Prozessorwarteschlangen verwalten

Zur Verarbeitung freigegebene Kostenabrechnungen suchen

Objective

After completing this lesson, you will be able to spesenabrechnungen genehmigen oder ablehnen.

Zur Verarbeitung freigegebene Spesenabrechnungen

Nachdem der Bearbeiter eine Abfrage ausgeführt hat, können Berichte mit den Status Genehmigt und In Buchhaltungsprüfung verarbeitet werden. Jedes Unternehmen muss seine eigenen internen Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOP) anlegen, die beschreiben, wie Bearbeiter Berichte in dieser Warteschlange prüfen, über zurückgegebene Berichte kommunizieren und ähnliche Aufgaben bearbeiten.

Das Bild zeigt die SAP-Concur-Seite „Zur Verarbeitung freigegebene Abrechnungen“ an. Im Bereich Einstellungen auf der rechten Seite werden die Einstellungen für die Standardabfrage, die Datumsgrenze von 3 Monaten, Zeilen in der Liste, die auf 25 gesetzt sind, und die Zeitzone GMT+01:00 angezeigt. Mit zwei Kontrollkästchen können Sie die nächste Abrechnung nach einer Workflow-Änderung öffnen und automatisch Belege anzeigen. Zu den Aktionsschaltflächen gehören Abrechnung löschen, Belegstatus markieren, Ausnahmen löschen und Genehmigungsstatus ändern. Ein Filterbereich enthält die Felder Berichtsname, Beginnt mit und die Drucktaste Start. In einer Ergebnistabelle werden Kostenabrechnungen mit Spalten für Abrechnungsname, Einreichungsdatum, Mitarbeitername, Genehmigungsstatus, Abrechnungssumme, Belegstatus, Barvorschuss und Zahlungsstatus aufgelistet. Mehrere Zeilen zeigen Warnsymbole für Ausnahmen auf Eintragsebene an.

Kostenabrechnung als Bearbeiter genehmigen oder ablehnen

So genehmigen Sie eine Kostenabrechnung oder lehnen sie ab:

Schritte

  1. Wählen Sie auf der Seite Zur Verarbeitung freigegebene Abrechnungen die Option Abfrage ausführen und anschließend Zur Verarbeitung bereite Abrechnungen.

    Die Abbildung zeigt die Seite Zur Verarbeitung freigegebene SAP-Concur-Abrechnungen, auf der das Menü Abfrage ausführen geöffnet ist und Optionen wie Zur Verarbeitung freigegebene Abrechnungen, Abrechnungen Prüfung in Bearbeitung, Abrechnungen Finanzbuchung fehlgeschlagen, Abteilung - HR und Arbeitslastabteilung auflistet. Filter für Berichtsname und Beginnt mit befinden sich über der Liste mit der Drucktaste Start. Zu den Aktionsschaltflächen gehören Abrechnung löschen, Belegstatus markieren, Ausnahmen löschen und Genehmigungsstatus ändern mit der Schaltfläche Voreinstellungen auf der rechten Seite. Eine Ergebnistabelle zeigt mehrere Kostenabrechnungen mit Spalten für Mitarbeitername, Einreichungsdatum, Belegstatus, Genehmigungsstatus, Zahlungsstatus, Abrechnungssumme, Genehmigter Betrag, Geschäftszweck und Organisationseinheiten an. Mehrere Zeilen zeigen Richtlinien-Warnmeldungen unter den Einträgen an.

  2. Wählen Sie den Bericht aus, um ihn zu öffnen.

    Das Bild zeigt die Seite Zur Verarbeitung freigegebene SAP-Concur-Abrechnungen in der Sicht Bearbeiter an. Zu den Aktionsschaltflächen oben gehören „Abrechnung löschen“, „Belegstatus markieren“, „Ausnahmen löschen“, „Genehmigungsstatus ändern“ und ein Menü „Voreinstellungen“. In einer Tabelle werden Kostenabrechnungen mit Spalten für Abrechnungsschlüssel, Abrechnungsname, Mitarbeitername, Einreichungsdatum, Belegstatus, Genehmigungsstatus, Zahlungsstatus, Abrechnungssumme und Genehmigter Betrag aufgeführt. Eine Abrechnungszeile ist ausgewählt und blau hervorgehoben: „Hotel“ für Mitarbeiter William Never, eingereicht am 16.08.2023, Belegstatus Erfasst / Nicht erforderlich, Genehmigungsstatus Genehmigt und In Buchhaltungsprüfung, Zahlungsstatus Nicht bezahlt, Summe 3.000,00 $, genehmigter Betrag 3.000,00 €. Hinweise unterhalb des Zeilenstatus, in dem der Bericht für eine zufällige Prüfung ausgewählt wurde und eine oder mehrere Ausnahmen auf Eintragsebene aufweist.

  3. Überprüfen Sie die Ausgaben, Belege und alle anderen Richtlinienanforderungen für die Abrechnung. Wählen Sie Genehmigen, um die Abrechnung an den nächsten Schritt im Workflow zu senden, oder An Mitarbeiter zurücksenden, um die Abrechnung abzulehnen.

    Das Bild zeigt die Detailseite der SAP-Concur-Kostenabrechnung mit dem Titel „Hotel (William Never)“ in der Bearbeiteransicht an. Aktionsdrucktasten auf der rechten Seite: Prüfung erforderlich, An Mitarbeiter zurücksenden, An Genehmigenden senden und Genehmigen. Im Bereich Ausnahmen werden Warnungen für die zufällige Auditauswahl, das Transaktionsdatum über 90 Tage, aufgeschlüsselte Einträge mit Ausnahmen und Betragsabweichungen aufgeführt. Die Tabelle Ausgaben zeigt mehrere Hoteltransaktionen in Franklin Park, IL an, die mit Unternehmen bezahlt gekennzeichnet sind. Im Bereich Übersicht wird Betrag fällig Unternehmen 0,00 angezeigt. Die Summen am Ende lesen Gesamtbetrag 3.000,00 EUR und Summe Genehmigt 3.000,00 EUR.

Zusammenfassung

  • Suchen Sie verarbeitete Berichte, die für die abschließende Prüfung und Aktion bereit sind.
  • Verwenden Sie die Abfrage des Systems, um nach Berichten zu filtern, die bearbeitet werden müssen.
  • Überprüfen Sie Berichte sorgfältig anhand von Unternehmensrichtlinien und -richtlinien.
  • Genehmigen Sie Abrechnungen oder lehnen Sie sie ab, und leiten Sie sie über den Workflow weiter.
Learning

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