: Neu, Ändern, Entfernen und Inaktive Delegierte/Delegierende löschen. Eine Tabelle listet eine Konfiguration mit dem Namen Global auf. Die Berechtigungen zeigen Ja für „Vorbereiten“, „Abrechnungen senden“, „Genehmigen“, „Temporär genehmigen“, „Empfangsbelege anzeigen“, „Berichterstellung verwenden“, „Vorschau für Genehmiger“ an und „Genehmigerrolle erforderlich“. Delegierte auf Gruppe beschränken ist auf Nein gesetzt. In den letzten Spalten werden zusätzliche Details angezeigt, wobei die USA angezeigt werden.

  2. Geben Sie einen Stellvertreterkonfigurationsnamen ein, wählen Sie die Gruppen aus, für die diese Konfiguration gilt, und wählen Sie die Stellvertretereinstellungen für die Benutzeradministratoren und Mitarbeiter aus.

    Die Abbildung zeigt die Seite „Stellvertreterkonfiguration hinzufügen“ in einem Admin-Tool mit den Schaltflächen „Speichern“ und „Abbrechen“. Sie zeigt den Abschnitt Stellvertreterkonfiguration mit einem Feld für den Namen der Stellvertreterkonfiguration und einer Einstellung für Maximaler zu genehmigender Zeitraum in Tagen an. Sie enthält Kontrollkästchen, um die Stellvertreterauswahl auf die Gruppe des Benutzers einzuschränken, eine Genehmigerrolle für die Delegierung zu erfordern und Genehmiger nach autorisiertem Limit einzuschränken. Der Abschnitt Stellvertretereinstellungen für Benutzeradministratoren und Mitarbeiter listet Berechtigungen mit Kontrollkästchen für Mitarbeiter und Benutzeradministrator auf: Berichte vorbereiten, Barvorschüsse und Abrechnungen senden, Berichte verwenden, jederzeit Barvorschüsse und Abrechnungen genehmigen, während eines bestimmten Zeitraums genehmigen, Abrechnungen für einen Genehmiger in der Vorschau anzeigen und Belegbilder für Abrechnungen anzeigen. Im rechten Bereich mit dem Titel Gruppen, für die diese Konfiguration gilt werden Mitarbeitergruppen mit Ankreuzfeldern aufgelistet, einschließlich Global, Kanada und Tschechische Republik. Eine kleine Tabelle unten zeigt Gruppen, die in anderen Konfigurationen verwendet werden, bei denen die USA Global zugeordnet sind.

  3. Wählen Sie die Drucktaste Sichern.

Delegierungsberechtigungen ändern

So ändern Sie Stellvertreterberechtigungen:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Stellvertreterkonfigurationen für Abrechnungen den Konfigurationsnamen aus, und wählen Sie dann Ändern.

    Die Abbildung zeigt eine Administratorseite mit dem Titel Konfigurationen für Abrechnungsstellvertreter in einem Abrechnungssystem. Es werden Aktionsschaltflächen angezeigt: Neu, Ändern, Entfernen und Inaktive Delegierte/Delegierende löschen. Eine Tabelle listet eine Konfiguration mit dem Namen Global auf. Die Berechtigungen zeigen Ja für Kann Abrechnungen vorbereiten, Kann Abrechnungen senden, Darf genehmigen, Darf temporär genehmigen, Darf Belege anzeigen, Darf Berichte verwenden und Darf die Vorschau für Genehmiger anzeigen. Genehmigerrolle muss genehmigt werden ist auf Ja gesetzt. Delegierte auf Gruppe beschränken ist Nein. Gilt für Gruppen zeigt USA an, und die letzte Spalte ist Maximaler zu genehmigender Zeitraum (Tage).

  2. Wählen Sie die entsprechenden Berechtigungen aus, und wählen Sie dann Speichern.

    Die Abbildung zeigt die Seite Konfiguration des Abrechnungsstellvertreters bearbeiten mit den Schaltflächen Speichern und Abbrechen an. Im Feld Name der Stellvertreterkonfiguration wird Global angezeigt, und unten wird ein Feld für Maximaler zu genehmigender Zeitraum (Tage) angezeigt. Die Optionen „Auswahl des Stellvertreters auf Benutzergruppe beschränken“ sind nicht markiert, „Genehmigerrolle für Genehmigungsdelegierung erforderlich“ aktiviert und „Genehmiger auf Genehmiger beschränken“, bei denen das Kontrollkästchen „Genehmigungslimit gleich oder höher“ aktiviert ist. Der Abschnitt Stellvertretereinstellungen listet die Berechtigungen für den Mitarbeiter- und Benutzeradministrator auf, die alle markiert sind: Abrechnungen vorbereiten, Barvorschüsse und Abrechnungen senden, Berichte verwenden, Barvorschüsse und Abrechnungen jederzeit genehmigen, während eines bestimmten Zeitraums genehmigen, Abrechnungen für einen Genehmiger in der Vorschau anzeigen und Belegbilder für Abrechnungen anzeigen. Im rechten Bereich mit dem Titel Gruppen, für die diese Konfiguration gilt werden die USA ausgewählt und Global und Kanada nicht ausgewählt. Ein Bereich mit der Bezeichnung In anderen Konfigurationen verwendete Gruppen wird leer angezeigt.

Zusammenfassung

  • Stellvertreterkonfigurationen steuern die Delegierungsoptionen für Kostenabrechnungen.
  • Legen Sie neue Konfigurationen an, die die entsprechenden Gruppen und Benutzerberechtigungen angeben.
  • Ändern Sie vorhandene Konfigurationen, um die Benutzerberechtigungen nach Bedarf anzupassen.
  • Jede Mitarbeitergruppe kann nur eine Stellvertreterkonfiguration verwenden.
  • Stellen Sie sicher, dass die Konfigurationen mit den Abrechnungsgenehmigungs-Workflows des Unternehmens abgestimmt sind.
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