Ausgabentypen und Kontencodes verwalten

Kontenschlüssel pflegen

Objective

After completing this lesson, you will be able to beschreiben Sie die Funktionen der Buchhaltungsverwaltung und die Auswirkungen auf den Buchführungsauszug.

Übersicht über die Buchhaltungsverwaltung und die Buchführungsextraktion

In Concur Expense können Sie die Zuordnung von Ausgabentypen oder Kontencodes verwenden, um eine Vielzahl von Buchhaltungssystemstrukturen zu unterstützen, einschließlich mehrerer Hauptbücher und Kontencodes auf verschiedenen Ebenen in der Hierarchie des Hauptbuchs.

Sie können Kontenschlüssel auf einer der folgenden Ebenen definieren:

  • Global
  • Ledger
  • Nebenbuch

Nur der Konfigurationsadministrator für uneingeschränkte Abrechnungen kann der Kontencodehierarchie für Ausgaben Segmente hinzufügen. Sie müssen allen aktiven Ausgabentypen einen Kontencode auf einer der Hauptbuchebenen zuweisen. Andernfalls erhalten Benutzer beim Erstellen von Ausgabeneinträgen Fehlermeldungen.

Sie können einem Ausgabentyp innerhalb eines Hauptbuchs mehrere Kontencodes zuweisen, indem Sie eine Kontencodehierarchie verwenden. Das System sucht nach dem entsprechenden Kontenschlüssel, beginnend auf der untersten Ebene, und verschiebt die Hierarchie nach oben, bis es einen Kontenschlüssel findet.

Die Abbildung zeigt die Seite „Abrechnungsverwaltung“ in einem Ausgabensystem an. Die Registerkarte Kontenschlüssel mit der Registerkarte Buchhaltungsstruktur ist aktiv. In einem Ordnerbaum wird Global mit ausgewähltem SAP angezeigt. Der Hauptbereich mit dem Titel „Kontencode(s) für ausgewähltes Hierarchieelement“ zeigt eine Tabelle der Ausgabentypen (Agenturbuchungsgebühren, Flugkosten, Fluggesellschaftsgebühren, Alkoholische Getränke usw.) mit Kontencodewerten, die auf 1 gesetzt sind, und Spalten für Geerbter Code und Geerbte Ebene. Die Drucktasten Sichern und Neu und ein Suchfeld werden über der Tabelle angezeigt. Rechts wird eine vertikale Blätterleiste angezeigt.

Kontenschlüssel verwalten

So fügen Sie Kontenschlüssel hinzu oder bearbeiten sie:

Schritte

  1. Wählen Sie im Menü Abrechnungsverwaltung die Option Abrechnungsverwaltung.

    Die Abbildung zeigt das Bild Abrechnungsverwaltung für die Ausgabenverwaltung. Eine linke Randleiste mit der Bezeichnung Ausgabenadministrator listet Einrichtungslinks wie Buchhaltungsverwaltung, Teilnehmer, Rechnungsprüfungsregeln und Ausgabentypen auf. Die Registerkarte Kontenschlüssel ist mit einer Ordnerstruktur aktiv, die Global und SAP anzeigt. Der Hauptbereich zeigt eine Tabelle der Ausgabentypen und deren Kontencode mit der Schaltfläche Speichern und einem Suchfeld oben an.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontenschlüssel im linken Bereich die entsprechende Ebene der Kontencodehierarchie aus. Die Kontenschlüsselwerte werden im rechten Bereich angezeigt.

    Die Abbildung zeigt die Seite Abrechnungsverwaltung auf der Registerkarte Kontenschlüssel. Der SAP-Knoten unter Global ist ausgewählt. Die Tabelle listet Ausgabentypen mit Kontencodes auf. Beispiele sind Reisebürobuchungsgebühren 5099, Flugkosten 1011 und Frühstück 4001. Das Raster zeigt auch Vererbter Code 1 und Geerbte Ebene global für viele Zeilen an.

  3. Geben Sie in der Spalte Kontenschlüssel den entsprechenden Kontenschlüssel ein, und wählen Sie dann Speichern.

    Die Abbildung zeigt dieselbe Seite mit der hervorgehobenen Zeile Fluggesellschaftsgebühren. Der Kontencode für Fluggesellschaftsgebühren lautet 3001. Die Drucktaste Sichern wird über der Tabelle neben dem Suchfeld angezeigt.

Zusammenfassung

  • Kontenschlüssel auf verschiedenen Ebenen in der Hierarchie verwalten, z.B. auf globaler, Ledger- oder Nebenbuchebene.
  • Nur uneingeschränkte Administratoren können der Hierarchie Segmente hinzufügen.
  • Weisen Sie allen aktiven Ausgabentypen Kontencodes zu, um Fehler zu vermeiden.
  • Verwenden Sie die Kontencodehierarchie, um mehrere Codes pro Ausgabentyp zuzuweisen.
  • Verstehen Sie die Auswirkungen der Kontencodekonfiguration auf Kontierungsextrakte.
Learning

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