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Prozessorabfrage anlegen

Objective

After completing this lesson, you will be able to legen Sie eine Abfrage an, um Kostenabrechnungen zu verarbeiten.

Übersicht Bearbeiter

Als Abrechnungsbearbeiter oder Abrechnungsbearbeiter-Manager können Sie Kostenabrechnungen bearbeiten, deren Genehmigung durch den Manager aussteht oder die bereits genehmigt, aber noch nicht erstattet wurden. Um Berichte anzuzeigen, wählen Sie über die Drucktaste Abfrage ausführen die Option Zur Verarbeitung freigegebene Berichte. Verwenden Sie das Menü Abfragen anlegen/verwalten, um neue Suchanfragen anzulegen oder vorhandene Abfragen zu verwalten.

Sie definieren Abfragen so, als ob/dann bedingte Anweisungen. Wenn das System Abrechnungen findet, die die von Ihnen angegebenen Bedingungen erfüllen, zeigt es Ihnen diese Kostenabrechnungen als Abrechnungsbearbeiter an. Sie können benutzerdefinierte Abfragen erstellen, diese Abfragen sind jedoch nur in dem Konto sichtbar, in dem Sie sie erstellt haben.

Das Bild zeigt die SAP-Concur-Expense-Bearbeiterseite mit dem Titel „Zur Verarbeitung freigegebene Abrechnungen“. Zu den wichtigsten Schaltflächen gehören „Abrechnung löschen“, „Belegstatus markieren“, „Ausnahmen löschen“, „Genehmigungsstatus ändern“ und „Voreinstellungen“. Aktionssteuerungen zeigen Abfrage ausführen, Gruppe, Listeneinstellungen und Abfragen anlegen oder verwalten mit einer Dropdown-Liste an, in der Zur Verarbeitung bereite Berichte, Berichte Prüfung in Bearbeitung, Berichte Überprüfung wird von mir und Berichte USA aufgeführt werden. Ein Suchbereich bietet Felder und die Drucktaste Start. Eine Datentabelle listet Spalten für Abrechnungsname, Einreichungsdatum, Mitarbeitername, Genehmigungsstatus, Abrechnungssumme, Belegstatus, Barvorschuss und Zahlungsstatus auf. Mehrere Zeilen zeigen Warnsymbole und Hinweise zu Ausnahmen auf Eintragsebene an. Die Paginierung und der Link An Excel senden werden unten angezeigt.

Bearbeiterabfrage anlegen

So legen Sie eine neue Prozessorabfrage an:

Schritte

  1. Wählen Sie unter Abrechnungen bearbeiten in der Anwendung Abrechnungen die Option Abfragen anlegen/verwaltenNeue Abfrage erstellen.

    Das Bild zeigt die Seite Bearbeiter von SAP Concur Expense mit dem Titel Abrechnungen bearbeiten an. Ein rosafarbener Umriss hebt das Menü Abfragen erstellen oder verwalten hervor, das Neue Abfrage anlegen anzeigt. Die oberste Navigation umfasst Ausgaben verwalten, Barvorschüsse und Bearbeiter. Aktionsschaltflächen zeigen Abfrage ausführen, Startgruppe, Gruppe und Listeneinstellungen mit Belegstatus markieren, Ausnahmen löschen, Genehmigungsstatus ändern und Voreinstellungen auf der rechten Seite an. In einem Filterbereich können Sie Kriterien wie Berichtsname beginnt mit festlegen und Start wählen. Ein Tabellenkopf listet Spalten für Abrechnungsname, Einreichungsdatum, Mitarbeitername, Genehmigungsstatus, Abrechnungssumme, Belegstatus, Barvorschuss und Zahlungsstatus auf.
  2. Fügen Sie nach Bedarf bedingte Zeilen hinzu, und wählen Sie dann Sichern.

    Das Bild zeigt das Bild SAP-Concur-Abrechnungsbearbeiter mit dem Titel Abfrage hinzufügen. Im Feld Abfragename wird London Department angezeigt. Die Drucktaste Sichern auf der rechten Seite wird hervorgehoben. Ein Abfrage-Builder-Bereich wird beschrieben und listet Datenobjekt/Operator, Feld/Wert und Vorgang auf. Das erste Kriterium legt Mitarbeiter, das Feld Org.-Einheit 2 – Abteilung, den Operator Gleich und den Wert London fest. Die Drucktasten Einfügen und Entfernen werden über dem Bereich angezeigt. Die Einstiegsnavigation zeigt Ausgaben verwalten, Barvorschüsse und Bearbeiter an.

Bearbeiterabfrage bearbeiten

So bearbeiten Sie eine vorhandene Abfrage:

Schritte

  1. Zu Bearbeiterprozessberichten navigieren

    Das Bild zeigt die Seite SAP Concur Expense – Ausgaben verwalten an. Eine rosa Gliederung hebt das Menü „Bearbeiter“ mit Optionen für „Empfangsbelege verarbeiten“ und „Abrechnungen verarbeiten“ hervor.
  2. Wählen Sie Abfragen anlegen/verwalten, und wählen Sie dann die gewünschte Abfrage aus.

    Das Bild zeigt die Seite Bearbeiter von SAP Concur Expense mit dem Titel Abrechnungen bearbeiten an. Ein rosafarbener Umriss hebt das Menü Abfragen erstellen/verwalten mit den Optionen Neue Abfrage erstellen und Abteilung London hervor. Auf der linken Seite werden die Aktionsdrucktasten Abfrage ausführen, Startgruppe, Gruppe und Listeneinstellungen angezeigt. Zusätzliche Schaltflächen zeigen Belegstatus markieren, Ausnahmen löschen, Genehmigungsstatus ändern und Voreinstellungen auf der rechten Seite an. In einer Filterzeile können Sie Berichtsname wählen, Beginnt mit festlegen, einen Wert eingeben und auf Start klicken. Ein Tabellenkopf listet Abrechnungsname, Einreichungsdatum, Mitarbeitername, Genehmigungsstatus, Abrechnungssumme, Belegstatus, Barvorschuss und Zahlungsstatus auf.
  3. Bearbeiten Sie unter Abfrage bearbeiten die Bedingungsparameter, fügen Sie eine weitere Bedingungszeile hinzu, oder löschen Sie eine Bedingungszeile, und wählen Sie dann Sichern.

    Das Bild zeigt den Bildschirm „Edit Query“ des SAP-Concur-Expense-Bearbeiters an. Der Abfragename lautet „London Department“, und die Drucktaste Save ist hervorgehoben. Die Filter setzen Mitarbeiter Org.-Einheit 2 – Abteilung gleich London und setzen den Transaktionsbetrag der Unternehmenskarte auf mehr als 400,00 GBP.

Zusammenfassung

  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Abfragen, um Kostenabrechnungen effizient zu filtern.
  • Verwenden Sie bedingte Abrechnungen, um Kostenabrechnungen für die Verarbeitung zu filtern.
  • Sichern und verwalten Sie Ihre benutzerdefinierten Abfragen für einen effizienten Abruf.
  • Ändern Sie vorhandene Abfragen, um die Suchkriterien nach Bedarf zu verfeinern.
  • Wenden Sie gespeicherte Abfragen an, um die Sicht "Zur Verarbeitung freigegebene Abrechnungen" zu filtern.