Aprobación de facturas

Las aprobaciones de facturas en Concur son un paso crítico en el flujo de trabajo, lo que garantiza que las facturas enviadas estén verificadas, conformes y listas para el pago. Como autorizador, su rol ayuda a actualizar los controles financieros y evitar errores. Por lo general, el proceso sigue el envío por parte de los usuarios finales o los equipos de cuentas a pagar, y le enruta facturas en función de la jerarquía de aprobación de su empresa (por ejemplo, por importe, departamento o proveedor).

Cubriremos los conceptos en este orden lógico: primero, acceder a la página de aprobaciones, luego revisar las facturas y, por último, utilizar las funciones de aprobador. Esta secuencia refleja el flujo de trabajo natural: llegar al lugar correcto, examinar los detalles y tomar medidas.

Antes de poder revisar las facturas o actuar en ellas, debe saber cómo acceder a la interfaz de aprobaciones. Este es su punto de partida en el sistema.

Abra la página Aprobaciones: seleccione Aprobaciones y, a continuación, seleccione Facturas para ver una lista de facturas pendientes que tiene asignadas.

Esta página muestra detalles clave, incluido el número de factura, el remitente, el importe, la fecha de vencimiento y el estado.

Asegúrese de que su perfil de usuario tenga los roles de aprobación correctos asignados por su administrador. Si no ve la opción Aprobaciones, póngase en contacto con el servicio de asistencia para verificar los permisos o póngase en contacto con el administrador de Concur.

Una vez en la página de aprobaciones, revise detenidamente cada factura. Esto implica verificar la precisión, integridad y cumplimiento de las políticas de la empresa.

En la lista Aprobaciones, haga clic en el nombre o número de la factura para abrir sus detalles, examinar los elementos clave y revisar las siguientes áreas:

Información de cabecera: Verifique que el número de factura, la fecha, los detalles del proveedor, el importe total y la moneda coincidan con los del documento adjunto.

Artículos en línea: verifique los detalles desglosados como descripciones, cantidades, precios e impuestos. Asegúrese de que se alineen con los pedidos de compra (PO), si corresponde.

Asignaciones: confirme que los costos se distribuyan correctamente entre departamentos, centros de costos o proyectos.

Adjuntos: abra e inspeccione las imágenes cargadas, los PDF o los recibos para validarlos con los datos introducidos.

Verificaciones de cumplimiento: busque cualquier indicador o advertencia, como infracciones de políticas (por ejemplo, exceder los límites del presupuesto) o campos obligatorios faltantes.

Siempre hace referencia cruzada con documentos originales para detectar discrepancias, como errores OCR de Captura de facturas. Este paso ayuda a evitar pagos en exceso o fraudes.

En este concepto, nos centramos en las acciones clave y las herramientas de soporte que los aprobadores de facturas utilizan en Concur para gestionar las facturas que tienen asignadas. Los aprobadores desempeñan un papel vital en la confirmación de que las facturas son precisas, cumplen con las políticas y se autorizan adecuadamente antes de avanzar en el pago.

Las tres acciones principales disponibles para la mayoría de los aprobadores son Aprobar, Devolver y Aprobar y reenviar.

1. Devolver: esta opción se utiliza cuando la factura requiere correcciones, información faltante o documentación adicional del remitente. Después de abrir la factura, seleccione Devolver, escriba una explicación clara en el campo de comentarios, como anotar un recibo que falta o un objeto de coste incorrecto y enviar la acción. A continuación, la factura vuelve a la cola del remitente original para obtener actualizaciones y volver a enviarla, lo que ayuda a mantener el cumplimiento sin retrasos innecesarios.
2. Aprobar y reenviar: esta opción le permite aprobar la factura a su nivel mientras la envía manualmente a otro aprobador para una revisión posterior o una autorización especial. Después de revisar los detalles, seleccione esta acción, seleccione o agregue el siguiente aprobador si el sistema le pide que lo haga, incluya cualquier comentario relevante y confirme.

   Esta función es especialmente útil en workflows de varios niveles o cuando se debe incluir un autorizador ad hoc. Tenga en cuenta que la disponibilidad de Aprobar y Reenviar puede variar en función de cómo su empresa haya configurado las políticas de aprobación.

3. Aprobar: si selecciona esta opción, confirma que cumple con todos los requisitos en su estado actual. Al hacer clic en Aprobar, la factura pasa al siguiente paso en el flujo de trabajo, que puede ser otro aprobador, un procesador o directamente en el procesamiento de pagos, dependiendo de la configuración de su organización.

Además de estas acciones principales, Concur proporciona varias herramientas útiles para respaldar la toma de decisiones fundamentada. Puede ver las imágenes de factura completas y cualquier adjunto cargado directamente dentro de la pantalla de detalles de la factura, normalmente seleccionando la pestaña o sección Imágenes, lo que le permite ampliar, descargar o examinar detenidamente los recibos y los documentos relacionados.

También tiene la capacidad de ver el flujo de trabajo de aprobación completo, a menudo etiquetado como Ver flujo de aprobación o similar. Esto muestra la secuencia de aprobadores que ya han actuado en la factura, su posición actual y cualquier paso restante por delante. Ver el flujo le ayuda a comprender la lógica de enrutamiento y decidir si agregar un responsable de aprobación adicional cuando sea necesario.

Añadir comentarios es otra función esencial. Puede introducir notas en la sección Comentarios, que pasan a formar parte del registro permanente y son visibles para el emisor, otros aprobadores y procesadores. Los comentarios claros y específicos son especialmente valiosos al devolver o reenviar una factura, ya que reducen la confusión y aceleran la resolución.

Otras funciones de soporte que puede encontrar incluyen la visualización detallada de artículos en línea, totales, objetos de coste y cualquier excepción marcada. En función de su rol y configuración, también puede ver pedidos de compra o solicitudes relacionados si su sistema tiene activadas esas integraciones.

Para desempeñarse de forma efectiva como responsable de aprobación, revise siempre los detalles completos de la factura, las imágenes y el flujo de trabajo antes de tomar medidas. Utilice comentarios precisos para minimizar la comunicación de ida y vuelta. Aprobar facturas rápidamente para admitir pagos puntuales, pero nunca aprobar facturas incompletas o no conformes. En caso de duda, Devolver o Aprobar y Reenviar son opciones más seguras que una Aprobación estándar.

Esto cubre las funciones y herramientas esenciales que utilizan los aprobadores de facturas en Concur. Los aprobadores sirven como punto de control crítico en el proceso, lo que ayuda a garantizar que cada pago sea legítimo y se admita adecuadamente. Si su organización utiliza flujos de trabajo personalizados o tiene funciones activadas adicionales, consulte las directrices internas de su empresa para cualquier variación específica.

• Acceder a aprobaciones de facturas: iniciar sesión, abrir Aprobaciones, seleccionar Facturas para ver los elementos pendientes y los detalles clave.
• Revise cada factura detenidamente: verifique el encabezado, los artículos en línea, las asignaciones, los adjuntos y las marcas de cumplimiento de los documentos originales.
• Utilice las acciones del aprobador adecuadamente: Devolver para correcciones, Aprobar y Reenviar para revisión agregada, Aprobar cuando finalice.
• Aproveche las herramientas: visualice imágenes, verifique el flujo de aprobación y agregue comentarios claros a las decisiones del documento y reduzca el trabajo de repaso.
• Garantice el acceso y el cumplimiento: confirme los roles correctos, siga las políticas y dirija las facturas rápidamente para dar soporte a los pagos oportunos.