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Zahlungsreservierungen konfigurieren

Objective

After completing this lesson, you will be able to konfigurieren Sie eine Zahlungszurückstellung.

Übersicht Zahlungsreservierungen

Sobald eine Kostenabrechnung den Genehmigungszyklus und die erforderlichen Workflow-Schritte abgeschlossen hat und für den Status Zahlung in Bearbeitung bereit ist, wertet das System aus, ob die Zahlung zurückgestellt werden soll. Bei dieser Auswertung prüft das System Folgendes:

  • Ob die Spesenabrechnung Belege erfordert.
  • Ob die erforderlichen Empfangsbelege eingegangen sind.
  • Ob andere Kostenabrechnungen Zahlungszurückstellungskriterien erfüllen, basierend auf der Zahlungszurückstellungskonfiguration Ihrer Organisation.
Die Abbildung zeigt die Seite Belegverarbeitung, auf der die Registerkarte Konfigurationen für Zahlungseinbehalt als aktiv markiert ist. Die Symbolleiste hebt drei blaue Schaltflächen hervor: Neu, Sichern und Entfernen. Eine einzelne Tabellenzeile ist sichtbar und zeigt folgende Felder an: Name „Globaler Beleggrenzwert 0“; Abrechnungsgrenzwert ohne Belege 0; Kulanzfrist für Belege (Tage) 0; Bearbeitbar durch *Global; Gilt für *Global; Wirksamkeitsdatum 27.05.2025; Aktive Nr. Andere Registerkarten: Beleggrenzwerte, Scankonfigurationen, Beleg-Imaging und Genehmigte Absender.

Wenn das System ermittelt, dass der Bericht zurückgestellt werden soll, wird die Zurückstellung basierend auf der Art der Zurückstellung gesetzt.

Wenn das System feststellt, dass die Abrechnung nicht zurückgestellt werden soll, geht die Kostenabrechnung in den Status Zahlung in Bearbeitung über und wird während des Zahlungsprozesses nicht erneut mit den Grenzwerten für Zahlungszurückstellungen abgeglichen.

Zahlungseinbehalt konfigurieren

So konfigurieren Sie eine Zahlungszurückstellung:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Konfigurationen für Zahlungseinbehalt unter Belegverarbeitung die Option Neu.

    Das Bild zeigt die Seite Belegverarbeitung in einer Webanwendung an. Die Registerkarte Konfigurationen für Zahlungseinbehalt wird als Fokus hervorgehoben. Die Drucktaste Neu auf der linken Seite ist ebenfalls hervorgehoben. In einer Tabelle werden Beleggrenzwerteinstellungen mit Spalten für Name, Abrechnungslimit ohne Belege, Kulanzfrist für Belege (Tage), Bearbeitbar bis, Gilt für, Wirksamkeitsdatum und Aktiv aufgeführt. In einer Zeile wird „Globaler Beleggrenzwert 0“ mit globalen Einstellungen, dem Wirksamkeitsdatum 27.05.2025 und dem Aktiven Wert Nein angezeigt. Zu den weiteren Registerkarten gehören Beleggrenzwerte, Scankonfigurationen, Beleg-Imaging und Genehmigte Absender.

  2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Name, Abrechnungslimit ohne Belege, Kulanzfrist für Empfangsbelege (Tage), Bearbeitbar bis, Datum des Inkrafttretens und Aktiv. Wählen Sie Sichern, wenn Sie fertig sind.

    Die Abbildung zeigt die Seite Belegverarbeitung mit der Registerkarte Konfigurationen für Zahlungseinbehalt in der Sicht an. In einer Tabelle wird eine Regel mit dem Namen Globaler Beleggrenzwert 0 mit Nullen für Abrechnungslimit ohne Belege und Kulanzfrist für Belege (Tage), der Umfang auf Global, das Wirksamkeitsdatum 27.05.2025 und Aktiv auf Nein gesetzt. Die ausgewählte Tabellenzeile wird hervorgehoben angezeigt. Unterhalb der Tabelle werden in zwei hervorgehobenen Bereichen die Felder Abrechnungslimit ohne Belege und Kulanzfrist für Empfangsbelege (Tage) mit jeweils einer kurzen Beschreibung und einem Tipp erläutert. Die Schaltflächen Neu, Speichern und Entfernen werden über dem Raster angezeigt. Zu den anderen Registerkarten gehören Beleggrenzwerte, Scankonfigurationen, Beleg-Imaging und Genehmigte Absender.

Zusammenfassung

  • Zahlung enthält verzögerte Kostenabrechnungszahlungen basierend auf Beleganforderungen und anderen Kriterien.
  • Das System prüft, ob erforderliche Quittungen und andere Zahlungszurückstellungsbedingungen vorhanden sind.
  • Sperrvermerke werden basierend auf den Konfigurationseinstellungen angewendet.
  • Abrechnungen, die die Kriterien für die Zurückstellung erfüllen, werden zurückgestellt; andere fahren mit der Zahlung fort.
  • Zahlungsreservierungen durch Festlegen von Limits, Kulanzfristen und anderen Parametern konfigurieren
Learning

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